Общая доверенность на представление интересов юридического лица

Разберем, как правильно оформить общую доверенность от имени юрлица, какие бывают виды, когда нужна электронная версия и как избежать ошибок.

Что такое доверенность от юридического лица и зачем она нужна

Доверенность от имени юрлица — документ, с помощью которого компания передает право действовать от своего имени другому лицу или организации. Это официальный способ наделить представителя полномочиями вести дела фирмы, подписывать документы, заключать сделки или решать хозяйственные вопросы.

Представлять интересы компании без доверенности может только руководитель компании (п. 3 ст. 40 14-ФЗ). При этом он часто не способен сам охватить все направления работы организации: общаться с налоговой, контрагентами, банками, государственными органами. Чтобы его разгрузить и упростить бизнес-процессы, оформляют доверенность. 

Чтобы это сделать, нужно указать в доверенности информацию о доверителе и доверенном лице. Доверителем называют того, кто выдает доверенность и передает свои полномочия. Например, организацию. Доверенным лицом или представителем называют того, кто представляет интересы доверителя. 

Представителем могут выступать как физическое лицо, так и организация. В первом случае не обязательно быть сотрудником компании — доверителем может выступать любой взрослый гражданин, способный принимать решения и отвечать за свои действия. Во втором случае в качестве представителя указывают не конкретного сотрудника, а компанию или ИП, которые будут представлять интересы доверителя.

Виды доверенностей юридического лица

Доверенности различаются по объему полномочий, сроку действия, форме и наличию передоверия.

В Контур.Доверенности легко создать и быстро отозвать МЧД. Отслеживайте статус каждой доверенности с помощью удобной цветовой и цифровой навигации — всё в одном сервисе.

Оставить заявку

По объему полномочий: генеральная (общая) и специальная

Общая или, как ее еще называют, генеральная доверенность от юридического лица — это документ, который предоставляет максимально широкий круг полномочий. По нему представитель может распоряжаться имуществом компании, заключать сделки и подписывать договоры, участвовать в переговорах и судебных процессах, представлять интересы организации в госорганах, подписывать любые документы.

По сути, она позволяет действовать от имени юрлица почти так же, как ее директор. Поэтому ее в основном выдают руководителям филиалов, заместителям генерального директора или другим проверенным лицам.

Главное отличие такого документа — его универсальность. Представителю не нужно оформлять отдельные доверенности под разные задачи. Она подойдет, например, для суда, налоговой, банка.

Даже в общей доверенности формулировки полномочий нужно указывать конкретно. Просто слова «выполнять все действия от имени организации» или «осуществлять все полномочия» не подойдут. Почему, узнайте в статье. 

Альтернатива общей доверенности — специальная. Она ограничивает полномочия представителя. Документ позволяет выполнять ряд однородных операций, но не дает права решать все вопросы бизнеса. Например, бухгалтеру могут выдать доверенность только для представления интересов компании в налоговой. 

По сроку: бессрочная, с указанным сроком и разовая

Компания может указать любой срок действия доверенности — от нескольких часов до бесконечности. Максимальный и минимальный периоды действия законодательством не закреплены. 

Если срок не прописан, доверенность автоматически считается действующей в течение одного года со дня оформления. 

Разовая доверенность отличается тем, что выдается для совершения только одного юридически значимого действия. Например, представитель может получить конкретную партию товара, заключить один договор аренды или передать определенный пакет документов в налоговую инспекцию. После выполнения поручения документ утрачивает силу.

По форме: бумажная и электронная

Бумажная доверенность — это классический вариант. Ее составляют на бумаге и при необходимости заверяют у нотариуса. Если отсканировать такой документ, получится скан-копия. Ее нельзя использовать в качестве электронной доверенности, даже если ее подпишут КЭП руководителя организации. Это будет всего лишь электронным образом бумажного документа.

Электронная доверенность — отдельный вид документа, который оформляется сразу в цифровом виде с соблюдением всех требований законодательства. О нем говорится в частности в Налоговом кодексе — там указано, что электронные доверенности можно использовать для сдачи налоговой отчетности (ст. 29 НК РФ). 

Когда говорят про электронные доверенности, часто подразумеваются машиночитаемые (МЧД). Это не совсем одно и то же. Подробнее о машиночитаемых доверенностях мы расскажем дальше.

Полный цикл работы с МЧД пока доступен только в специальных программах. Так, в Контур.Доверенности можно заполнить доверенность, подписать, отправить на регистрацию в ФНС и отслеживать срок действия.

Попробовать Контур.Доверенность

С передоверием или без

Чтобы представитель мог передавать свои полномочия третьим лицам, нужно в тексте документа прямо указать разрешение на передоверие. Если такого условия нет, передоверие исключено.

Подробности про передоверие МЧД

Чтобы уменьшить риск злоупотреблениями полномочиями, компании часто запрещают передоверие, явно указывая на это в доверенности. Но в некоторых случаях обойтись без него трудно. Например, доверенности с возможностью передоверия часто оформляют компании, у которых есть филиалы. Так они позволяют руководителю представительств передавать полномочия на подписание документов от имени организации своим сотрудникам. В таких случаях можно предусмотреть ограниченное передоверие: перечислить, какие полномочия разрешено передать и кому именно.

Доверенность, выданная в порядке передоверия, в большинстве случаев требует нотариального удостоверения. Иногда это нужно, даже если первоначальный документ оформляли без нотариуса.

Если вы сомневаетесь, какую цепочку передоверия использовать, не разобрались, нужно ли обращаться к нотариусу, обратитесь к нашим экспертам, они помогут разобраться.

Проконсультироваться

Обязательные реквизиты доверенности на представление интересов

Документ может быть оформлен в свободной форме. Главное — указать в нем все сведения, предусмотренные законом.

Что должно быть указано в доверенности юридического лица

Чтобы доверенность была юридически значимой, в нее нужно включить следующие элементы.

Подробнее о некоторых составляющих доверенности поговорим дальше.

Данные доверителя и представителя

В документе указывают сведения о том, кто его выдает и кто будет представлять интересы компании.

Если представитель — физическое лицо, нужны его ФИО и паспортные данные. В случае с машиночитаемой доверенностью также ИНН и СНИЛС. Если представитель является индивидуальным предпринимателем, указывают ОРГНИП и ИНН. Если юридическим лицом — полное наименование, юридический адрес, ИНН, КПП и ОГРН.

В одной доверенности можно указать сразу несколько представителей, чтобы работа компании не останавливалась, если кто-то будет отсутствовать. Иногда этим пользуются, чтобы сэкономить ресурс на выпуск доверенности, но такой подход не всегда оправдан. Всё потому, что в законодательстве не указано, что делать, если полномочия хотя бы одного из представителей прекращают действие.

Описание полномочий

Их формулировки должны быть конкретными, чтобы избежать недоразумений. Для разовой или специальной доверенности указываются конкретные учреждения, с которыми может работать представитель: например, банк или налоговая. Для генеральной таких уточнений делать не требуется.

Подпись

Документ от имени юридического лица подписывает руководитель компании. Если оформляют электронную или машиночитаемую доверенность, нужно поставить на ней квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителя организации. Ее можно получить с помощью Контура.

Оформить электронную подпись для ИП, ООО или руководителя в аккредитованном УЦ Контура

Заказать

Как оформить доверенность от ООО

Закон не устанавливает единого образца доверенности для ООО, поэтому компания сама разрабатывает и утверждает шаблон документа. Если у фирмы есть бланк с логотипом и реквизитами, доверенность оформляют на нем. Если оформление происходит у нотариуса, он составляет форму сам, но можно принести свой шаблон.

Кто может выдать доверенность от юридического лица

Если требуется нотариальное удостоверение, документ оформляет нотариус. В остальных случаях компания может оформить его самостоятельно. Ниже разберем, в какой способ подойдет для разных ситуаций. 

Простая письменная форма или нотариальное заверение

Простая письменная форма подходит для большинства случаев. Например, для разовой или специальной доверенности, чтобы получать почту, подписывать документы, заключать договоры с контрагентами, общаться с госорганами. 

Нотариальная доверенность нужна, если представитель совершает сделки, требующие нотариального удостоверения: например, передает долю ООО в залог, отчуждает долю в уставном капитале третьим лицам, распоряжается правами на недвижимость. Кроме того, нотариус потребуется, если доверенность генеральная, безотзывная, с передоверием или оформляется бессрочно. Нотариальное оформление проводится только при личном обращении доверителя к нотариусу.

Машиночитаемая доверенность (МЧД)

Сотрудникам, которые будут работать с электронными документами от имени компании, нужны машиночитаемые доверенности (МЧД).

В Контур.Доверенности можно удобно заполнять, подписывать, хранить, проверять МЧД, следить за их актуальностью и полномочиями сотрудников.

Узнать о сервисе больше

Что такое МЧД и когда она обязательна для юридических лиц

МЧД — это электронная форма доверенности в формате XML. Она подтверждает полномочия сотрудника или подрядчика на совершение юридически значимых действий от имени компании. В МЧД указывают, кто выдал доверенность, кому и на какие действия. 

В отличие от скана бумажной доверенности, МЧД имеет стандартизированный формат, который автоматически считывают разные информационные системы. Такой подход обеспечивает безопасное подписание электронных документов. 

МЧД понадобится сотрудникам, которые взаимодействуют с контрагентами и контролирующими органами. Ее обязательно используют, если отчетность подают, например в ФНС, ФТС, СФР, Росстат, ЕГАИС, Честный Знак, Федресурс.

Главное преимущество машиночитаемой доверенностью над бумажной

Корректность электронной доверенности проще проверить, чем у бумажной. В автоматическом режиме легко убедиться в действительности доверенности, наличии полномочий у доверителя и действительности сертификата, которым подписана МЧД. 

Как оформить МЧД для сотрудника организации

МЧД можно сформировать через сервис Контур.Доверенность. Объясним, как это сделать

1. В разделе «Доверенности организации» нажать «+ Доверенность».
2. Выбрать тип МЧД и формат.
3. Перейти к заполнению формы, внести данные о доверителе и представителе, полномочия, срок действия и другую информацию.
4. Если документ заполняет генеральный директор, он нажимает «Подписать» и выбирает сертификат ЭП компании. Если этим занимается сотрудник, он выбирает «Отправить на подпись».

После подписания доверенность автоматически отправляется на регистрацию в распределенный реестр ФНС, приемные комплексы ФНС или СФР — дополнительных действий не требуется.

Отправьте заявку на подключение сервиса Контур.Доверенность, менеджер перезвонит и ответит на вопросы.

Отправить заявку

Доверенность для различных целей

Доверенность оформляется для разных задач. В статье рассмотрим самые часто встречающиеся случаи. 

Доверенность в налоговую от юридического лица

Она нужна, если сотрудник будет от имени компании подавать отчетность, заявления и жалобы, получать, давать пояснения в налоговую.

В подавляющем большинстве случаев отчетность в ФНС сдают в электронном виде. Поэтому доверенность тоже должна быть электронной. Выпустить такую можно в Контур.Доверенности.

Доверенность на представление в суде и государственных органах

Доверенность для представления интересов в суде и государственных органах оформляется только у нотариуса. Он подтверждает, что доверитель добровольно передает свои полномочия другому человеку. В документе обычно указывают, что представитель может изучать материалы дела, участвовать в судебных заседаниях, представлять доказательства в пользу доверителя, обжаловать решения судов любого уровня, подавать апелляции и кассации, а также совершать другие действия, необходимые для защиты интересов доверителя.

Доверенность для банковских операций и сделок

Доверенность для банковских операций и сделок бывает двух типов: нотариальная и банковская. Банковскую можно оформить в банке, где у клиента открыты счета, обычно бесплатно и сразу. Она дает представителю право вносить и снимать деньги, распоряжаться счетами, оформлять и получать карты, а также получать выписки и справки по счетам. Можно оформить разовую доверенность, которая позволяет совершить только одно конкретное действие, например снять деньги один раз.

Для работы с разными банками нужно оформлять отдельные доверенности, но если у клиента несколько счетов в одном банке, достаточно одной. Присутствие представителя не требуется.

Доверенность на получение товаров и документов

Доверенность на получение товаров или товарно-материальных ценностей (ТМЦ) дает право доверенному лицу забирать груз от поставщика от имени компании. Ее оформляют на сотрудников, которые принимают товар.Документ можно составить в свободной форме или использовать формы М-2 и М-2а.

Создавайте, отзывайте и отслеживайте актуальность МЧД в сервисе Контур.Доверенность

Отзыв и прекращение действия доверенности

Доверенность прекращает действие в нескольких случаях (ст. 188 ГК РФ): 

• истек срок действия,
• доверитель отозвал доверенность,
• доверенное лицо отказалось исполнять полномочия,
• организация ликвидирована, реорганизована или признана банкротом.

При этом увольнение и смерть директора компании на документ не влияют, ведь доверенность оформляют от имени юрлица, а не руководителя.

Как отозвать МЧД

Доверитель может в любой момент отозвать доверенность. В случае с нотариальной доверенностью нужно обратиться к нотариусу. Чтобы отозвать простую доверенность, нужно уведомить о прекращении полномочий представителя и тех лиц, с которыми вы работали по доверенности.

Если с доверенным лицом не получается связаться, уведомление происходит через реестр распоряжений об отмене доверенностей. В таком случае считается, что представителя уведомили на следующий день. Если документ после уведомления не возвращен, доверенность можно отменить через публикацию в изданиях, публикующих сведения о банкротстве. Через месяц после публикации она теряет юридическую силу. Компания также может сформировать акт о невозврате доверенности, например при ее утере, но это не обязательно.

Отправьте заявку на подключение сервиса Контур.Доверенность, менеджер перезвонит и ответит на вопросы.

Отправить заявку

Учет и контроль доверенностей в организации

Для контроля доверенностей в компании рекомендуем вести реестр с указанием представителей, срока действия и объема полномочий. Это упрощает поиск нужных людей и ускоряет отзыв доверенности.

Поможет также внутренний регламент выдачи и отзыва доверенностей. Рабочая практика — ограничивать срок действия доверенности до конца календарного года, проводить ежегодную проверку и обновлять необходимые документы. Безотзывные доверенности стоит выдавать только с согласия совета директоров или участников, закрепив это ограничение в уставе. 

Если речь идет про машиночитаемые доверенности, лучше контролировать их в специальных сервисах. Например, в Контур.Доверенности. С ее помощью удобно следить за сроками действия МЧД.

Риски и ошибки при работе с доверенностями

При работе с доверенностями важно учитывать ряд рисков:

1. Если не вписать срок действия, документ автоматически действует один год, после чего теряет силу. Если не обратить на это внимание и не сделать вовремя новую доверенность, можно остаться без документа в момент сделки или другого действия.
2. Если не прописать право передоверия, представитель не сможет передать полномочия другому лицу. Если прописывать, то лучше конкретизировать, кому именно он может передоверять и какие права, чтобы должным образом ограничить или расширить полномочия.
3. Если не указать дату, в которую составлен документ, доверенность будет недействительна.
4. Если использовать расплывчатые формулировки, даже настоящая доверенность может быть не принята ведомствами или контрагентами.

Чтобы управлять компанией безопасно, сформируйте понятный процесс выдачи доверенностей. Точное указание полномочий и правильное оформление дают представителям возможность действовать от имени организации без риска. Контроль за выдачей доверенностей и использование МЧД минимизируют правовые и финансовые риски.

Заполняйте, подписывайте и регистрируйте МЧД в одном сервисе

Узнать подробнее