Виды электронной подписи

В России в электронном документообороте можно использовать три вида подписи: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Посмотрим, чем они отличаются друг от друга, при каких условиях равнозначны собственноручной и придают подписанным файлам юридическую силу.

Анна Тресвятская Эксперт и автор статей

Получить электронную подпись для отчетности и ведения бизнеса

Смотрите видео или читайте статью

Простая электронная подпись, или ПЭП

Простая электронная подпись — это знакомые всем коды доступа из СМС, коды на скретч-картах, пары «логин-пароль» в личных кабинетах на сайтах и в электронной почте. Она создается средствами приложения, сайта или сервиса, в которой ее используют, и подтверждает, что ее выпустил конкретный человек.

Где используют простую электронную подпись

Простая электронная подпись чаще всего применяется при банковских операциях, а также для аутентификации в информационных системах, получения госуслуг, заверения документов внутри корпоративного электронного документооборота (ЭДО).

Простую электронную подпись нельзя использовать для сдачи отчетности в некоторых информационных системах и при подписании электронных документов, которые содержат гостайну.

Если вы еще не получили сертификат электронной подписи, оформите его в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.

Выпустить сертификат

Юридическая сила ПЭП

Простая электронная подпись приравнивается к собственноручной, если это регламентирует отдельный нормативно-правовой акт или между участниками ЭДО заключено соглашение, где прописаны:

• правила, по которым подписанта определяют по его простой электронной подписи.
• обязанность пользователя соблюдать конфиденциальность ключа ПЭП (например, пароля в паре «логин-пароль» или СМС-кода, присланного на телефон).

Во многих информационных системах пользователь должен сначала подтвердить свою личность во время визита к оператору системы, чтобы его ПЭП в будущем имела юридическую силу. Например, один из способов подтвердить учетную запись на портале Госуслуг — лично прийти в один из центров регистрации с документом, удостоверяющим личность.

Неквалифицированная электронная подпись, или НЭП

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) создается с помощью криптографических программ с использованием закрытого ключа электронной подписи. НЭП идентифицирует личность владельца, а также позволяет проверить, вносили ли в файл изменения после его отправки.

Чтобы человек мог использовать НЭП, ему нужно создать два ключа электронной подписи: закрытый и открытый. Сделать это можно, например, в личном кабинете УЦ. Закрытый ключ хранится на специальном ключевом носителе с пин-кодом или в компьютере пользователя — он известен только владельцу и его нужно держать в тайне. С помощью закрытого ключа владелец генерирует электронные подписи, которыми подписывает документы.

Открытый ключ электронной подписи доступен всем, с кем его обладатель ведет ЭДО. Он связан с закрытым ключом и позволяет всем получателям подписанного документа проверить подлинность ЭП.

То, что открытый ключ принадлежит владельцу закрытого ключа, прописывается в сертификате электронной подписи. Сертификат получают в удостоверяющей центре. Но при использовании НЭП сертификат можно не создавать. Требования к структуре неквалифицированного сертификата не установлены в федеральном законе №63-ФЗ «Об электронной подписи». Их прописывают в соглашении или нормативно-правовом акте, в рамках которого используется НЭП.

Где используют неквалифицированную электронную подпись

НЭП можно использовать для внутреннего и внешнего ЭДО, если стороны предварительно договорились об этом.

Юридическая сила НЭП

Участникам ЭДО нужно соблюдать дополнительные условия, чтобы электронные документы, заверенные НЭП, считались равнозначными бумажным с собственноручной подписью. Сторонам нужно обязательно заключить между собой соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы.

Подберем электронную подпись под любую задачу: для отчетности, торгов и личных дел. Поможем настроить компьютер и установить необходимые программы.

Выбрать сертификат

Квалифицированная электронная подпись, или КЭП

Усиленная квалифицированная электронная подпись — самый регламентированный государством вид подписи. Так же, как и НЭП, она создается с помощью криптографических алгоритмов и базируется на инфраструктуре открытых ключей, но отличается от нее тем, что:

Как руководителю получить электронную подпись

• обязательно имеет квалифицированный сертификат, структура которого определена приказом ФСБ России №795 от 27.12.2011;
• программное обеспечение для работы с КЭП сертифицировано ФСБ России;
• выдавать сертификаты КЭП может только аккредитованный удостоверяющий центр — например, УЦ Контура.

Где используют квалифицированную электронную подпись

КЭП нужна, чтобы сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в качестве поставщика и заказчика в электронных торгах, работать с государственными информационными системами, обмениваться формализованными документами с ФНС, вести электронный документооборот внутри компании или с ее внешними контрагентами.

Юридическая сила КЭП

КЭП — это подпись, которая придает документам юридическую силу без дополнительных условий.  Если организации ведут ЭДО, подписывая документы КЭП,  их юридическая сила признается автоматически согласно Федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи».

Всё про сертификат ЭП для сотрудника компании

Чем отличаются сертификаты руководителя и сотрудника

Сертификаты КЭП для руководителя или ИП содержат реквизиты юрлица. Их можно получить в государственных удостоверяющих центрах. УЦ Контура поможет получить их.

С помощью сертификата руководителя или ИП:

Оформлять доверенность для работы руководителю не нужно. По закону он может отчитываться и подписывать документы от имени компании без нее.

Сертификаты для сотрудника содержат только реквизиты физлица. Поэтому их называют личными. Оформить сертификаты физлиц можно в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах, в том числе, в УЦ Контура.

С их помощью:

Чтобы сотрудник с помощью сертификата физлица мог выполнять рабочие задачи — например, подписывать документы или сдавать отчетность от имени компании — на него нужно выпустить машиночитаемую доверенность. 

Отличия разных видов электронных подписей

Расскажем, какие сертификаты ЭП можно применить на популярных площадках.

Подведем итоги

Электронная подпись в России делится на три вида, каждый из которых имеет свои особенности.

Простая электронная подпись — например, логины, пароли или СМС-коды. В ее создании не участвует криптография. ПЭП используют для входа в личные кабинеты, получения госуслуг и обмена документами внутри компании и с контрагентами. Юридическую силу простая подпись получает, если это предусмотрено договором между сторонами.

Неквалифицированную электронную подпись создают с помощью закрытого и открытого ключей. Она подходит для обмена документами внутри компании и с контрагентами, но ее юридическая сила зависит от соглашения сторон.

Сертификат квалифицированной электронной подписи получают в аккредитованных удостоверяющих центрах. Его используют везде — для сдачи отчётности, работы с госорганами и участия в торгах. Квалифицированная электронная подпись автоматически признается равнозначной собственноручной подписи и подходит для задач, которые требуют максимальной юридической защиты.

Сертификат КЭП руководителя не то же самое, что и личный сертификат — с помощью последнего нельзя обмениваться документами и сдавать отчетность от имени компании без доверенности.

Сотрудники и уполномоченные лица организаций могут выполнить любую рабочую задачу с универсальной электронной подписью от Контура. Участвуйте в торгах, сдавайте отчетность и обменивайтесь документами с помощью одного сертификата ЭП.

Заказать электронную подпись