Когда медикам нужны электронная подпись и МЧД

Врачи и фельдшеры должны выдавать больничные и другие медицинские документы только в электронном виде. Для этого им нужна ЭП, а в некоторых случаях и машиночитаемая доверенность.

Иван Быков Ведущий эксперт в сфере электронной подписи

Медицинские организации полностью перешли на электронный документооборот. Их сотрудники выписывают для пациентов справки, больничные и другие документы только в электронном виде. Но есть нюансы: у медиков схема работы с электронной подписью и МЧД немного отличается от стандартной.

Если вы еще не получили сертификат электронной подписи, оформите его в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.

Выпустить сертификат

Какую электронную подпись использовать медицинскому работнику

Медицинские работники подписывают в день сотни документов в электронном формате: больничные листы, кадровые документы, медицинские карты. Для всех  сценариев нужна своя электронная подпись (ЭП).

Электронная подпись для кадрового документооборота

Например, если лечащему врачу, фельдшеру и сотрудникам медико-социальной экспертизы нужно подписать кадровые документы или приказы. Для этого им понадобится сертификат квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи с реквизитами физического лица.

Электронная подпись для внешнего документооборота

Например, сдачи отчетности перед государством, больничных, рецептов и медицинских карт. Подписывать такие документы может и директор клиники, и главный врач, и сотрудник медучреждения. Разница в том, какой сертификат нужно им использовать.

Руководителям — главврачам или директорам клиник — нужен сертификат с реквизитами юрлица. Получить его главный врач государственной клиники может только в Удостоверяющем центре Федерального казначейства (УЦ ФК). Руководитель частной клиники может обратиться в Федеральную налоговую службу или к ее представителям через Контур.

Лечащим врачам, фельдшерам и работникам медико-социальной экспертизы понадобится сертификат с реквизитами физического лица. Его выдают в аккредитованных удостоверяющих центрах. Дополнительно к документам нужно будет прикладывать машиночитаемую доверенность (МЧД). Она подтвердит право сотрудника подписывать документы от лица организации. У ее файла есть свой формат — xml, в нем указывают информацию о доверителе, сотруднике и его полномочиях.

В каких случаях медикам нужно использовать МЧД

По общим правилам машиночитаемой доверенностью должны пользоваться все кроме руководителя организации. В отношении медицинских учреждений — это главврач. Но все же есть несколько моментов, когда МЧД не понадобится даже сотрудникам. Например, если:

• Больничный переходит от одного врача к другому внутри клиники.
• Речь идет о сведениях, которые передаются в единую государственную информационную систему здравоохранения (ЕГИСЗ). Как получить доступ к этой системе и зачем регистрироваться в федеральном реестре медорганизаций, объясним ниже.

Эксперты УЦ Контура помогут зарегистрировать медорганизацию в ФРМО, а сотрудников — в ФРМР

Оставить заявку

Кто и в каком порядке должен подписывать медицинские документы

Если документ должны заверить несколько специалистов, то электронную подпись ставит каждый медик. Так, например, поступают с протоколами медицинских консилиумов.

Особый случай — работа с листами нетрудоспособности или, если проще, больничными. Их заверяют сначала лечащие, а потом и главные врачи, после подписывают работодатели и отправляют документ регулятору.

О всех тонкостях работы с больничными рассказали в статье

Как работать с электронными подписями в ЕГИСЗ

Истории болезни, выписки, рецепты, которые врачи заверяют своей ЭП, автоматически передаются в ЕГИСЗ. Благодаря этому, пациенту не нужно постоянно носить с собой бумажные копии прошлых рекомендаций и результатов процедур.

Чтобы медики могли получить доступ к системе, больницу нужно зарегистрировать в федеральном реестре медицинских организаций (ФРМО) и получить доступ в федеральный регистр медработников (ФРМР). Для этого нужно подать заявление на портале Госуслуг и подписать его КЭП руководителя.

Затем необходимо внести данные всех сотрудников в ФРМР и подключиться к ЕГИСЗ с помощью API — набора правил, который позволяет перенести возможности одной системы в другую.

Чтобы документы передавались в ЕГИСЗ, нужно подписывать их с помощью сертификата электронной подписи физлица. МЧД использовать не нужно — система проверяет полномочия сотрудника, когда сравнивает ФИО и СНИЛС из его сертификата с данными из ФРМР.

Где медики могут работать с электронными документами

Специалисты могут работать с документами в разных системах ЭДО. Ограничения есть для сотрудников государственных медицинских организаций — они должны пользоваться только сервисами из России (приказ Минздрава № 911н от 24.12.2018).

Медицинские организации могут ускорить процесс получения сертификатов КЭП. Корпоративный центр регистрации УЦ Контур позволяет одновременно выпустить несколько десятков сертификатов. Управляйте сертификатами централизованно, не отвлекая врачей от пациентов.

Заказать