Электронный документооборот
Учет и отчетность
Участие в закупках
Торговля и ритейл
Управление HR‑процессами
Проверка контрагентов
Автоматизация бизнеса
Обучение
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Продажи и маркетинг
Информационная безопасность
Бумажный документ имеет юридическую силу, если в нем есть собственноручная подпись и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?
Что такое электронный документооборот
Электронный документооборот или ЭДО — это обмен документами через интернет или внутреннюю сеть компании. ЭДО значительно ускоряет взаимодействие между контрагентами, коллегами, помогает экономить ресурсы и соблюдать требования законодательства.
Он бывает нескольких видов:
-
В2G — между налогоплательщиками и государством, например, для сдачи отчетности
-
В2В — между контрагентами, например, для заключения сделок
-
КЭДО — кадровый электронный документооборот для решения внутренних задач компании
В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (устаревшее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота.
Электронный документооборот в России регламентируют, например, Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 и Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011
Что придает электронному документу юридическую силу
Электронные документы с КЭП по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.
Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ее в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.
Как подписать документ электронной подписью
Сделать это можно во многих программах:
-
Специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности. Например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн.
-
Различных информационных системах. Например, на портале Госуслуги, электронных торговых площадках.
-
Учетных системах. Например, SAP, Oracle, MS Dynamics.
-
Компьютерных программах для работы с электронными документами. Например, Microsoft Word, Adobe Acrobat и другими.
-
Специальных программах для создания и проверки электронной подписи, которые устанавливаются на компьютер. Например, КриптоАРМ.
-
Сервисах, куда можно загрузить любой документ и создать для него электронную подпись.Например, Контур.Крипто.
Контур.Крипто работает с подписью от любого удостоверяющего центра.Сервис не требует установки. Работать с документами в нем можно на любом компьютере с интернетом.
В разговоре с коллегами можете сослаться на закон. Согласно п.1 ст. 6 63-ФЗ «Об электронной подписи», информация, подписанная КЭП, признается равнозначной документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Кроме случаев, когда по закону требуется исключительно бумажный документ (например, документы, связанные с гостайной).
Так, согласно п.1 ст. 169 НК РФ, счет-фактура может быть составлена в электронной форме в соответствии с установленными форматами и порядком. Формат счета-фактуры (УПД) в электронной форме утвержден Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@. В приказе указано, что счет-фактура или УПД должны быть составлены только в формате XML. Соответственно, если УПД отправлен в неформализованном формате (в вашем случае — в виде скана с электронной подписью), документ не будет юридически значимым и при проверке со стороны ФНС могут возникнуть проблемы с вычетами по НДС.