В России медицинские организации и работодатели используют только электронные больничные. Для этого они взаимодействуют с Фондом социального страхования. Новое название ведомства с 1 января — СФР. Вся работа с ведомством происходит через интернет и с помощью электронной подписи. В статье расскажем, как ее получить и работать с ней.
Оформите электронную подпись для главврача, медработников и сотрудников отдела статистики.
Что такое электронный больничный
Когда сотрудник компании заболел, получил травму или ушел в декретный отпуск, он может взять больничный и получать пособие.
Сейчас в Российской Федерации действуют только электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН), несколько лет назад они полностью заменили их бумажный вариант. ЭЛН хранят в интернете, а для работы с ними нужны специальные программы и электронная подпись.
Что такое ЭП
Электронная подпись (ЭП или ранее ЭЦП) — это электронный аналог рукописной подписи. Ее прикрепляют к электронным документам, чтобы можно было определить, кто их подписал.
КЭП — единственная электронная подпись, придающая документу юридическую силу без дополнительных условий. Помимо нее, подписи бывают простые и неквалифицированные — они подойдут для других сценариев работы.
Получать КЭП нужно ежегодно. Так как каждый сертификат ЭП имеет свой срок действия — обычно это 12 или 15 месяцев. Срок действия ограничивают не просто так, а в целях безопасности ключей электронной подписи.
Какая подпись и кому нужна для ФСС
Для работы с ФСС (СФР) подойдет только квалифицированная электронная подпись (КЭП). Это прописано в п. 6, ст. 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
В государственных и частных медицинских организациях сертификаты ЭП получают:
- Главный врач или ответственный за оформление больничных сотрудник: они обмениваются данными с ФСС, подписывают отчеты и договоры от имени медучреждения.
- Лечащий врач и фельдшер: оформляют записи в электронном листке нетрудоспособности (ЭЛН), заполняют амбулаторные карты и выписывают рецепты.
Работодателю тоже нужна ЭП.
-
Сотрудники передают ему номер ЭЛН. Когда врач закроет больничный, работодатель заполняет в нем свою часть — данные о страховом стаже и среднем дневном заработке. Подписывает и отправляет в ФСС.
-
Затем данные по ЭЛН работодатель подает в форме ЕФС-1 через Экстерн.
Кому понадобится МЧД для ФСС
С 1 сентября 2023 года сотрудники, которые подписывают документы от имени организации, должны будут использовать сертификат физлица и МЧД — машиночитаемую доверенность. В ФСС отправлять сведения таким способом должны будут уполномоченные сотрудники.
Выдавать МЧД, а также оформлять и подписывать ее должен руководитель учреждения. В его же полномочиях — отзывать доверенность, если сотрудник утратил полномочия или уволился.
МЧД и сертифиткат физлица ФСС принимает уже сейчас. Актуальный формат доверенности ведомство обычно размещает на своем официальном сайте. Ознакомиться с ним можно по этой ссылке.
Где получить электронную подпись для ФСС
- Через Удостоверяющий центр Контура. Оформить заявку можно через сайт, по телефону 8 800 500-05-08 или в ближайшем офисе УЦ.
- Через Корпоративный центр регистрации (КЦР). Этот вариант подойдет крупным больницам или сети клиник, где каждому врачу нужна ЭП. Медучреждение подключает КЦР, выбирает уполномоченное лицо — чаще всего это IT-специалист или кадровик — и дает ему доступ к сервису. Такой сотрудник может удостоверять личность врачей и помогать получать им ЭП.
Например, в частной клинике «Гиппократ» работает 30 врачей. Каждому из них нужна ЭП для взаимодействия с ФСС. Если директор клиники подключит КЦР, то все врачи смогут получить ЭП, не отходя от рабочего места. Это сэкономит медучреждению 30 рабочих дней, ведь в ином случае каждому врачу придется выделить день на поездку в офис УЦ.
- Через Контур.Экстерн. Этот вариант подойдет организациям, которые планируют сдавать только отчетность ЕФС-1. ЭП будет работать в Экстерне. Но мы не гарантируем, что она подойдет для других целей — например, для прямой работы с порталом ФСС.
Оформите электронную подпись для главврача, медработников и сотрудников отдела статистики.
Инструкция по настройке электронной подписи ФСС
Для взаимодействия с ФСС нужно:
1. Установить программу для работы с электронной подписью. Часть компонентов можно загрузить с веб-диска или диагностики профиля Удостоверяющего центра.
2. Установить программу для электронного документооборота с фондом. Она может быть общей. Например, АРМ ЛПУ. Также каждый регион может использовать свою программу, но в этом случае нужно уточнить требования по установке у разработчиков.
Выводы
Сейчас медицинские специалисты и работодатели оформляют только электронные больничные. Делают это они с помощью электронной подписи. Выпуск ЭП и установка программного обеспечения — отлаженные процессы, которые не займут много времени.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по настройке программ и работе сертификатов, вы всегда можете задать их техподдержке Контура.
Методологические и технические вопросы, не касающиеся области консультаций Контура, адресуйте в службу поддержки ФСС.
Сэкономьте время на выпуск ЭП для сотрудников с помощью Корпоративного центра регистрации.