Электронная подпись для МЧД

В тексте рассказываем, какая подпись подойдет для машиночитаемой доверенности и как получить сертификат ЭП. 

Получите сертификат электронной подписи не выходя из дома прямо сейчас 

Купить

Что такое МЧД и для чего она нужна

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это доверенность, которая подтверждает полномочия представителя организации при работе с электронными документами. Она позволяет уполномоченному лицу подписывать электронные документы от имени организации.

Электронная подпись для МЧД: виды и различия

При создании МЧД подходит только усиленная квалифицированная электронная подпись руководителя. Кратко расскажем о ее особенностях.

Электронная подпись руководителя (директора)

Руководители организаций получают сертификат электронной подписи в Федеральной налоговой службе (ФНС), в удостоверяющем центре Банка России или в Казначействе. Конкретное ведомство зависит от вида организации. Подробнее об этом писали здесь.

Для оформления сертификата необходимо подготовить пакет документов, подать заявку на сертификат, а затем получить сертификат лично или онлайн. Для работы с ЭП потребуется настроить компьютер, установить средства криптографической защиты информации (СКЗИ) и сертификат.

При оформлении первого сертификата УКЭП в государственном удостоверяющем центре руководителю необходимо лично посетить ведомство для подтверждения своей личности.

Процесс получения электронной подписи для работы с МЧД

Для работы с МЧД руководителю организации необходимо получить УКЭП.

Где и как получить электронную подпись

Получить сертификат УКЭП руководителя можно только в государственном УЦ. В этом помогает Контур.

Подайте заявку онлайн через сайт или лично в офисе.

Идентифицируйте личность: принесите документы, чтобы сотрудники могли подтвердить вашу личность, если получаете сертификат подписи впервые.

Получите сертификат подписи, ключи которого будут записаны на защищенный USB-токен или другой носитель.

Необходимые документы для оформления

Для оформления потребуются паспорт, ИНН, СНИЛС и ОГРН организации.

Создание и управление МЧД с помощью электронной подписи

После оформления сертификата КЭП можно приступать к оформлению МЧД.

Пошаговая инструкция по созданию МЧД

Выберите сервис для создания МЧД. Ее можно оформить в сервисах ЭДО, например, в Контуре.

Заполните форму МЧД. И укажите данные доверителя (организации), данные уполномоченного лица (сотрудника), срок действия доверенности, полномочия.

Выберите полномочия. Используйте единый классификатор полномочий (доступен на сайте Госуслуг или в сервисе), чтобы выбрать конкретные полномочия, которые передаются сотруднику.

Подпишите МЧД. Руководитель организации подписывает заполненную форму своей УКЭП.

Зарегистрируйте МЧД. Подписанная доверенность автоматически отправляется на регистрацию в реестр ФНС.

После этого МЧД можно использовать при работе с документами.

Выдавайте МЧД сотрудникам за 5 минут в Контур.Доверенности. Сервис подходит любым компаниям

Выпустить МЧД

Различные форматы МЧД и их применение в 2025 году

В 2025 году работает несколько форматов МЧД.

Формат 003 (единый)

Применяют для обмена документами между компаниями и ведомствами, а также для работы с информационными системами (ЕГАИС, ФТС, Честный ЗНАК и др.).

Формат 5.03 (ФНС)

Предназначен для сдачи налоговой отчетности. Он поддерживает передоверие и может быть оформлен через специальные сервисы, например, в системах электронного документооборота, таких как Контур.

Формат СФР

Используют для работы с Социальным фондом России (ранее ФСС и ПФР) по социальным выплатам.

Системы хранения и проверки МЧД

Доверенности можно хранить:

• В Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА);
• информационных системах аккредитованных УЦ;
• системах операторов ЭДО;
• распределенном реестре ФНС — на сегодняшний день это самое популярное хранилище МЧД в России.

МЧД можно проверить через сайт ФНС, портал УФО или через сервисы ЭДО.

Для проверки необходимо загрузить файл МЧД в сервис и запустить проверку. При этом важны: срок действия, данные доверителя и представителя, полномочия МЧД.

Практическое использование электронной подписи и МЧД

Обычно ЭП и МЧД используют:

• при сдаче отчетности в ведомства органы;
• для подтверждения полномочий при обмене электронными документами с контрагентами;
• для подписания кадровых документов в электронном виде.

Преимущества использования электронной подписи с МЧД

ЭП и МЧД предоставляют бизнесу ряд преимуществ: безопасность, экономию и удобный интерфейс.

Преимущества безопасности

МЧД исключает возможность подделки доверенностей и несанкционированного доступа к документам, так как подписать МЧД можно только электронной подписью руководителя организации.

Экономические выгоды

Сокращение бумажного документооборота, упрощение процессов и повышение эффективности работы с документами приводят к значительной экономии времени и ресурсов.

Удобство управления полномочиями сотрудников

Возможность гибко и безопасно делегировать сотрудникам права на совершение действий от имени организации, используя ЭП. МЧД позволяет четко определить круг полномочий сотрудника, что снижает риски несанкционированных действий и упрощает процесс документооборота.

Решение типичных проблем при работе с ЭП и МЧД

Вот несколько вопросов, которые могут возникнуть при работе с доверенностью.

Что делать при увольнении сотрудника с действующей МЧД

При увольнении сотрудника необходимо отозвать МЧД. Для этого заполните заявление на отмену МЧД и подпишите его УКЭП руководителя. Заявление подается в ту информационную систему, где хранится доверенность

Процесс передоверия полномочий

Передоверие упрощает процесс выдачи МЧД, особенно для крупных компаний, где требуется выдавать большое количество доверенностей. Его можно выполнить, если это разрешено в первоначальной МЧД или обстоятельства требуют защиты интересов доверителя.

Передоверить полномочия вправе только руководитель. Обычно он выдает доверенность с правом передоверия, а затем уполномоченное им лицо или организация оформляет последующие МЧД на других сотрудников. Но если первоначальная МЧД с правом передоверия отзывается, то все последующие доверенности, выданные на ее основе, также теряют силу.

Подробнее об этом писали здесь.

Решение технических проблем с МЧД

При работе с МЧД возможны:

• ошибки в данных;
• несоответствия в сертификатах;
• проблемы совместимости браузеров;
• сбои в работе сервисов.

Для решения этих проблем важно проверять и уточнять данные, использовать рекомендованные браузеры, проверять сроки действия сертификатов и наличие необходимых корневых сертификатов, а также повторять попытки в случае технических сбоев. Если МЧД не прошла проверку, необходимо запросить у контрагента новый документ или договориться о подтверждении полномочий иным способом.

Использование ЭП для работы с МЧД значительно упрощает и повышает безопасность документооборота в организации. Чтобы избежать проблем и максимально эффективно применять доверенность, важно своевременно оформлять и обновлять электронные подписи, а также следить за изменениями в законодательстве и сервисах.

У каждой системы и портала — свои особенности и требования к МЧД. Если у вас возникают трудности с оформлением доверенности, вы всегда можете обратиться за помощью к экспертам Удостоверяющего центра.

Получить помощь экспертов