Как проверить машиночитаемую доверенность

Иногда контрагенты могут случайно или умышленно использовать недействительную машиночитаемую доверенность, тем самым, подставить компанию-партнера. Особенно риск высок, если МЧД отправили в пакете с документом. Как обезопасить себя, расскажем в статье.

Мария Деменева Автор Журнала

МЧД нужно создавать в специальных сервисах. Например, в Контур.Доверенности. В нем вы сможете формировать, отзывать и управлять всеми МЧД вашей компании

Выпустить МЧД

Когда документу можно доверять

Если сотрудник подписывает документ сертификатом физического лица, он должен приложить к нему машиночитаемую доверенность (МЧД). Это электронный аналог обычной доверенности — файл с расширением «.xml». Документ будет иметь юридическую силу только если и МЧД, и электронная подпись будут действительными. Проверить подпись с помощью специальных сервисов можно очень быстро. А вот с МЧД не все так просто.

Как проверить электронную подпись

Какие сведения из МЧД нужно проверить

Советуем обратить внимание на три момента.

Не истек ли срок действия доверенности и не отозвали ли ее. Кроме того, нужно узнать, является ли руководителем тот, кто подписал машиночитаемую доверенность. Если да, то действовал ли его сертификат, когда им заверили МЧД. Последнее можно сделать с помощью метки доверенного времени — штампа с информацией о дате и времени подписания доверенности сертификатом ЭП.

Совпадают ли сведения о доверителе и представителе в МЧД, документе и сертификате ЭП. Важно, чтобы данные подписанта — ФИО, ИНН, СНИЛС — не отличались друг от друга. Например, документу не стоит доверять, если его заверил Александр Васильев, а МЧД выпустили на Василия Александрова.

Достаточно ли у сотрудника полномочий, чтобы подписывать документы. Чаще всего это проверяют без дополнительных программ: самостоятельно соотносят полномочия с документом. Однако в некоторых случаях, их можно сопоставить автоматически — например, при работе с универсальными передаточными документами (УПД). В них есть специальное поле с номером МЧД. По нему системы электронного документооборота делают запрос в распределенный реестр ФНС и самостоятельно проверяют, указаны ли в доверенности полномочия для работы с УПД

Какие доверенности самые безопасные

Риск получить нейдействительную доверенность единого формата ниже, если ее зарегистрировали в распределенном реестре ФНС. Всё потому, что на портале распределенного реестра и в сервисах, которые работают на основе данных оттуда, можно автоматически проверить МЧД по большинству критериев. Ниже мы объясним, как это сделать. 

Как проверить МЧД в Контур.Доверенности

Контур.Доверенность — сервис, который позволяет выпускать МЧД, подписывать их квалифицированной электронной подписью руководителя, автоматически регистрировать в распределенном реестре ФНС, приемных комплексах налоговой и СФР. А также контролировать сроки действия доверенностей, отзывать и проверять. 

Чтобы с помощью сервиса узнать, действует ли доверенность: 

1. Перейдите на вкладку «Проверка доверенностей»
2. Укажите в специальном поле идентификатор МЧД — проще говоря, ее номер из распределенного реестра ФНС. 
    

   

3. Нажмите «Проверить доверенность» и узнайте подробную информацию о ее статусе. 

Чтобы посмотреть доверенность полностью: 

1. На странице «Проверка доверенностей» перейдите на соответствующую вкладку. 
2. Укажите номер доверенности из распределенного реестра, а также ИНН доверителя и уполномоченного.
    

   

   Обратим внимание на два момента: 
    

   — Если доверитель — ваша организация, поле с ее ИНН можно заполнить автоматически. Достаточно просто поставить галочку в соответствующем пункте. 

   — Запрашивать ИНН у уполномоченного потребуется не во всех случаях. Если у вас есть файл его сертификата с расширением.cer, эту информацию можно посмотреть внутри. Для нужно открыть его, перейти на вкладку «Состав» и нажать на поле «Субъект». Кроме того, ИНН уполномоченного можно узнать при проверке файла, подписанного контрагентам. Эта возможность есть, например в Контур.Крипто — ИНН отображается в протоколе проверки. 

3. Нажмите «Проверить доверенность» и получите информацию о представителе и его полномочиях. 

В Контур.Доверенности можно удобно заполнять, подписывать, хранить, проверять МЧД, следить за их актуальностью и полномочиями сотрудников.

Узнать о сервисе больше

Как проверить МЧД на портале ФНС

Чтобы узнать, действует ли доверенность:

1. Зайдите на страницу проверки статуса.

2. Укажите номер МЧД.

3. Узнайте статус доверенности и когда истечет ее срок действия

Чтобы узнать, какие полномочия указаны в МЧД и на кого ее выпустили, нужно открыть карточку доверенности. Сделать это можно также через портал ФНС.

1. Введите на странице номер МЧД, ИНН доверителя и представителя.

2. Просмотрите карточку доверенности. Сопоставьте полномочия представителя из нее и документ. Сравните данные доверителя и представителя с информацией в документе.

Где еще можно проверить доверенность

Проверить статус МЧД единого формата и данные доверителя и представителя в ней можно также в Контур.Диадоке и интеграционных решениях Контур.Доверенности.  

Как проверить МЧД, которую отправили в пакете с документом

Если доверенность не регистрировали в реестре ФНС и отправляют в пакете с документом, судить об ее легитимности сложно. Но в таком случае ее тоже можно проверить, ведь в любом файле МЧД обязательно указывают ссылку на систему, в которой есть информация о ее статусе (п. 11 ст. 2 приказа Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857). Чтобы найти эту информацию:

1. Откройте файл МЧД через любой редактор — например, Excel.

2. Найдите через поиск по документу строку, которая начинается с <СведСистОтм>.

3. Перейдите по ссылке — ее выделили на скриншоте.

Что может произойти, если не проверить доверенность

Объясним на примере Александра. Он решил заказать еду на корпоратив через своего знакомого. Тот предложил заключить договор и заверил его со своей стороны сертификатом физлица, а также приложил МЧД. Александр не стал проверять доверенность знакомого — подумал, что раз уж она есть, значит, беспокоиться не о чем.

В день корпоратива еда не приехала. Как оказалось, МЧД знакомого Александра не действительна — компанию, в которой он работал, ликвидировали. В итоге деньги за еду ушли на счет мошенника, а коллеги остались голодными.

Если вы хотите, чтобы контрагент не обманул вас, не доверяйте ему просто так — проверяйте машиночитаемые доверенности и электронные подписи в документах.

Заполняйте, подписывайте и регистрируйте МЧД в одном сервисе

Узнать подробнее