Как проверить машиночитаемую доверенность

Иногда контрагенты могут случайно или умышленно использовать недействительную машиночитаемую доверенность, тем самым, подставить компанию-партнера. Особенно риск высок, если МЧД отправили в пакете с документом. Как обезопасить себя, расскажем в статье.

Мария Деменева Автор Журнала

МЧД нужно создавать в специальных сервисах. Например, в Контур.Доверенности. В нем вы сможете формировать, отзывать и управлять всеми МЧД вашей компании

Выпустить МЧД

Когда документу можно доверять

Если сотрудник подписывает документ сертификатом физического лица, он должен приложить к нему машиночитаемую доверенность (МЧД). Это электронный аналог обычной доверенности — файл с расширением «.xml». Документ будет иметь юридическую силу только если и МЧД, и электронная подпись будут действительными. Проверить подпись с помощью специальных сервисов можно очень быстро. А вот с МЧД не все так просто.

Как проверить электронную подпись

Какие сведения из МЧД нужно проверить

Советуем обратить внимание на три момента.

Не истек ли срок действия доверенности и не отозвали ли ее. Кроме того, нужно узнать, является ли руководителем тот, кто подписал машиночитаемую доверенность. Если да, то действовал ли его сертификат, когда им заверили МЧД. Последнее можно сделать с помощью метки доверенного времени — штампа с информацией о дате и времени подписания доверенности сертификатом ЭП.

Совпадают ли сведения о доверителе и представителе в МЧД, документе и сертификате ЭП. Важно, чтобы данные подписанта — ФИО, ИНН, СНИЛС — не отличались друг от друга. Например, документу не стоит доверять, если его заверил Александр Васильев, а МЧД выпустили на Василия Александрова.

Достаточно ли у сотрудника полномочий, чтобы подписывать документы. Чаще всего это проверяют без дополнительных программ: самостоятельно соотносят полномочия с документом. Однако в некоторых случаях, их можно сопоставить автоматически — например, при работе с универсальными передаточными документами (УПД). В них есть специальное поле с номером МЧД. По нему системы электронного документооборота делают запрос в распределенный реестр ФНС и самостоятельно проверяют, указаны ли в доверенности полномочия для работы с УПД

Какие доверенности самые безопасные

Контрагент может использовать для документооборота МЧД любого формата. Риск получить нейдействительную доверенность ниже, если ее зарегистрировали в распределенном реестре ФНС. Всё потому, что там можно автоматически проверить МЧД по большинству критериев. Ниже мы расскажем, как и где это сделать.

Как проверить МЧД на портале ФНС

Чтобы узнать, действует ли доверенность:

1. Зайдите на страницу проверки статуса.

2. Укажите номер МЧД.

   

3. Узнайте статус доверенности и когда истечет ее срок действия

Чтобы узнать, какие полномочия указаны в МЧД и на кого ее выпустили, нужно открыть карточку доверенности. Сделать это можно также через портал ФНС.

1. Введите на странице номер МЧД, ИНН доверителя и представителя.
    

   

2. Просмотрите карточку доверенности. Сопоставьте полномочия представителя из нее и документ. Сравните данные доверителя и представителя с информацией в документе.

Где еще можно проверить доверенность

Проверить статус МЧД единого формата и данные доверителя и представителя в ней можно не только на сайте ФНС, но и в сервисах, которые работают на основе данных оттуда. Например, к таким относятся Контур.Диадок и интеграционные решения Контур.Доверенности. 

Как проверить МЧД, которую отправили в пакете с документом

Если доверенность не регистрировали в реестре ФНС и отправляют в пакете с документом, судить об ее легитимности сложно. Но в таком случае ее тоже можно проверить, ведь в любом файле МЧД обязательно указывают ссылку на систему, в которой есть информация о ее статусе (п. 11 ст. 2 приказа Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857). Чтобы найти эту информацию:

1. Откройте файл МЧД через любой редактор — например, Excel.

2. Найдите через поиск по документу строку, которая начинается с <СведСистОтм>.

3. Перейдите по ссылке — ее выделили на скриншоте.

Что может произойти, если не проверить доверенность

Объясним на примере Александра. Он решил заказать еду на корпоратив через своего знакомого. Тот предложил заключить договор и заверил его со своей стороны сертификатом физлица, а также приложил МЧД. Александр не стал проверять доверенность знакомого — подумал, что раз уж она есть, значит, беспокоиться не о чем.

В день корпоратива еда не приехала. Как оказалось, МЧД знакомого Александра не действительна — компанию, в которой он работал, ликвидировали. В итоге деньги за еду ушли на счет мошенника, а коллеги остались голодными.

Если вы хотите, чтобы контрагент не обманул вас, не доверяйте ему просто так — проверяйте машиночитаемые доверенности и электронные подписи в документах.