В России полностью перешли на электронные больничные. Теперь медицинские организации и работодатели взаимодействуют с Фондом социального страхования через интернет — для этого им нужна электронная подпись. В статье расскажем, как получить такую подпись и как с ней работать.
Содержание
Оформите электронную подпись для главврача, медработников и сотрудников отдела статистики.
Что такое электронный больничный
Когда сотрудник компании заболел, получил травму или ушел в декретный отпуск, он может взять больничный и получать пособие.
Раньше больничные были бумажными. А с 2017 года работники могли выбрать, какой больничный получить: бумажный или электронный.
Но с 1 января 2022 года в Российской Федерации действуют только электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН). Их хранят в интернете, а для работы с ними нужны специальные программы и электронная подпись.
Что такое ЭП
Электронная подпись (ЭП или ранее ЭЦП) — это электронный аналог рукописной подписи. Ее прикрепляют к электронным документам, чтобы можно было определить, кто его подписал.
Для работы с Фондом социального страхования подойдет только квалифицированная электронная подпись (КЭП). Это прописано в пункте 6 статьи 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
КЭП — единственная электронная подпись, придающая документу юридическую силу без дополнительных условий. Помимо нее, подписи бывают простые и неквалифицированные — они подойдут для других сценариев работы.
Получать КЭП нужно ежегодно. Так как каждый сертификат ЭП имеет свой срок действия — обычно это 12 или 15 месяцев. Срок действия ограничивают не просто так, а в целях безопасности ключей электронной подписи.
Узнайте больше о работе сертификатов ЭП и выберите подходящий с помощью специалистов СКБ Контура.
Кому понадобится электронная подпись для ФСС
В медицинских организациях, муниципальных и частных, сертификаты ЭП получают:
- Главный врач. Обменивается данными с ФСС, подписывает отчеты и договоры от имени медучреждения.
- Лечащий врач и фельдшер. Оформляют электронные больничные, заполняют амбулаторные карты и выписывают рецепты.
- Сотрудник отдела статистики. Передает данные о больничных в систему ФСС.
Работодателю тоже нужна ЭП.
- Сотрудники передают ему номер ЭЛН. Когда врач закроет больничный, работодатель заполняет в нем свою часть (данные о страховом стаже и среднем дневном заработке), подписывает и отправляет в ФСС.
- ЭП пригодится еще и для сдачи отчета 4-ФСС. Фирмы сдают его четыре раза в год для расчета страховых взносов по производственным травмам и профессиональным заболеваниям работников. Если в компании работает больше 10 человек, сдать отчет можно только в электронном виде — с этим поможет Контур.Экстерн.
Где получить ЭЦП для ФСС
- Через Удостоверяющий центр СКБ Контура по тарифам для руководителя и для больничных. Оформить заявку можно через сайт, по телефону 8 800 500-05-08 или в ближайшем офисе УЦ.
- Через Корпоративный центр регистрации. Этот вариант подойдет крупным больницам или сети клиник, где каждому врачу нужна ЭП. Сеть заключает с КЦР партнерское соглашение, по которому для уполномоченного лица (чаще всего это IT-специалист или кадровик) делают доступ в сервис. А уже он удостоверяет личность врачей и помогает каждому получить ЭП.
Например, в частной клинике «Гиппократ» работает 30 врачей. Каждому из них нужна ЭП для взаимодействия с ФСС. Если директор клиники обратится в КРЦ, то все врачи смогут получить ЭП, не отходя от рабочего места. Это сэкономит медучреждению 30 рабочих дней, ведь в ином случае каждому врачу придется выделить день на поездку в офис УЦ.
- Через Контур.Экстерн. Этот вариант подойдет организациям, которые планируют сдавать только отчетность 4-ФСС. ЭП будет работать в Экстерне. Но мы не гарантируем, что она подойдет для других целей — например, для прямой работы с порталом ФСС.
Оформите электронную подпись для главврача, медработников и сотрудников отдела статистики.
Инструкция по настройке электронной подписи ФСС
Для взаимодействия с ФСС нужно настраивать не саму электронную подпись, а компьютер. Настройки могут быть стандартными или специфическими — в зависимости от требований системы, где будет работать пользователь.
Для большинства медицинских организаций и страхователей подойдет Автоматизированное рабочее место лечебно-профилактического учреждения (АРМ ЛПУ), разработанное по заказу ФСС. С его помощью можно получать с сервера ФСС номера электронных больничных, создавать их, продлевать, закрывать и отправлять на сервер Фонда. Программное обеспечение бесплатно, скачать его и инструкции по настройке можно здесь.
Но есть нюансы: во многих регионах предъявляются дополнительные требования к сертификатам ЭП. Например, в Башкортостане понадобятся сертификаты на аппаратных СКЗИ (средствах криптографической защиты информации). А в Московской области у всех врачей должны быть сертификаты с ОГРН, то есть ЭП физических лиц не подойдут.
Часть компонентов можно установить с веб-диска или диагностики профиля УЦ.
Какие ошибки бывают
Не всегда работу с ФСС удается наладить с первой попытки. Чтобы вам было проще, расскажем о самых частых ошибках и о том, как их можно решить:
1. Ошибка при входе «У пользователя не определены права доступа в личный кабинет страхователя.
Решение:
- Администратору организации/ИП зайти в личный кабинет на портале Госуслуги под организацией/ИП.
- На странице «Доступ к системам» открывать расширенный поиск и выбрать: Организация — «ФОНД СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ» (будет в конце списка).
- В разделе Система выбрать «Личный кабинет страхователя».
- В разделе Группы доступа выбрать «Руководитель» (или «Бухгалтер», или «Специалист службы поддержки», или «Специалист по страховых случаям»).
- Нажать «Присоединить нового сотрудника» и выбрать ФИО сотрудника, которому необходимо предоставить права. Нажать на кнопку «Добавить».
2. При возникновении ошибок при работе с сертификатом
- Убедитесь, что у клиента установлена последняя версия ПО ФСС, размещённая на сайте. Версию установленного ПО на ПК можно посмотреть по диагностике в разделе «Антивирусы и программы».
Обновить ПО клиент может самостоятельно или с помощью ТП ФСС. - Попробуйте найти ответ в разделе FAQ, в Базе знаний QWic и в других инцидентах.
Если отдельного знания нет и решение проблемы в других инцидентах найти не удалось, пройдите диагностику УЦ https://h.kontur.ru/uc и исправьте выявленные диагностикой проблемы.
Если после всех корректных настроек ошибка сохранилась, переведите инцидент на отдел «Услуги УЦ (УКС)». В инциденте обязательно зафиксируйте:
— Описание всех проделанных действий.
— Точную формулировку ошибки.
— Файл открытого ключа сертификата, при работе с которым возникает ошибка.
— Скриншот ошибки.
— Номер последней диагностики (после исправления всех рекомендуемых действий).
— Информацию, на каком этапе возникает ошибка.
— Результаты проверки сертификата на другой ЭТП/ИС.
Выводы
Медицинским работникам и работодателям больше нельзя заполнять бумажные больничные, а значит не стоит откладывать получение ЭП. Тем более, что выпуск ЭП и установка программного обеспечения — это отлаженные процессы, которые не займут много времени.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по настройке программ и работе сертификатов, вы всегда можете задать их техподдержке СКБ Контура.
Методологические и технические вопросы, не касающиеся области консультаций СКБ Контур, можно адресовать в службу поддержки ФСС.
Сэкономьте время на выпуск ЭП для сотрудников с помощью Корпоративного центра регистрации.