Что такое полномочия в МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) появилась в электронном документообороте несколько лет назад. Один из ее обязательных пунктов, как и в любой доверенности — полномочия. Что это и почему без них МЧД невозможно создать, рассказываем в статье.

Что такое полномочия для МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это аналог бумажной доверенности в электронной форме. Он нужен сотрудникам для взаимодействия с госорганами и контрагентами от лица компании. Например, бухгалтеру — для отчетности в налоговую или Росстат, а юристу для подачи сведений на Федресурс и в другие инстанции.

Полномочия показывают, какие действия может совершать сотрудник от лица компании. Например, предоставлять декларацию в ФНС, документы в таможню или подавать сведения в систему маркировки Честный знак.

Какую еще указывать информацию в машиночитаемой доверенности подробно рассказали в статье

Выдавайте МЧД сотрудникам за 5 минут в Контур.Доверенности. Сервис подходит любым компаниям

Выпустить МЧД

Зачем нужны полномочия в МЧД

Полномочия — это гарант безопасности для руководителей компании. Они ограничивают действия сотрудника: например, не позволяют ему заключить невыгодный договор без ведома директора.

Особенности работы с полномочиями

Количество полномочий в МЧД зависит от потребностей компании. Можно указать как одно, так и несколько, кроме того, прекратить их действия, когда отзывают доверенность.

Например, когда бухгалтер перестает заниматься заработной платой и переходит на документооборот с контрагентами, руководитель легко прекратит действие МЧД с таким полномочием, и сотрудник больше не сможет сдавать отчетность от лица компании в СФР (в прошлом — ПФР и ФСС).

Полномочия в доверенности единого формата (003) указывают тремя способами: в свободной форме, кодом или с ограничениями. Подробнее о каждом виде мы расскажем дальше. 

Полномочия в свободной форме

Их формулировку придумывает сам человек, который заполняет МЧД. Он прописывает полномочия конкретными словами и предложениями.

Рекомендуем прописывать полномочия в свободной форме максимально подробно, чтобы избежать рисков. Развернутые формулировки не позволят сотруднику оформить сделку с партнером на большую сумму, чем прописано в его полномочиях и нерационально растратить бюджет организации. Сотрудник не сможет подать поддельную отчетность в госорган, если у него нет права взаимодействовать с ним от лица компании.

Обратите внимание, что для полномочий в свободной форме есть ограничения в количестве знаков: до 10 тысяч символов в доверенностях единого формата 003.

Подробно о форматах МЧД писали здесь

Выпустить МЧД форматов 003, 5.03 и 2.0, а также хранить их и подписывать КЭП руководителя, можно в Контур.Доверенности.

Выпустить МЧД

Полномочия из классификатора

Чтобы упростить и автоматизировать работу с полномочиями, Минцифры ведет и наполняет специальный классификатор. В нем содержатся универсальные формулировки полномочий для общения с контролирующими органами и обмена документами с контрагентами, каждой из которых присвоен определенный код. Свой классификатор полномочий ведут и представители распределенного реестра ФНС.

Указывать конкретные коды полномочий для МЧД помогают определенные цифры и буквы. Достаточно просто вбить их в поиске при оформлении МЧД и выбрать нужную комбинацию. Текстовое название полномочия поможет добавить в.

Кодовые полномочия можно использовать во всех форматах МЧД. В доверенностях единого формата, который принимают, например, ЕГАИС, таможня и Честный знак, указывают полномочия из справочников распределенного реестра ФНС и Минцифры. 

На собственную систему кодов полномочий ориентируются СФР и ФНС, ведомства, которые принимают МЧД собственных форматов — 2.0 и 5.03 соответственно..

Как добавить новые полномочия в классификатор

Новые коды в классификатор может вносить только Минцифры, но инициировать их добавление могут и другие участники — нужно будет лишь обосновать свое предложение.

Если госоргану нужно добавить код полномочий, он отправляет запрос напрямую в Минцифры. Его одобрят, если увидят в этом необходимость. Например, если бы Центробанк добавил еще один вид полномочий. С просьбой добавить новые коды они должны обратиться в Минцифры.

Коммерческая организация может сделать это через органы исполнительной власти, например, через ФНС.

Полномочия с ограничениями

Полномочия с ограничениями — это особая разновидность кодовых полномочий. В их основе всегда лежит определенное действие — например, «подписывать», «оформлять», «подавать», «получать». К нему добавляются ограничения, которые конкретизируют полномочие: какие документы может подписывать сотрудник, до какой суммы, для какой задачи и так далее. Полномочия с ограничениями можно указать только в МЧД единого формата.

Оформляйте МЧД и указывайте полномочия с ограничениями в Контур.Доверенности

Выпустить МЧД можно в специальных сервисах. Например, в Контур.Доверенности ее можно заполнить в необходимом формате, подписать и зарегистрировать в ФНС.

Оформить МЧД

В каком виде лучше указывать полномочия

Универсального способа нет. Разные виды полномочий подходят для решения конкретных задач.

Полномочия в свободной текстовой форме указывают для документооборота с контрагентами или некоторыми информационными системами — например, Росаккредитацией, ГИС ТЭК, Главгосэкспертизой.

Кодовые полномочия принимает большинство контролирующих органов. Например, ЕГАИС, Честный знак, таможня, налоговая, СФР, Росстат. Также их можно указывать для обмена документами с контрагентами — такие полномочия начинаются с букв BTBO.

Полномочия с ограничениями нужны, чтобы упростить документооборот с контрагентами.

Как подобрать полномочия для МЧД

Сконцентрируемся на кодовых полномочиях, ведь часто трудности возникают именно при их выборе. Нужное можно найти двумя способами — через структуру классификатора или с помощью поиска.

Классификатор сгруппирован по разным справочникам. Внутри них полномочия разделены на группы и подгруппы. Можно выбрать одно, целую подгруппу, группу или указать весь справочник целиком. Но есть ограничения — в МЧД 003 формата можно включить не больше 500 кодов полномочий, в доверенности формата 5.03 — около пары десятков, а в случае с СФР можно объединить несколько полномочий в одно.

Если удобнее пользоваться поиском, можно задать нужные слова, фразу или символ. А если уже известен требуемый код, указывайте и выбирайте его.

Можно ли передоверить полномочия

В компании с сотней сотрудников, руководитель физически не может оформлять большой объем электронных доверенностей. Он может это делегировать, например, главному юристу компании. Цепочка действий будет такой:

Существует цепочка передоверия, при использовании которой не нужно обращаться к нотариусу. О ней и о многом другом рассказали в статье

1. Генеральный директор оформляет первичную доверенность на главного юриста компании.
2. Если нужно оформить МЧД на третьего и следующего сотрудника, главный юрист идет к нотариусу и оформляет доверенности «выданные в порядке передоверия».

Обратите внимание, что нотариусы могут заверять МЧД как с текстовыми полномочиями, так и с кодовыми. Ключевое различие между ними проявляется при передоверии. Если полномочия указаны кодом, их набор можно изменить. Если текстом — в следующую доверенность их добавляют в такой же формулировке, как и в корневой МЧД.

Упростить работу с МЧД помогают специальные сервисы. Например, в Контур.Доверенности можно их создавать, заполнять, подписывать и хранить. 

Создать МЧД