Электронная подпись директора

Что такое электронная подпись и какие плюсы она дает директору

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог реальной подписи человека, которую используют для подписания документов в электронном виде.  Бывает несколько видов ЭП, но руководители организаций чаще всего используют квалифицированную ЭП или, другими словами, КЭП. Она нужна, чтобы сдавать отчетность в налоговую или подписывать документы в сервисах электронного документооборота. С ее помощью входят в информационные системы, утверждают документы, подтверждают действия.

ЭП и ЭЦП — означает одно и то же — это сокращение словосочетания «электронная подпись». ЭЦП — устаревшее сокращение, но оно еще массово используется.

Авторизация в системах торговли и информации

Без электронной подписи руководитель не сможет работать в популярных информационных системах: 

• тендерных площадках: ЭТП госзакупок в том числе гособоронзаказа, коммерческих торгов, торгов имущества банкротов,
• систем для сдачи налоговой отчетности, передачи сведений в ПФР и т.д.,
• подачи иска в суд, например, через систему «Мой Арбитр»,
• обращения в госорганы, например, в Ростехнадзор или Минпромторг,
• цифровой маркировки Честный ЗНАК,
• получения госуслуг,
• работы с банками и партнерами с помощью ЭДО,
• закупок через интернет-магазины, например, Wildberries,
• решения других вопросов.

Оформить такую подпись можно с помощью удостоверяющего центра. Например, УЦ Контура поможет подготовить заявку на выдачу сертификата ключей подписи, выбрать и приобрести подходящий токен, настроить компьютер для работы с ЭП, установить сертификат, а еще — будет оказывать техподдержку и подсказывать, как работать с торгами и на госсайтах.

Заказать

Чтобы получить доступ ко многим государственным системам, руководителю нужно зарегистрироваться на Госуслугах (ЕСИА или ЕПГУ). Заполнить свою учетную запись, а также добавить учетную запись своей организации.

После этого с учетной записью Госуслуг директор сможет создать личные кабинеты организации в других госсистемах. Например, в ЕИС госзакупок, на восьми федеральных торговых площадках, системе ЛесЕГАИС и других.

Без аккаунта на Госуслугах можно регистрироваться в коммерческих системах. В большинстве случаев для регистрации понадобится электронная подпись. Например, в банковском сервисе для оформления независимой гарантии предварительная регистрация на Госуслугах не требуется, достаточно электронной подписи директора.

Электронная подпись также нужна руководителю, чтобы подключиться к системе для электронного документооборота с партнерами, например, к Контур.Диадоку.

Ведение дел без личного присутствия

С электронной подписью директор может перевести в онлайн-формат рабочие процессы: от регистрации фирмы до уплаты налога на прибыль.

Сайт Госуслуг позволит открыть свое дело и зарегистрировать компанию, портал госзакупок — найти заказ на продукцию, банковские приложения — оформить независимую гарантию, интернет-магазины — реализовать товары без участия в тендерах, а сервисы налоговой — сдать отчетность. И все это возможно без личного посещения всех этих инстанций.

Электронная подпись директора заменяет его личную и позволяет утверждать действия руководителя компании, и подписывать документы, в том числе контракты, из любой точки мира. Главное — правильно настроенный компьютер и стабильный доступ в интернет.

Обращайтесь за помощью в получении электронной подписи в удостоверяющий центр Контура. Цены на поддержку сертификатов ФНС специалистами УЦ Контура начинаются от 2,5 тыс. руб.

Заказать

Уплата налогов через порталы

Если у директора есть электронная подпись, фирма может сдать отчетность, заплатить налоги, оплатить госпошлины или торговый сбор в онлайн-формате. Вот какие дистанционные способы уплаты налогов рекомендует использовать ФНС:

• Официальный сервис службы. Войти в личный кабинет (ЛК) на сайте ФНС удастся с помощью ЭП или учетной записи на портале Госуслуг.
• Сайт Госуслуг. Для перевода денег понадобится уникальный номер (УИН) из налогового уведомления.
• Банковские сервисы, раздел «Платежи». Для перечисления средств понадобится УИН из уведомления или QR-код.

Остальные сервисы ФНС, например, мобильное приложение, подходят только для физлиц.

Обратите внимание: чтобы войти в ЛК на сайте ФНС без ЭП и аккаунта Госуслуг, нужно лично посетить ФНС и получить доступ к сервису.

Выбор УЦ для приобретения ЭЦП

Куда обращаться директору за оформлением ЭП, зависит от сферы деятельности организации. С 2022 года директора фирм и ИП получают сертификаты в государственных УЦ. Руководители коммерческих фирм получают сертификаты ЭП в налоговой или у доверенных лиц УЦ ФНС, руководители финансовых организаций — в УЦ Банка России, а госучреждения — в Казначействе.

Если у директора уже есть электронная подпись от в коммерческого УЦ, то она продолжит действовать до конца своего срока. При этом УЦ должен быть аккредитован по новым правилам из 63-ФЗ.

Рядовые сотрудники продолжат оформлять ЭП в аккредитованных коммерческих удостоверяющих центрах. Контур входит в число аккредитованных УЦ. Возможно, электронная подпись понадобится сотрудникам, которые раньше не оформляли ее — ФНС будет выдавать подписи директору только в единственном экземпляре и копировать ее для сотрудников будет нельзя.

Также можно обратиться за помощью в получении ЭП в коммерческие удостоверяющие центры. Например, Контур помогает директорам коммерческих фирм оформить электронную подпись в ФНС и оказывает техподдержку после получения сертификата.

Заказать

Как директору получить подпись

В налоговой

Инструкция, как директору фирмы получить сертификат ЭП в ФНС:

1. Купить токен. Устройство должно быть сертифицировано федеральной службой по техконтролю (ФСТЭК) и ФСБ. Какие модели рекомендует налоговая, можно посмотреть на сайте ФНС, а узнать подробный порядок оформления ЭП в ФНС — в Приказе ФНС России от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@.
2. Скачать спецпрограмму для работы с ЭП — средство криптографической защиты информации (СКЗИ). ФНС рекомендует использовать КриптоПро CSP. Для начала работы с ЭП программу необходимо установить на ПК пользователя и приобрести лицензию. Сделать это можно в УЦ Контура.
3. Подготовить документы для оформления подписи: паспорт, СНИЛС, ИНН. Подробный список мы перечислили в следующем разделе статьи
4. Лично обратиться в ФНС или к его представителям за выпуском сертификата. Записываться на прием не нужно, инспекции выдают сертификаты в порядке живой очереди. Выбрать инспекцию и время посещения можно на сайте налоговой — обратите внимание, что сертификаты выдают только некоторые инспекции. При себе, кроме документов, нужно иметь токен для записи на него сертификата ЭП.

Личное обращение нужно только при получении первого сертификата ФНС. Так налоговая проверит, что сертификат получает именно руководитель, а не третье лицо. Получить следующие сертификаты можно удаленно.

Если руководитель — иностранный гражданин, то порядок получения сертификата ФНС для него схожий. Им нужно предоставить номер СНИЛС и ИНН физлица, а также нотариальный перевод документа, удостоверяющего личность.

Упростить получение сертификата в налоговой можно с помощью Контура. Мы закажем сертификат, а после — настроим и установим его.

В Центробанке

УЦ Банка России предлагает оформить ЭП несколькими способами: в пункте выдачи или онлайн в личном кабинете на сайте УЦ. Первое получение сертификата всегда происходит при личном визите. Вот как оформить ЭП в УЦ Банка России онлайн:

1. Запросить в Банке России логин и пароль для входа в личный кабинет на сайте УЦ.
2. Войти в личный кабинет.
3. Создать запрос на получение сертификата ЭП.
4. Дополнить заявку документами, которые необходимы для выпуска сертификата.
5. Дождаться результатов проверки документов и сообщения о том, что сертификат готов.
6. Скачать сертификат и программу, которая понадобится для работы с ЭП.

Инструкция по получению сертификата есть на сайте УЦ Банка России. Подробные правила выдачи сертификата можно посмотреть в Указании Банка России от 10.03.2021 № 5750-У и Порядке реализации функций и исполнения обязанностей УЦ ЦБ РФ.

В Казначействе

Порядок получения сертификата в Казначействе похож на эти процессы в ФНС и Банке России. Казначейство, как и налоговая, выдает сертификаты ЭП директорам госучреждений после установки СКЗИ на компьютер пользователя и покупки в любой сторонней организации носителя для сертификата. Основание для выдачи сертификата — обращение в организацию и подача документов. Подробная инструкция по оформлению ЭП есть на сайте Казначейства.

Какие документы нужны для приобретения ЭЦП руководителю

Точный перечень документов, который понадобится для оформления электронной подписи, зависит от того, где руководитель планирует получить сертификат ЭП. Для получения сертификата ключей подписи в налоговой понадобятся:

• паспорт,
• СНИЛС,
• ИНН или его номер,
• заявление на получение сертификата.

УЦ Банка России и Казначейство при обращении за оформлением ЭП на имя директора дополнительно запрашивают документы, которые подтверждают полномочия руководителя. Например, выписку из устава или копию выписки из ЕГРЮЛ.

Личный документ: паспорт, ИНН, СНИЛС

Документы директора понадобятся для оформления электронной подписи в любом случае, вне зависимости от того, куда руководитель обращается за выдачей сертификата.

Предоставить эти документы придется и при оформлении ЭП с помощью УЦ Контура. В этом случае руководителю необходимо зайти в личный кабинет на сайте УЦ Контура и загрузить туда скан или фото паспорта. СНИЛС фотографировать не нужно, достаточно его номера. После внесения этих данных номер ИНН загрузится автоматически.

Заявление на оформление ЭЦП

При посещении удостоверяющего центра сотрудник УЦ поможет заполнить руководителю согласие на обработку персональных данных и заявление на выдачу сертификата ЭП. Если директор обращается в УЦ не лично, а через сайт соответствующего ведомства, запрос на выпуск сертификата руководителю компании придется подготовить самостоятельно.

При подаче обращения через УЦ Контура заявка на сертификат сформируется автоматически. При этом большая часть данных загрузится автоматически из базы данных налоговой.

Документ, подтверждающий полномочия руководителя

Удостоверяющий центр налоговой не запрашивает у директора компании при оформлении электронной подписи документы, которые подтверждают его полномочия. Эту информацию ФНС берет из своих баз данных. Если в базе будет указан не тот руководитель, то нужно будет отдельно обратиться в ФНС, чтобы исправить информацию — и тогда понадобится предоставить документ, который подтвердит полномочия директора.

УЦ Банка России и Казначейства в любом случае попросят приложить к заявлению документы, которые подтверждают назначение директора на должность и содержат информацию о длительности его полномочий.

Учредительные документы компании

Раньше эти документы обычно спрашивали у руководителя фирмы при оформлении ЭП в коммерческих УЦ. Сейчас, когда директор обращается за сертификатом ЭП в налоговую, их не запрашивают, так как ФНС проверяет сведения по своим базам данных. Учредительные документы могут понадобиться, если в базах данных информация неактуальна и ее нужно обновить.

УЦ Банка России и Казначейства могут запросить выписку из устава, если она внесет ясность в то, на какой срок назначен или выбран на должность директор компании.

Краткие тезисы статьи

С 2022 года руководители организаций обращаются за электронной подписью в ФНС, в УЦ Банка России или Казначейство. Куда именно обращаться, зависит от вида организации. 

Процесс получения сертификата схож с тем, как руководитель получал сертификат ранее в коммерческом УЦ. Нужно подготовить документы, создать заявку на сертификат, получить сертификат лично или загрузить его на компьютер через личный кабинет на сайте соответствующего ведомства. Чтобы работать с электронной подписью, понадобится настроить компьютер, установить СКЗИ и сертификат. 

При оформлении первой ЭП в УЦ ФНС руководителю придется посетить ведомство лично и подтвердить свою личность. 

Чтобы упростить процесс получения электронной подписи и избежать ошибок обращайтесь в УЦ Контура.

Заказать

Как руководителю применять электронную подпись в 2023 году

Пользоваться подписями коммерческих удостоверяющих центров руководители могут максимум до конца марта или обновить их в ФНС раньше — все зависит от срока действия сертификата. 

Например, если гендиректор получил электронную подпись в Контуре 29 декабря 2022 года сроком на 15 месяцев, то пользоваться ей он может до 29 марта 2023 года. После ее нужно будет обновить в ФНС.