Простая электронная подпись

Простая электронная подпись — это один из способов подтвердить личность и подписать документы. Рассказываем, для каких ситуаций она подходит и какие есть ограничения.

Иван Быков Ведущий эксперт в сфере электронной подписи

Удостоверяющий центр Контура помогает получить сертификат электронной подписи руководителям, сотрудникам и физлицам. Помогает разобраться в законодательстве и подготовить компьютер к работе с КЭП.

Выбрать подпись

Что такое простая электронная подпись

Простую электронную подпись создают, когда вводят логин-пароль или смс-код на сайтах или в приложениях. Дальше мы будем называть пароль или код «ключом» ПЭП.

ПЭП помогает зафиксировать действие пользователя в системе (ст. 6 63 ФЗ «Об электронной подписи»). А кто конкретно этот пользователь, определяет уже система, где создали ПЭП, через свои базы данных. Например, Юлия Михайловна оплачивает товар в интернет-магазине и для подтверждения платежа вводит код из смс. Пользователь совершает действие с помощью ПЭП, а банк фиксирует факт подписания и определяет, что этим пользователем была Юлия Михайловна

Простая электронная подпись не обладает сложными криптографическими механизмами защиты. Это ее отличает от других видов электронных подписей. Ответственность за ее хранение лежит на владельце подписи. Если код или пароль станет доступен третьим лицам, и они ими воспользуются, значит, они подпишут документы простой электронной подписью за вас. Доказать, что это были не вы возможно, но, скорее всего, только в суде.

Преимущество ПЭП в том, что она не требует установки дополнительного ПО. Из всех видов подписей ее проще всего оформить — это быстро и бесплатно. Такая ЭП пригодится в случаях, когда нет необходимости подтверждать неизменность файла, подойдет для повседневных действий, но не для серьезных юридических операций.

Условия признания юридической силы ПЭП

Кроме ПЭП, существуют другие виды электронной подписи: неквалифицированная электронная подпись (НЭП) и квалифицированная электронная подпись (КЭП). Из них только КЭП сразу обладает юридической силой. Чтобы документы с ПЭП и НЭП были признаны юридически значимыми, сторонам нужно заключить дополнительное соглашение, исключение — когда ПЭП или НЭП используют согласно нормативному акту.

Оставьте заявку на оформление КЭП и оформляйте кредиты, совершайте сделки с недвижимостью и участвуйте в документообороте удаленно. А наши эксперты всегда помогут подобрать электронную подпись под нужную задачу.

Оформить

Соглашение должно быть оформлено в виде отдельного документа или пункта в договоре. В нем стороны фиксируют, что считают простую электронную подпись эквивалентом рукописной, а также указывают порядок ее использования.

Что должно быть указано в соглашении:

• признание юридической силы ПЭП;
• требования к формату подписи;
• правила проверки подписи;
• обязанность владельца ПЭП сохранять в тайне ключ.

Как получить простую электронную подпись

Чтобы оформить простую электронную подпись, не нужно обращаться в удостоверяющий центр. Обычно ПЭП создают онлайн в сервисе, в котором ее будут использовать: при регистрации на сайте, в приложении или в системе электронного документооборота (ЭДО).

Достаточно придумать логин и пароль, указать номер телефона или e-mail, а иногда ввести код, сгенерированный системой. Это уже считается подписью — с помощью этих данных система будет распознавать, кто подписал документ.

В отличие от КЭП, ПЭП не требует выпуска сертификата, установки программ или хранения ключей. Все, что нужно — доступ в интернет и регистрация в системе.

Если ПЭП оформляется через ЭДО, например в системе Контур.Сайн, нужно предоставить фото разворота паспорта с фотографией, номер СНИЛС и ИНН. Это нужно для идентификации пользователя и защиты подписи от подделок.

Где используют простую электронную подпись

ПЭП чаще всего она нужна, чтобы:

• входить в личный кабинет на сайтах и в приложениях;
• подтверждать операций через смс;
• регистрироваться в интернет-магазинах, программах лояльности и бонусных системах;
• подписывать внутренние приказы, служебные записки и других документы в корпоративном ЭДО;
• идентифицировать пользователя на форумах, в чатах и других онлайн-сервисах.

ПЭП ЕСИА

Это одна из наиболее распространенных простых электронных подписей, она связана с учетной записью Госуслуг и нужна, чтобы подавать заявления, отправлять обращения и выполнять другие действия с государственными сервисами онлайн.

Когда вы подаете заявление на Госуслугах, система автоматически подписывает документ ПЭП от вашего имени — это подтверждение, что действия в системе выполнил владелец учетной записи.

Иногда для дополнительного подтверждения действий на Госуслугах система требует ввести одноразовый код, который приходит на номер телефона, указанный в личном кабинете. Этот код также является частью ПЭП и служит дополнительной мерой защиты: он подтверждает, что действие совершили именно вы.

ПЭП ЕСИА имеет свою особенность — для нее нужно подтверждать личность. Это можно сделать через МФЦ или популярные банковские приложения — подробную информацию найдете на сайте Госуслуг. Необходимо подойти в центр обслуживания и пройти очную идентификацию, чтобы ваша учетная запись стала подтвержденной и действия в системе приобрели юридическую силу.

В каких случаях нельзя использовать ПЭП

ПЭП подходит не для всех задач. Из-за технических и юридических ограничений ее нельзя использовать в случаях, где требуется высокий уровень защиты документов или законом предусмотрено применение КЭП.

Простую электронную подпись нельзя применять, если:

• документ должен быть исключительно бумажным и подписан от руки;
• в документе содержится информация, которая относится к государственной тайне;
• законом или подзаконным актом установлено требование использовать иную — как правило, усиленную квалифицированную электронную подпись.

К последнему случаю относится подача отчетности в контролирующие органы. Чтобы работать с ФНС, Честным знаком, Федресурсом, Росреестром и другими подобными сервисами, понадобится КЭП.

Если вы еще не получили сертификат электронной подписи, оформите его в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.

Выпустить сертификат

Как выглядит документ с ПЭП

Простая электронная подпись — это не графическая подпись от руки на бумаге, а набор электронных данных: паролей, кодов, идентификаторов, которые подтверждают личность пользователя. А, например, при посещении нотариуса простая электронная подпись создается на графическом планшете.

Иногда электронный документ с ПЭП содержит встроенную отметку внизу страницы «Документ подписан электронной подписью».

В ней обычно указываются:

• реквизиты подписанта (например, ФИО и должность исполнителя),
• название организации (если подпись используется от имени компании),
• дата и время подписания,
• уникальный идентификатор подписи.

Такая визуализация позволяет быстро увидеть, кто и когда подписал документ, без обращения к техническим деталям.

Рекомендации по безопасному использованию ПЭП

Безопасность при работе с ПЭП зависит от пользователя. Если ключ ПЭП узнают третьи лица, то данные могут скомпрометировать.

Чтобы снизить этот риск, важно соблюдать меры предосторожности:

1. Не используйте простые пароли (например, 123456 или qwerty), особенно если работаете с персональными или финансовыми данными.
2. Не передавайте логин и пароль другим людям, даже коллегам или руководителям.
3. Если не можете запомнить пароль, храните его в надежном месте, недоступном посторонним.
4. Регулярно меняйте пароль.
5. Если сотрудник увольняется, блокируйте доступ к системам, где использовалась ПЭП.

Если нужна более защищенная электронная подпись, оформите КЭП. Она создается с помощью криптографических алгоритмов и выдается только через аккредитованные удостоверяющие центры. Такая подпись автоматически признается юридически значимой, без дополнительных условий или соглашений.

Электронная подпись от УЦ Контура поможет легко работать на Госуслугах и еще 500+ площадках

Заказать

Работа с ПЭП в компаниях

Стороны должны договориться о форме подписания. Например, компании могут определить, что отправка письма с определенного e-mail считается подписанием документа. Такие договоренности должны быть зафиксированы в соглашении. Только тогда можно будет доказать, кто, когда и каким образом подписал файл. Для внутренних документов компании также могут разработать собственный регламент, где будет описано, как сотрудники используют ПЭП.

Если компания работает с государственными органами, участвует в тендерах или подписывает важные контракты с внешними партнерами, нужно использовать КЭП.

Подберем электронную подпись под любую задачу: для отчетности, торгов и личных дел. Поможем настроить компьютер и установить необходимые программы.

Выбрать сертификат

Мобильные решения для ПЭП

Подписывать электронные документы можно без компьютера — с помощью мобильного телефона и специального приложения. Чтобы подписать файлы ПЭП, нужен номер телефона и согласие на использование. Такая схема применяется при подтверждении личности на Почте России или при получении посылок от курьерских служб. Пользователь получает смс с кодом и вводит его — этого уже достаточно для юридически значимого подтверждения.

Простая электронная подпись удобна для повседневных задач, но использовать ее получится только в ограниченных сценариях.