Машиночитаемая доверенность: что это и как работать с МЧД в 2025 году

Сейчас сотрудники могут подписывать документы электронной подписью физического лица с машиночитаемой доверенностью или с обычной бумажной доверенностью. В этой статье расскажем о МЧД: зачем они нужны, как их оформлять, и на каких платформах они обязательны.

Иван Быков Ведущий эксперт в сфере электронной подписи

Руководитель должен подписать доверенность электронной подписью перед тем, как передать в систему.

Узнать подробности

Что такое МЧД или электронная доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — аналог бумажной доверенности для подписания электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, уполномоченном работнике и полномочиях, которые он получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — электронная доверенность.

Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник может подписывать электронные документы от имени организации.

МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат и требования к содержанию, что помогает информационным системам и сервисам автоматически считывать сведения из нее.

Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП). Когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит машиночитаемую доверенность к пакету подписанных документов.

Зачем ввели МЧД

МЧД делает использование электронных подписей в организациях безопасным. Ранее сотрудники заверяли документы компании двумя способами:

1. Использовали сертификат электронной подписи юрлица. В нем указывали данные сотрудника и его принадлежность к компании. Способ безопасный, однако не всегда позволяет проверить полномочия сотрудника. 
2. Использовали дубликат закрытого ключа подписи руководителя. Этот способ очень рискованный, поскольку сотрудник, у которого есть доступ к ключу директора, может совершать любые действия от лица организации, например, ликвидировать компанию или вывести все деньги с ее счета.

С 1 сентября 2024 сотрудники и уполномоченные лица могут использовать только сертификат электронной подписи физлица. В нем есть личные данные работника и нет информации о компании. Чтобы подтвердить полномочия, сотрудник при подписании документов прикладывает МЧД. Новая схема работы безопаснее и для организации, и для сотрудника.

Сроки введения машиночитаемых доверенностей

С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестали выдавать сотрудникам сертификаты с реквизитами юрлиц. 

А с 1 сентября 2024 года сотрудник может подписывать документы от имени компании только сертификатом КЭП физлица и прикладывать МЧД. Либо документы может подписывать сам директор сертификатом КЭП руководителя, ему МЧД не нужна. 

В некоторых случаях переход на МЧД неизбежен. Например, в крупной компании гендиректор не может контролировать абсолютно все процессы и делегирует их сотрудникам с помощью МЧД. Например, сдачу отчетности для налоговой главному бухгалтеру.

Автоматизируйте выдачу сертификатов физлица для ваших сотрудников с помощью Корпоративного центра регистрации Контура.

Узнать больше

Принципы работы МЧД и содержание доверенности

Практика применения МЧД расширяется, но тема все еще остается непростой, Поможем разобраться в основных моментах работы с ней. 

Выдача доверенностей

Руководитель или сотрудник вносит информацию в машиночитаемую доверенность. После этого руководитель подписывает МЧД своей электронной подписью — ЭП физлица не подойдет. Подписанную доверенность нужно сохранить в одной из систем, например, в распределенном реестре ФНС.

Содержание МЧД

У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию. Их устанавливает Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В доверенности должны быть:

• информация о МЧД — название и номер, срок действия;
• данные доверителя — физлица, ИП или юрлица;
• данные представителя и полномочия, которые он получает;
• возможность передоверия;
• электронная подпись, которой подписана МЧД.

Чтобы работать с доверенностями было удобно, Минцифры РФ разработало единый формат МЧД. Его уже поддержали крупные игроки рынка и многие регуляторы. Но пока он носит рекомендательный характер. Какие МЧД подойдут для разных систем, узнайте в статье.

Пока требования к МЧД не стали едиными для каждой системы, вы всегда можете обратиться за помощью к экспертам Контура. Они помогут разобраться во всех тонкостях.

Обратиться к экспертам

Как указать полномочия в МЧД

Полномочия в МЧД можно указать в свободной форме или кодом из классификатора — перечня наиболее распространенных полномочий, где их можно искать по номеру или названию. Подробнее о полномочиях в МЧД рассказали в статье.

Хранение доверенностей

МЧД может храниться в разных системах. Все зависит от того, где директор подписал доверенности, куда их будут передавать и как настроена работа с ними в организации.

Например, их можно хранить в распределенном реестре ФНС — самом большом хранилище МЧД. Но не все информационные системы, которые принимают МЧД, работают с этим реестром 一 например, системы отчетности ФНС, СФР и портал Госзакупок. 

Любая система хранения должна предоставлять возможность проверки статуса МЧД: действует или отозвана. 

МЧД нужно создавать в специальных сервисах. Например, в Контур.Доверенности. В нем вы сможете формировать, отзывать и управлять всеми МЧД вашей компании

Выпустить МЧД

Отправка и использование доверенностей

Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:

1. Отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов.
2. Указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Например, в распределенном реестре ФНС. В этом случае отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные.

Получатель машиночитаемой доверенности может проверить:

• срок действия доверенности;
• полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
• электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

Отзыв доверенности

Если у сотрудника изменились полномочия, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, где хранится МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно.

Сам сотрудник тоже может отказаться от полномочий. Для этого ему нужно подписать отказ своим сертификатом.

Как передоверять машиночитаемую доверенность

Руководитель может оформить на сотрудника МЧД, которая позволит ему выдавать машиночитаемые доверенности другим лицам. Как это сделать, рассказали здесь. 

МЧД в налоговой отчетности уже работает

Сдавать налоговую отчетность можно с машиночитаемой доверенностью. Порядок работы с МЧД описывает приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.

МЧД в ФНС нужно предоставить один раз, до отправки отчетности. Оформить доверенность можно на уполномоченного работника или обслуживающую бухгалтерию. Эта схема похожа на отправку бумажной доверенности, только все процессы переведены в онлайн. Использовать МЧД с налоговой отчетностью уже можно в Контур.Экстерне.

Аналогичный порядок работы с МЧД запущен и в Социальном фонде России (СФР). Организация до сдачи отчетности отправляет МЧД в СФР. Когда Фонд примет доверенность, у нее появится номер, который нужно будет указывать при передаче отчетов.

МЧД для таможни, Честного знака и ЕГАИС Алкоголь

Система маркировки Честный знак, системы Федресурс, ЕГАИС Алкоголь и портал Федеральной таможенной службы (ФТС) тоже реализовали работу с МЧД. Как с ними работать подробно объяснили в отдельных статьях.

Использование электронной доверенности в ЭДО

Машиночитаемую доверенность можно применять при документообороте между компаниями. Например, если договор для другой организацией подписал не руководитель, контрагент хочет убедиться, что у сотрудника есть такие полномочия, а документ не окажется недействительным или поддельным. Принцип создания доверенности такой же, как для отчетности.

Сервис Контура для работы с доверенностями

У Контура есть свой сервис для управления МЧД — Контур.Доверенность. В нем можно создавать, подписывать, передавать в распределенный реестр ФНС, проверять и отзывать машиночитаемые доверенности. 

Позднее появятся и другие возможности. Например, команда сервиса планирует добавить МЧД в СФР, а также поддержать форматы доверенностей, которые будут появляться в других системах.

В Контур.Доверенности руководитель видит все МЧД в одном окне. Он может  подписывать их, менять полномочия, отзывать и отслеживать срок действия самостоятельно или делегировать эти задачи ответственному сотруднику. Сотрудник будет оформлять МЧД, а директору останется только подписывать их.

Сервис можно использовать для обмена документами с контрагентами, например, в Диадоке. А также есть возможность интегрировать его во внутреннюю систему компании или другой сервис — с помощью API Контур.Доверенность.

Выдавайте МЧД сотрудникам за 5 минут в Контур.Доверенности. Сервис подходит любым компаниям

Выпустить МЧД