Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?
Что такое электронный документооборот?
Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.
В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:
- федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
- федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
- приказ Минфина России N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.
Что придает электронному документу юридическую силу?
Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.
Формализованные документы
К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:
- соответствие формату, утвержденному государством,
- передача документов в соответствии с регламентом,
- квалифицированная электронная подпись (далее — КЭП).
Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.
Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников, торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.
Неформализованные документы
К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.
- Подписать квалифицированной электронной подписью. Как и в случае с формализованными документами, КЭП по умолчанию наделяет документ юридической силой.
- Подписать простой или неквалифицированной электронной подписью.
Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.
Как подписать документ электронной подписью?
Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:
- В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
- В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
- В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
- В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, Adobe Acrobat и другими).
- В специальных программах для создания и проверки электронной подписи, которые устанавливаются на компьютер (например, КриптоАРМ).
- В веб-сервисах, куда можно загрузить любой документ и создать для него электронную подпись (например, Контур.Крипто).
О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.
Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников, торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.
Так, согласно п.1 ст. 169 НК РФ, счет-фактура может быть составлена в электронной форме в соответствии с установленными форматами и порядком. Формат счета-фактуры (УПД) в электронной форме утвержден Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@. В приказе указано, что счет-фактура или УПД должны быть составлены только в формате XML. Соответственно, если УПД отправлен в неформализованном формате (в вашем случае — в виде скана с электронной подписью), документ не будет юридически значимым и при проверке со стороны ФНС могут возникнуть проблемы с вычетами по НДС.
В разговоре с коллегами можете сослаться на закон. Согласно п.1 ст. 6 63-ФЗ «Об электронной подписи», информация, подписанная КЭП, признается равнозначной документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Кроме случаев, когда по закону требуется исключительно бумажный документ (например, документы, связанные с гостайной).