Машиночитаемая доверенность: что это и как работать с МЧД в 2023 году

Что такое МЧД или электронная доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе,  представителе (уполномоченный работник) и полномочиях, которые он получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — «электронная доверенность». 

Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП, а далее — ЭП). Когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит МЧД к пакету подписанных документов.

Машиночитаемые или электронные доверенности появились на фоне изменений 63-ФЗ «Об электронной подписи». Сотрудники и уполномоченные лица будут подписывать документы компании новым типом электронной подписи — ЭП физлица (в ней нет данных организации). Чтобы подтвердить полномочия, сотрудник должен приложить к документам машиночитаемую доверенность.

МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к содержанию. Сведения из машиночитаемой доверенности информационная система или сервис могут считать автоматически. Чего не получится сделать со скан-копией. Поэтому скан-копия доверенности не равна машиночитаемой доверенности. 

Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник, может подписывать электронные документы от имени организации.

Машиночитаемую доверенность должен подписывать руководитель. Получите электронную подпись директора с нашей помощью.

Оформить электронную подпись ФНС →

Сроки введения машиночитаемых доверенностей

До 1 сентября 2023 года МЧД сотрудники могут работать по любой из двух схем: 

• по-старому — применять электронную подпись юрлица, в которой указаны данные сотрудника,
• по-новому — использовать МЧД и электронную подпись физлица, оформленную на сотрудника (без указания данных юрлица). 

Весной 2023 года использовать МЧД можно только на некоторых площадках. Например, в налоговой и страховой отчетности — ФНС и СФР (ранее ФСС и ПФР) уже разрешают организациям отчитываться по электронным доверенностям. Или в ЭДО, если оба контрагента готовы обмениваться электронными доверенностями. 

Обязательными машиночитаемые доверенности станут 1 сентября 2023 года — без них сотрудник не сможет подписать документы от лица компании. Но откладывать переход на МЧД до последнего момента очень рискованно. Поскольку на адаптацию понадобится месяц или больше: обеспечить сотрудников электронными подписями физлиц, обучить оформлению и отправке доверенностей.

Чтобы сотрудники привыкли к собственным электронным подписям, оформите им подписи юрлица. Они работают без МЧД и почти также значимы, как подпись директора. В дополнение Контур выдаст подпись по новым правилам — подпись физлица.

Получить электронную подпись сотрудника →

Рекомендуем протестировать МЧД и перевести сотрудников на собственные подписи уже сейчас. Это позволит не застопорить работу организации осенью 2023 года: продолжать сдавать отчетность, подписывать акты и договоры и тд.

Принципы работы МЧД и содержание доверенности 

Порядок работы с МЧД еще дорабатывается. В этом разделе расскажем, о том, что уже известно. О том, что находится в стадии разработки — в следующем разделе.

Уже понятно, по каким принципам работают доверенности. Их устанавливает постановление Правительства РФ от 21.02.2022 №223. 

Выпуск доверенностей

Директор или сотрудник вносит информацию в машиночитаемую доверенность. После этого директор подписывает МЧД своей электронной подписью руководителя (личная ЭП физлица не подойдет). 

Подписанная МЧД отправляется на хранение в информационную систему (ИС).

Хранение доверенностей

МЧД может храниться в разных системах — в зависимости от того, в какой системе директор подписал доверенность, куда МЧД будут передавать и как настроена работа с МЧД в организации.

Подходят информационные системы: 

• операторов ЭДО, в том числе Контура;
• федеральных органов исполнительной власти (ФНС, ПФР, ФСС и других);
• аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ), в их числе и Контур;
• УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
• Головного удостоверяющего центра;
• система, в которой происходит подписание документов, например, собственная ИС организации или сервис Контура;
• системы аккредитованных доверенных третьих сторон (пока не существует).

Руководитель должен подписать доверенность электронной подписью перед тем, как передать в систему.

Оформить электронную подпись ФНС →

Отправка и использование доверенностей 

Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:

• отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет. 
• указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные.

Получатель машиночитаемой доверенности может проверить: 

• срок действия доверенности;
• полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
• электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

Отзыв доверенности

Если у сотрудника больше нет полномочий подписывать документы организации или его полномочия изменились, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно. 

Содержание МЧД

У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию. Их устанавливает приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В общих чертах, в доверенности должны быть: 

• информация о МЧД — название и номер, срок действия;
• данные доверителя (физлица, ИП или юрлица);
• данные представителя и полномочия, которые он получает;
• возможность передоверия;
• электронная подпись, которой подписана МЧД.

Как именно МЧД будет выглядеть, может отличаться от системы к системе. Единый формат доверенности разрабатывает Минцифры РФ, но он будет носить рекомендательный характер. 

Поэтому у сотрудника может быть несколько разных МЧД для разных задач: отчетности, ЭДО, портала ФНС и других госсистем.

Пока МЧД есть не во всех системах, сотрудники и уполномоченные лица могут использовать ЭП юрлица. Такая подпись подойдет для отчетности, ЭДО, тендеров и госзакупок.

Получить электронную подпись сотрудника →

Как передоверять машиночитаемую доверенность

В июле 2022 года законодатели разрешили передоверять полномочия из машиночитаемой доверенности. Руководитель может выдать сотруднику МЧД, позволяющую наделять полномочиями и выдавать МЧД другим лицам (что позволяет руководителю не подписывать все МЧД компании). При этом действуют правила:

• Самостоятельно выдать МЧД с правом передоверия может руководитель юрлица, глава филиала или представительства юрлица (ст.187 ГК РФ). Заверять такую МЧД у нотариуса ему не понадобится.
• В других случаях необходимо заверить у нотариуса МЧД, выданную в порядке передоверия. Например, если бухгалтер передоверяет доверенность другому сотруднику — нужно обращаться к нотариусу.

Главное — в цепочке передоверия МЧД всегда есть сама первая, «родительская» или «корневая» доверенность. Если она перестанет действовать, то и все передоверенные тоже перестанут работать. 

Это основные моменты передоверия МЧД. Практические нюансы — читайте в материале Контур.Диадока.

Что еще появится в машиночитаемых доверенностях

Полномочия в доверенности можно указать в свободной форме либо взять из классификатора полномочий. Классификатор — это перечень наиболее распространенных полномочий. Полномочия в нем можно будет найти по номеру или названию. Ознакомиться с классификатором — через Госуслуги.

Пока классификатор полномочий находится в разработке. Как именно он будет выглядеть, можно оценить на примере недавно созданного классификатора ФНС.

Мы ожидаем, что в течение 2023 года также появятся нормативные правовые акты, которые прояснят: порядок передачи данных о выпущенных доверенностях в ЕСИА Госуслуги и как иностранным организациям работать с МЧД. Кроме того необходимо, чтобы десятки информационных систем утвердили свои регламенты по работе с МЧД. Тогда можно будет применять электронную доверенность массово, а не только в ФНС, СФР и электронном документообороте.

В разных системах у сотрудника могут быть разные машиночитаемые доверенности. И процесс работы с ними может несколько отличаться. Это связано с тем, что каждая система самостоятельно определяет формат и порядок работы с МЧД.

МЧД в налоговой отчетности уже работает

Сдавать налоговую отчетность можно с машиночитаемой доверенностью. Порядок работы с МЧД описывает приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.

Необходимо отправить МЧД в ФНС один раз до отправки отчетности. Оформить доверенность можно на уполномоченного работника или обслуживающую бухгалтерию. Эта схема похожа на отправку бумажной доверенности, только все процессы переведены в онлайн. Использовать МЧД с налоговой отчетностью уже можно в Контур.Экстерне.

Аналогичный порядок работы с МЧД запущен и в Социальном фонде России (СФР). Организация до сдачи отчетности отправляет МЧД в СФР. Когда Фонд примет доверенность, у нее появится номер — этот номер нужно будет указывать при передаче отчетов. 

МЧД в Росстате, ЕГАИС, таможне и Честном ЗНАКе

Планы по использованию МЧД есть у некоторых госпорталов. Например, системы алкогольной отчетности ЕГАИС РАР, Росстат, Росреестр. Однако пока форматов доверенностей для этих ведомств нет.

Система маркировки Честный ЗНАК, система Федресурс и портал Федеральной таможенной службы (ФТС) реализовали работу с МЧД, но не в полном объеме.  

А пока сотрудникам и уполномоченным лицам можно оформить ЭП юрлица. С ней они смогут действовать от имени организации: сдавать отчетность, участвовать в госзакупках, подписывать договоры.

Получить электронную подпись сотрудника →

Использование электронной доверенности в ЭДО с контрагентами

Машиночитаемую доверенность можно применять при документообороте между компаниями. Принцип создания доверенности такой же, что и для отчетности — перед отправкой МЧД руководитель должен подписать ее своей электронной подписью.

Создать доверенность можно несколькими способами:

— в сервисах, например, в Контур.Доверенности,

— на сайте реестра машиночитаемых доверенностей, созданного ФНС.

Реестр ФНС является распределенным — это блокчейн-платформа (данные хранятся сразу у нескольких участников реестра и будут доступны, даже если один из узлов сети перестанет работать). Хранение МЧД в распределенном реестре позволяет отправлять не документ электронной доверенности, а только ее реквизиты — по ним контрагент-получатель проверит всю необходимую информацию.

Сервис Контура для работы с доверенностями

Контур создал свой сервис для работы с машиночитаемыми доверенностями — Контур.Доверенность. МЧД из него можно использовать для электронного документооборота (в Диадоке или собственной системе организации). 

В сервисе уже можно создавать, подписывать, передавать и проверять МЧД. Другие возможности появятся позже, после утверждения дополнительных нормативно правовых актов по МЧД. Команда сервиса планирует добавить в сервис доверенности для отчетности в налоговую и ФСС. А также поддержать форматы доверенностей, которые будут появляться в других системах.

Контур.Доверенность позволяет собрать все МЧД организации в одном месте. Директор может подписывать их, менять полномочия, отзывать и отслеживать срок действия МЧД. Если директор не готов самостоятельно управлять всеми доверенностями организации, можно назначить ответственного сотрудника. Он будет оформлять доверенности, а директору останется только подписать их.

Скриншот из сервиса Контур.Доверенность. Видны все МЧД компании, кому они выданы и когда заканчиваются. 

Сервис уже можно использовать для обмена документами с контрагентами (B2B-отношения), например, в Диадоке. А также есть возможность интегрировать его во внутрикорпоративную систему или другой сервис — с помощью API Контур.Доверенность.

Зачем вводят МЧД

Первые машиночитаемые доверенности начали использовать с марта 2022 года. Именно тогда изменились правила работы с электронной подписью — изменился тип электронной подписи, которую должны будут использовать сотрудники (нововведения 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Электронные доверенности законодатели ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях. Ранее сотрудники подписывали документы компании двумя способами: 

• использовали электронную подпись юрлица — в ней указывались и данные сотрудника, и его принадлежность к компании. Способ безопасный, однако не всегда позволял проверить все полномочия сотрудника и срок этих полномочий; 
• использовали дубликат закрытого ключа подписи руководителя. Этот способ очень рискованный, поскольку любой, кто имел доступ к ключу директора, мог совершать любые действия от лица организации, в том числе финансовые махинации или ликвидацию компании. 

По новым правилам, сотрудники и уполномоченные лица будут использовать только личную электронную подпись физлица — в ней есть только данные сотрудника и нет данных о компании. И чтобы подтвердить полномочия, сотрудник будет прикладывать МЧД при подписании документов. Новая схема работы безопаснее как для организации, так и для сотрудника.

Чтобы сотрудник подписывал документы от лица компании, ему достаточно получить электронную подпись юрлица. До сентября 2023 года она работает без МЧД и действует почти также, как подпись руководителя. А для соблюдения новых правил мы дополнительно выдадим сотруднику сертификат физлица.

Получить электронную подпись сотрудника →