С 1 сентября 2023 года сотрудники должны работать с электронными подписями по новым правилам. Использовать электронную подпись физлица и машиночитаемую (электронную) доверенность для подписания документов.
Содержание
- Что такое МЧД или электронная доверенность
- Сроки введения машиночитаемых доверенностей
- Принципы работы МЧД и содержание доверенности
- Как передоверять машиночитаемую доверенность
- Что еще появится в машиночитаемых доверенностях
- МЧД в налоговой отчетности уже работает
- МЧД в Росстате, ЕГАИС, таможне и Честном ЗНАКе
- Использование электронной доверенности в ЭДО с контрагентами
- Сервис Контура для работы с доверенностями
- Зачем вводят МЧД
Что такое МЧД или электронная доверенность
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, представителе (уполномоченный работник) и полномочиях, которые он получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — «электронная доверенность».
Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП, а далее — ЭП). Когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит МЧД к пакету подписанных документов.
Машиночитаемые или электронные доверенности появились на фоне изменений 63-ФЗ «Об электронной подписи». Сотрудники и уполномоченные лица будут подписывать документы компании новым типом электронной подписи — ЭП физлица (в ней нет данных организации). Чтобы подтвердить полномочия, сотрудник должен приложить к документам машиночитаемую доверенность.
МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к содержанию. Сведения из машиночитаемой доверенности информационная система или сервис могут считать автоматически. Чего не получится сделать со скан-копией. Поэтому скан-копия доверенности не равна машиночитаемой доверенности.
Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник, может подписывать электронные документы от имени организации.
Машиночитаемую доверенность должен подписывать руководитель. Получите электронную подпись директора с нашей помощью.
Сроки введения машиночитаемых доверенностей
До 1 сентября 2023 года МЧД сотрудники могут работать по любой из двух схем:
- по-старому — применять электронную подпись юрлица, в которой указаны данные сотрудника,
- по-новому — использовать МЧД и электронную подпись физлица, оформленную на сотрудника (без указания данных юрлица).
Весной 2023 года использовать МЧД можно только на некоторых площадках. Например, в налоговой и страховой отчетности — ФНС и СФР (ранее ФСС и ПФР) уже разрешают организациям отчитываться по электронным доверенностям. Или в ЭДО, если оба контрагента готовы обмениваться электронными доверенностями.
Обязательными машиночитаемые доверенности станут 1 сентября 2023 года — без них сотрудник не сможет подписать документы от лица компании. Но откладывать переход на МЧД до последнего момента очень рискованно. Поскольку на адаптацию понадобится месяц или больше: обеспечить сотрудников электронными подписями физлиц, обучить оформлению и отправке доверенностей.
Чтобы сотрудники привыкли к собственным электронным подписям, оформите им подписи юрлица. Они работают без МЧД и почти также значимы, как подпись директора. В дополнение Контур выдаст подпись по новым правилам — подпись физлица.
Рекомендуем протестировать МЧД и перевести сотрудников на собственные подписи уже сейчас. Это позволит не застопорить работу организации осенью 2023 года: продолжать сдавать отчетность, подписывать акты и договоры и тд.
Принципы работы МЧД и содержание доверенности
Порядок работы с МЧД еще дорабатывается. В этом разделе расскажем, о том, что уже известно. О том, что находится в стадии разработки — в следующем разделе.
Уже понятно, по каким принципам работают доверенности. Их устанавливает постановление Правительства РФ от 21.02.2022 №223.
Выпуск доверенностей
Директор или сотрудник вносит информацию в машиночитаемую доверенность. После этого директор подписывает МЧД своей электронной подписью руководителя (личная ЭП физлица не подойдет).
Подписанная МЧД отправляется на хранение в информационную систему (ИС).
Хранение доверенностей
МЧД может храниться в разных системах — в зависимости от того, в какой системе директор подписал доверенность, куда МЧД будут передавать и как настроена работа с МЧД в организации.
Подходят информационные системы:
- операторов ЭДО, в том числе Контура;
- федеральных органов исполнительной власти (ФНС, ПФР, ФСС и других);
- аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ), в их числе и Контур;
- УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
- Головного удостоверяющего центра;
- система, в которой происходит подписание документов, например, собственная ИС организации или сервис Контура;
- системы аккредитованных доверенных третьих сторон (пока не существует).
Руководитель должен подписать доверенность электронной подписью перед тем, как передать в систему.
Отправка и использование доверенностей
Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:
- отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет.
- указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные.
Получатель машиночитаемой доверенности может проверить:
- срок действия доверенности;
- полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
- электронную подпись директора, которой подписана МЧД.
Отзыв доверенности
Если у сотрудника больше нет полномочий подписывать документы организации или его полномочия изменились, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно.
Содержание МЧД
У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию. Их устанавливает приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В общих чертах, в доверенности должны быть:
- информация о МЧД — название и номер, срок действия;
- данные доверителя (физлица, ИП или юрлица);
- данные представителя и полномочия, которые он получает;
- возможность передоверия;
- электронная подпись, которой подписана МЧД.
Как именно МЧД будет выглядеть, может отличаться от системы к системе. Единый формат доверенности разрабатывает Минцифры РФ, но он будет носить рекомендательный характер.
Поэтому у сотрудника может быть несколько разных МЧД для разных задач: отчетности, ЭДО, портала ФНС и других госсистем.
Пока МЧД есть не во всех системах, сотрудники и уполномоченные лица могут использовать ЭП юрлица. Такая подпись подойдет для отчетности, ЭДО, тендеров и госзакупок.
Как передоверять машиночитаемую доверенность
В июле 2022 года законодатели разрешили передоверять полномочия из машиночитаемой доверенности. Руководитель может выдать сотруднику МЧД, позволяющую наделять полномочиями и выдавать МЧД другим лицам (что позволяет руководителю не подписывать все МЧД компании). При этом действуют правила:
- Самостоятельно выдать МЧД с правом передоверия может руководитель юрлица, глава филиала или представительства юрлица (ст.187 ГК РФ). Заверять такую МЧД у нотариуса ему не понадобится.
- В других случаях необходимо заверить у нотариуса МЧД, выданную в порядке передоверия. Например, если бухгалтер передоверяет доверенность другому сотруднику — нужно обращаться к нотариусу.
Главное — в цепочке передоверия МЧД всегда есть сама первая, «родительская» или «корневая» доверенность. Если она перестанет действовать, то и все передоверенные тоже перестанут работать.
Это основные моменты передоверия МЧД. Практические нюансы — читайте в материале Контур.Диадока.
Что еще появится в машиночитаемых доверенностях
Полномочия в доверенности можно указать в свободной форме либо взять из классификатора полномочий. Классификатор — это перечень наиболее распространенных полномочий. Полномочия в нем можно будет найти по номеру или названию. Ознакомиться с классификатором — через Госуслуги.
Пока классификатор полномочий находится в разработке. Как именно он будет выглядеть, можно оценить на примере недавно созданного классификатора ФНС.
Мы ожидаем, что в течение 2023 года также появятся нормативные правовые акты, которые прояснят: порядок передачи данных о выпущенных доверенностях в ЕСИА Госуслуги и как иностранным организациям работать с МЧД. Кроме того необходимо, чтобы десятки информационных систем утвердили свои регламенты по работе с МЧД. Тогда можно будет применять электронную доверенность массово, а не только в ФНС, СФР и электронном документообороте.
В разных системах у сотрудника могут быть разные машиночитаемые доверенности. И процесс работы с ними может несколько отличаться. Это связано с тем, что каждая система самостоятельно определяет формат и порядок работы с МЧД.
МЧД в налоговой отчетности уже работает
Сдавать налоговую отчетность можно с машиночитаемой доверенностью. Порядок работы с МЧД описывает приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.
Необходимо отправить МЧД в ФНС один раз до отправки отчетности. Оформить доверенность можно на уполномоченного работника или обслуживающую бухгалтерию. Эта схема похожа на отправку бумажной доверенности, только все процессы переведены в онлайн. Использовать МЧД с налоговой отчетностью уже можно в Контур.Экстерне.
Аналогичный порядок работы с МЧД запущен и в Социальном фонде России (СФР). Организация до сдачи отчетности отправляет МЧД в СФР. Когда Фонд примет доверенность, у нее появится номер — этот номер нужно будет указывать при передаче отчетов.
МЧД в Росстате, ЕГАИС, таможне и Честном ЗНАКе
Планы по использованию МЧД есть у некоторых госпорталов. Например, системы алкогольной отчетности ЕГАИС РАР, Росстат, Росреестр. Однако пока форматов доверенностей для этих ведомств нет.
Система маркировки Честный ЗНАК, система Федресурс и портал Федеральной таможенной службы (ФТС) реализовали работу с МЧД, но не в полном объеме.
А пока сотрудникам и уполномоченным лицам можно оформить ЭП юрлица. С ней они смогут действовать от имени организации: сдавать отчетность, участвовать в госзакупках, подписывать договоры.
Использование электронной доверенности в ЭДО с контрагентами
Машиночитаемую доверенность можно применять при документообороте между компаниями. Принцип создания доверенности такой же, что и для отчетности — перед отправкой МЧД руководитель должен подписать ее своей электронной подписью.
Создать доверенность можно несколькими способами:
— в сервисах, например, в Контур.Доверенности,
— на сайте реестра машиночитаемых доверенностей, созданного ФНС.
Реестр ФНС является распределенным — это блокчейн-платформа (данные хранятся сразу у нескольких участников реестра и будут доступны, даже если один из узлов сети перестанет работать). Хранение МЧД в распределенном реестре позволяет отправлять не документ электронной доверенности, а только ее реквизиты — по ним контрагент-получатель проверит всю необходимую информацию.
Сервис Контура для работы с доверенностями
Контур создал свой сервис для работы с машиночитаемыми доверенностями — Контур.Доверенность. МЧД из него можно использовать для электронного документооборота (в Диадоке или собственной системе организации).
В сервисе уже можно создавать, подписывать, передавать и проверять МЧД. Другие возможности появятся позже, после утверждения дополнительных нормативно правовых актов по МЧД. Команда сервиса планирует добавить в сервис доверенности для отчетности в налоговую и ФСС. А также поддержать форматы доверенностей, которые будут появляться в других системах.
Контур.Доверенность позволяет собрать все МЧД организации в одном месте. Директор может подписывать их, менять полномочия, отзывать и отслеживать срок действия МЧД. Если директор не готов самостоятельно управлять всеми доверенностями организации, можно назначить ответственного сотрудника. Он будет оформлять доверенности, а директору останется только подписать их.
Скриншот из сервиса Контур.Доверенность. Видны все МЧД компании, кому они выданы и когда заканчиваются.
Сервис уже можно использовать для обмена документами с контрагентами (B2B-отношения), например, в Диадоке. А также есть возможность интегрировать его во внутрикорпоративную систему или другой сервис — с помощью API Контур.Доверенность.
Зачем вводят МЧД
Первые машиночитаемые доверенности начали использовать с марта 2022 года. Именно тогда изменились правила работы с электронной подписью — изменился тип электронной подписи, которую должны будут использовать сотрудники (нововведения 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Электронные доверенности законодатели ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях. Ранее сотрудники подписывали документы компании двумя способами:
- использовали электронную подпись юрлица — в ней указывались и данные сотрудника, и его принадлежность к компании. Способ безопасный, однако не всегда позволял проверить все полномочия сотрудника и срок этих полномочий;
- использовали дубликат закрытого ключа подписи руководителя. Этот способ очень рискованный, поскольку любой, кто имел доступ к ключу директора, мог совершать любые действия от лица организации, в том числе финансовые махинации или ликвидацию компании.
По новым правилам, сотрудники и уполномоченные лица будут использовать только личную электронную подпись физлица — в ней есть только данные сотрудника и нет данных о компании. И чтобы подтвердить полномочия, сотрудник будет прикладывать МЧД при подписании документов. Новая схема работы безопаснее как для организации, так и для сотрудника.
Чтобы сотрудник подписывал документы от лица компании, ему достаточно получить электронную подпись юрлица. До сентября 2023 года она работает без МЧД и действует почти также, как подпись руководителя. А для соблюдения новых правил мы дополнительно выдадим сотруднику сертификат физлица.
XSD-схема опубликована тут: https://www.nalog.gov.ru/rn77/related_activities/el_doc/knowledge_base/
При подписи документов появляется сообщение что доверенность не найдена в реестре ФНС. Как быть? Каким образом физ. лицо сотрудник ИП может подписывать документы?
Может ли одно физлицо подписывать документы в двух компаниях по одной своей ЭЦП и двум мчд от этих компаний?