Электронный документооборот
Учет и отчетность
Участие в закупках
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Управление HR‑процессами
Проверка контрагентов
Обучение
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Продажи и маркетинг
Информационная безопасность
Сейчас нет конкретного закона, регулирующего хранение и применение факсимиле. Хотя есть пара нюансов, которые могут стать причиной судебных разбирательств. В этой статье разбираемся, в каких случаях ставят факсимильную подпись, где ее изготовить и на что заменить.
В этой статье:
Что такое факсимиле
Факсимиле — это точная копия подписи человека, которую ставят печатью или штампом. Его также используют в электронных документах. Для этого изображение подписи сканируют и вставляют в необходимый файл.
С помощью факсимиле подписывают бумаги без ее обладателя. Оно также подходит для большого объема документов, когда быстрее и проще их проштамповать.
Но не все организации и предприниматели готовы применять факсимиле, поскольку его легко подделать и нельзя использовать на некоторых документах. Поэтому используют более универсальный и безопасный вариант — электронную подпись (ЭП).
Чтобы получить сертификат электронной подписи, подайте заявку. А затем отнесите необходимые документы в офис Удостоверяющего центра.
В каких документах разрешено ставить факсимиле
Факсимильную копию можно использовать и в документообороте с сотрудниками, и контрагентами. Каждый самостоятельно определяет, на чем ставить факсимиле. Но есть документы, на которых делать это запрещено законом (Письмо МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@).
На каких документах можно и нельзя ставить факсимиле в 2025 году
| Разрешено | Запрещено | |
|---|---|---|
|
В документах без повышенных финансовых и юридических последствий: информационных и поздравительных письмах, грамотах, служебных удостоверениях,дополнениях и др. |
На документах, которые несут финансовые последствия: доверенностях, платежных, налоговых, кассовых документах, бухгалтерских отчетностях, счет-фактурах, векселях и др., а также на кадровых документах. |
|
Какие документы нужны для факсимиле
Если компания решает использовать факсимиле, то должна юридически это зафиксировать: заключить соглашение с контрагентом или отразить это в локально-нормативном акте для внутреннего документооборота (ст. 160 ГК РФ).
Условия использования факсимиле прописывают в основном договоре с контрагентом или в отдельном соглашении, прикладывая к основному договору. Документ нужно заверить личной подписью, указать список бумаг, где можно ставить клише-печать, указать лица, чьи подписи будут ставить в документах и образцы их копий.
Чтобы использовать факсимиле внутри организации, нужно выпустить приказ руководителя и положение об этом. В распоряжении указать сценарии применения и ответственного за хранение и выдачу клише.
Могут ли ставить факсимиле физлица
По закону факсимиле могут использовать не только юридические, но и физические лица, если это прописано в договоре (ст. 160 ГК РФ).
Без согласования использовать клише-печать могут только слабовидящие физлица и только при банковских операциях с наличными. Например, чтобы открыть вклад. Для этого им необходимо предъявить:
- паспорт,
- документы об инвалидности,
- нотариально заверенное удостоверение о том, что факсимильный штамп соответствует собственноручной подписи лица.
Кто изготавливает факсимиле
Заказывают факсимиле в компании, где делают печати и штампы. Обычно это занимает несколько дней. Вот, что нужно сделать:
- Отправить изготовителю фрагмент подписи на бумаге или в электронном варианте. Вместе с этим нужно уточнить ее размеры в миллиметрах. Затем специалист подгонит подпись для штампа — сделает ее более яркой и ровной.
- Выбрать форму и материал штампа: ручную или автоматическую печать, клише печати из резины или полимера.
- Забрать печать. В конце клише прикрепляют к основе. Готовое факсимиле отдают уполномоченному сотруднику компании.
Цифровое изображение подписи можно отсканировать с помощью специального приложения и отправить на компьютер.
Использование и хранение клише-штампа
Клише-печать хранят в сейфе, а его электронный вариант на компьютере сотрудника компании: секретаря, кадровика, бухгалтера и др. Он должен записать в журнале учета печатей и штампов дату его выдачи и возврата факсимиле
Ответственного за факсимиле назначает руководитель. Для этого нужно выпустить приказ.
Как распознать факсимиле
Понять, что перед вами факсимиле легко. Вот основные признаки:
- однотонный цвет;
- нет пропусков и мелких деталей;
- одинаковая степень нажатия;
- утолщение по краям и след от оснастки.
Также в каждом документе у такого росчерка будут одинаковые наклон и размер.
Если в документ добавили скан подписи, а затем распечатали его, тогда с обратной стороны бумаги не будет оттиска от ручки. Также при ближайшем рассмотрении можно увидеть пиксели изображения.
А вот определить скан подписи в электронном формате очень сложно. Лучше запросить бумажный вариант документа или обратиться за экспертизой.
Неправомерное использование факсимиле
Иногда клише-печать ставят на запрещенном документе или без согласования с его владельцем. Это запрещено законом. Вопросы о неправомерном использовании решаются в суде. Документ могут не только аннулировать, но и назначить штраф, или даже привлечь к уголовной ответственности.
На что заменить факсимиле
Несмотря на удобство факсимильной подписи, организации с недоверием относятся к ней. Прежде всего потому, что она может стать инструментом мошенников.
Поэтому для электронного документооборота лучше использовать электронную подпись (ЭП). Она заменяет собственноручную подпись с печатью и во много раз безопаснее факсимиле, так как защищена криптографией. Однако сервис, в котором она создается, должен уметь ее визуализировать: показывать штамп с данными ЭП.
Наиболее безопасная и удобная — квалифицированная электронная подпись (КЭП): она автоматически придает документам юридическую силу без дополнительных условий, ее применяют и госорганы, и частные компании,
Узнать подробнее про электронную подпись можно у наших специалистов. Они расскажут о ней и ответят на вопросы. Также сотрудники Контура помогут разобраться и выбрать нужную ЭП.
