Машиночитаемая доверенность: основные понятия и что известно летом 2022 года

До конца 2022 года сотрудники должны научиться работать с электронными подписями по новым правилам. А именно: использовать электронную подпись физлица и машиночитаемую (электронную) доверенность для подписания документов.

Что такое МЧД или электронная доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, уполномоченном лице и полномочиях, которые оно получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — «электронная доверенность». 

Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП, а далее — ЭП). Когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит МЧД к пакету подписанных документов.

Машиночитаемые или электронные доверенности появились на фоне изменений 63-ФЗ «Об электронной подписи». Сотрудники и уполномоченные лица будут подписывать документы компании новым типом электронной подписи — ЭП физлица (в ней нет данных организации). Чтобы подтвердить полномочия, сотрудник должен приложить к документам машиночитаемую доверенность.

МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к содержанию. Сведения из машиночитаемой доверенности информационная система или сервис могут считать автоматически. Чего не получится сделать со скан-копией. Поэтому скан-копия доверенности не равна машиночитаемой доверенности. 

Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или уполномоченное лицо, может подписывать электронные документы от имени организации.

ca

Машиночитаемую доверенность должен подписывать руководитель. Получите электронную подпись директора с нашей помощью.

Сроки введения машиночитаемых доверенностей

В течение 2022 года применять МЧД можно по желанию. До 31 декабря 2022 года* сотрудники могут работать по любой из двух схем: 

  • по-старому — применять электронную подпись юрлица, в которой указаны данные сотрудника,
  • по-новому — использовать МЧД и электронную подпись физлица, оформленную на сотрудника (без указания данных юрлица). 

К лету 2022 года перейти на МЧД можно только на некоторых площадках. Например, в налоговой и страховой отчетности — ФНС и ФСС уже разрешают организациям отчитываться по электронным доверенностям. Или в ЭДО, если оба контрагента готовы обмениваться электронными доверенностями и система ЭДО научилась работать с МЧД. 

Обязательными машиночитаемые доверенности станут 1 января 2023 года — без них сотрудник не сможет подписать документы от лица компании. Но откладывать переход на МЧД до 2023 года очень рискованно. Поскольку на адаптацию понадобится месяц или больше: обеспечить сотрудников электронными подписями физлиц, обучить оформлению и отправке доверенностей.

kep

Чтобы сотрудники и представители привыкли к собственным электронным подписям, оформите им подписи юрлица. Они работают без МЧД и почти также значимы, как подпись директора.

 

Рекомендуем протестировать МЧД до ноября 2022 года. Это позволит не застопорить работу организации в первые месяцы 2023 года.

* Участники рынка обсуждают отсрочку обязательного перехода на МЧД до 1 сентября 2023 года (цитата представителя Минцифры Романа Кузнецова с «Всероссийского форума ЭДО 2022»). Однако пока нет ни проектов законодательных актов, ни официальных подтверждений от госорганов.

Принципы работы МЧД и содержание доверенности 

Порядок работы с МЧД еще дорабатывается. В этом разделе расскажем, о том, что уже известно. О том, что находится в стадии разработки — в следующем разделе.

Уже понятно, по каким принципам работают доверенности. Их устанавливает постановление Правительства РФ от 21.02.2022 №223. 

Выпуск доверенностей

Директор или сотрудник вносит информацию в машиночитаемую доверенность. После этого директор подписывает МЧД своей электронной подписью руководителя (личная ЭП физлица не подойдет). 

Подписанная МЧД отправляется на хранение в информационную систему (ИС).

ca

Руководитель должен подписать доверенность электронной подписью перед тем, как передать в систему.

Хранение доверенностей

МЧД может храниться в разных системах — в зависимости от того, в какой системе директор подписал доверенность, куда МЧД будут передавать и как настроена работа с МЧД в организации.

Подходят информационные системы: 

  • операторов ЭДО, в том числе Контура;
  • федеральных органов исполнительной власти (ФНС, ПФР, ФСС и других);
  • аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ), в их числе и Контур;
  • УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
  • Головного удостоверяющего центра;
  • система, в которой происходит подписание документов, например, собственная ИС организации или сервис Контура;
  • системы аккредитованных доверенных третьих сторон (пока не существует).

Отправка и использование доверенностей 

Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:

  • отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет. 
  • указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные.

Получатель машиночитаемой доверенности может проверить: 

  • срок действия доверенности;
  • полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
  • электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

Отзыв доверенности

Если у сотрудника больше нет полномочий подписывать документы организации или его полномочия изменились, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно. 

Содержание МЧД

У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию. Их устанавливает приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В общих чертах, в доверенности должны быть: 

  • информация о МЧД — название и номер, срок действия;
  • данные доверителя (физлица, ИП или юрлица);
  • данные представителя и полномочия, которые он получает;
  • возможность передоверия;
  • электронная подпись, которой подписана МЧД.

Как именно МЧД будет выглядеть, может отличаться от системы к системе. Единый формат доверенности разрабатывает Минцифры РФ, но он будет носить рекомендательный характер. 

Поэтому у сотрудника может быть несколько разных МЧД для разных задач: отчетности, ЭДО, портала ФНС и других госсистем.

ca

Пока МЧД есть не во всех системах, сотрудники и уполномоченные лица могут использовать ЭП юрлица. Такая подпись подойдет для отчетности, ЭДО, тендеров и госзакупок.

Что еще появится в машиночитаемых доверенностях

Полномочия в доверенности можно указать в свободной форме либо взять из классификатора полномочий. Классификатор — это перечень наиболее распространенных полномочий. Полномочия в нем можно будет найти по номеру или названию. Ознакомиться с классификатором — через Госуслуги.

Пока классификатор полномочий находится в разработке. Как именно он будет выглядеть, можно оценить на примере недавно созданного классификатора ФНС.

Мы ожидаем, что в течение 2022 года также появятся нормативные правовые акты, которые прояснят: порядок передоверия МЧД, схему взаимодействия с нотариатом при передоверии и порядок передачи данных о выпущенных доверенностях в Головной удостоверяющий центр. Пока что неясно, как выстраивать эти процессы.

Кроме того необходимо, чтобы десятки информационных систем утвердили свои регламенты по работе с МЧД. Тогда можно будет применять электронную доверенность массово, а не только в ФНС, ФСС и электронном документообороте.

В разных системах у сотрудника могут быть разные машиночитаемые доверенности. И процесс работы с ними может несколько отличаться. Это связано с тем, что каждая система самостоятельно определяет формат и порядок работы с МЧД.

МЧД в налоговой уже работает

Сдавать налоговую отчетность можно с машиночитаемой доверенностью. Порядок работы с МЧД описывает приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.

Необходимо отправить МЧД в ФНС один раз до отправки отчетности. Оформить доверенность можно на уполномоченного работника или обслуживающую бухгалтерию. Эта схема похожа на отправку бумажной доверенности, только все процессы переведены в онлайн. Использовать МЧД с налоговой отчетностью уже можно в Контур.Экстерне.

Аналогичный порядок работы с МЧД запущен и в Фонде социального страхования (ФСС). Организация до сдачи отчетности отправляет МЧД в ФСС. Когда Фонд примет доверенность, у нее появится номер — этот номер нужно будет указывать при передаче отчетов. 

МЧД планируется в Росстате, ЕГАИС и Честном ЗНАКе

Также планы по использованию МЧД есть у некоторых госпорталов. Например, системы алкогольной отчетности ЕГАИС РАР, системы маркировки Честный ЗНАК и портала Росстата. Однако пока форматов доверенностей для этих ведомств нет. 

Другие государственные информационные системы пока не объявляли о планах по запуску МЧД. Однако по закону должны поддержать работу с электронными доверенностями к 2023 году.

kep

А пока сотрудникам и уполномоченным лицам можно оформить ЭП юрлица. С ней они смогут действовать от имени организации: сдавать отчетность, участвовать в госзакупках, подписывать договоры.

Использование электронной доверенности в ЭДО с контрагентами

Машиночитаемую доверенность можно применять при документообороте между компаниями. Принцип создания доверенности такой же, что и для отчетности — перед отправкой МЧД руководитель должен подписать ее своей электронной подписью.

Создать доверенность можно несколькими способами:

— в сервисах, например, в Контур.Доверенности,

— на сайте реестра машиночитаемых доверенностей, созданного ФНС.

Реестр ФНС является распределенным — это блокчейн-платформа (данные хранятся сразу у нескольких участников реестра и будут доступны, даже если один из узлов сети перестанет работать). Хранение МЧД в распределенном реестре позволяет отправлять не документ электронной доверенности, а только ее реквизиты — по ним контрагент-получатель проверит всю необходимую информацию.

Сервис Контура для работы с доверенностями

Контур создал свой сервис для работы с машиночитаемыми доверенностями — Контур.Доверенность. МЧД из него можно использовать для электронного документооборота (в Диадоке или собственной системе организации). 

В сервисе уже можно создавать, подписывать, передавать и проверять МЧД. Другие возможности появятся позже, после утверждения дополнительных нормативно правовых актов по МЧД. Команда сервиса планирует добавить в сервис доверенности для отчетности в налоговую и ФСС. А также поддержать форматы доверенностей, которые будут появляться в других системах.

Контур.Доверенность позволяет собрать все МЧД организации в одном месте. Директор может подписывать их, менять полномочия, отзывать и отслеживать срок действия МЧД. Если директор не готов самостоятельно управлять всеми доверенностями организации, можно назначить ответственного сотрудника. Он будет оформлять доверенности, а директору останется только подписать их.

Сервис Контура для работы с доверенностями

Сервис уже можно использовать в Диадоке. Вскоре появится возможность интегрировать его во внутрикорпоративную систему или другой сервис — появится API для внешних систем.

Зачем вводят МЧД

Первые машиночитаемые доверенности начали использовать с января 2022 года. Именно тогда изменились правила работы с электронной подписью — изменился тип электронной подписи, которую должны будут использовать сотрудники (нововведения 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Электронные доверенности законодатели ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях. Ранее сотрудники подписывали документы компании двумя способами: 

  • использовали электронную подпись юрлица — в ней указывались и данные сотрудника, и его принадлежность к компании. Способ безопасный, однако не всегда позволял проверить все полномочия сотрудника и срок этих полномочий; 
  • использовали дубликат закрытого ключа подписи руководителя. Этот способ очень рискованный, поскольку любой, кто имел доступ к ключу директора, мог совершать любые действия от лица организации, в том числе финансовые махинации или ликвидацию компании. 

По новым правилам, сотрудники и уполномоченные лица будут использовать только личную электронную подпись физлица — в ней есть только данные сотрудника и нет данных о компании. И чтобы подтвердить полномочия, сотрудник будет прикладывать МЧД при подписании документов. Новая схема работы безопаснее как для организации, так и для сотрудника.

kep

Чтобы сотрудник подписывал документы от лица компании, ему достаточно получить электронную подпись юрлица. До конца 2022 года она работает без МЧД и действует почти также, как подпись руководителя.


Топ‑5 вопросов об электронной подписи в 2022 году

С 1 января 2022 года для руководителей организаций и индивидуальных предпринимателей меняются правила получения электронной подписи. Мы собрали самые частые вопросы, которые поступают в нашу техподдержку, и попросили ответить на них экспертов Удостоверяющего центра Контура.

Вводится переходный период для электронных доверенностей и изменений в сфере электронной подписи

Принят закон, который переносит сроки некоторых изменений в сфере электронной подписи. Сертификаты сотрудников, в которых указаны данные организации, можно получать и применять до 31 декабря 2022 года. Использовать МЧД обязательно только с 1 января 2023 года, но по возможности можно и раньше. Руководителям по-прежнему с 1 января нужно обращаться в УЦ ФНС, прежние сертификаты могут работать максимум до 31 декабря 2022 года.

Новые правила работы с электронной подписью в 2022 году. Изменения в 63‑ФЗ

С 1 июля 2021 года постепенно меняются сценарии работы с сертификатами электронных подписей (ЭП). Сергей Казаков, руководитель УЦ Контура, подробно разъяснил, какие сертификаты пока можно применять, где получить новый и что для это надо сделать.