Можно ли подписывать электронные документы с обычной доверенностью, а бумажные 一 с МЧД

Скажем сразу — Гражданский кодекс этого не запрещает. Но есть некоторые нюансы, на которые стоит обратить внимание.

Софья Русских Автор Журнала

Случается, что у компаний-партнеров или у организации и контролирующего органа не совпадают технические возможности, и из-за этого документы приходится подписывать в разных формах. Например, электронную накладную с помощью бумажной доверенности и наоборот. Расскажем, как быть в этом случае.

МЧД нужно создавать в специальных сервисах. Например, в Контур.Доверенности. В нем вы сможете формировать, отзывать и управлять всеми МЧД вашей компании

Выпустить МЧД

Когда можно подписать электронные документы с бумажной доверенностью

Например, если компания  все еще не перешла на КЭП физлиц и МЧД. 

Этот сценарий больше подходит для работы с контрагентами, так как некоторые госорганы, например, ФТС и Честный знак, принимают только электронные документы. Поэтому заверить их бумажной доверенностью не получится.

Но и с контрагентами не все так просто. Принципиальные партнеры могут не принять файлы с бумажной доверенностью и потребовать заверить электронные документы МЧД. Они имеют на это право, потому что Гражданский кодекс хоть и не запрещает, но прямо не разрешает делать так. 

Какие есть риски, если подписать электронные документы с бумажной доверенностью

По бумажной доверенности сложно понять, актуальна ли она, есть ли у ее владельца нужные полномочия. Если у документа закончился срок действия или его подделали, доказать свою правоту будет сложно.

Информацию о бумажных доверенностях, которые заверили или отозвали через нотариуса, публикуют в Единой информационной системе нотариата. Но она появляется там не день в день, а немного позже и актуальность полномочий сотрудника проверить там не получится. Доверенности, которые не проходили через нотариуса (например, если ее выписал самостоятельно директор главному бухгалтеру), в систему не загружают, а значит — подтвердить их подлинность еще сложнее.

Что делать, если контрагент подписал  электронный документ с бумажной доверенностью

Проверить полномочия сотрудника, который подписал документ не получится, но можно отследить другую информацию из доверенности:

• корректность реквизитов,
• соответствуют ли полномочия из доверенности действиям, которые выполняет сотрудник от компании,
• не просрочена ли доверенность,
• есть ли у руководителя полномочия подписывать доверенность: это можно проверить по ЕГРЮЛ/ЕГРИП на специальном сайте налоговой. 

Если все в порядке, можно принять электронные документы и попросить копию доверенности на случай споров.

Когда можно подписывать бумажные документы с МЧД

Например, если подрядчик не использует ЭДО. Чтобы не тратить время на оформление бумажной доверенности, можно воспользоваться машиночитаемой.

Такой сценарий тоже больше подходит для работы с контрагентами, потому что некоторые госорганы ведут только электронный документооборот.

Преимущества МЧД перед бумажной доверенностью

Машиночитаемые доверенности хранятся в распределенном реестре ФНС. А значит, их легко найти, проверить и узнать о полномочиях. 

Что делать, если контрагент подписал бумажные документы с МЧД

Нужно проверить машиночитаемую доверенность в распределенном реестре ФНС.

1. Узнайте номер МЧД, ИНН доверителя и уполномоченного.
2. В разделе «Проверить доверенность» укажите номер МЧД, убедитесь, что она есть в реестре и действительна. 
3. Перейдите в раздел «Получить полные сведения о доверенности» и проверьте полномочия.
4. Если все впорядке, примите у контрагента подписанный бумажный документ и впишите в него номер МЧД, ИНН доверителя и уполномоченного. Это поможет найти доверенность в реестре в случае споров.

Ответим на ваши вопросы

Если вы тоже сталкивались с подобными историями и сценариями, расскажите о них в комментариях. Мы поможем разобраться, а, возможно, разберем вашу проблему в следующей публикации.