Удаленное ведение бизнеса с электронной подписью

Руководитель компании ушел на удаленку или был мобилизован. Теперь перед бизнесом стоят новые вопросы. Может ли директор дистанционно обновить электронную подпись? Кто должен сдавать отчетность? Получится ли вести бизнес без электронной подписи директора?

В тексте мы говорим получить «электронную подпись». Но по факту получают «сертификат электронной подписи», необходимый для подписания электронных документов. Мы упростили термины сознательно.

Какие электронные подписи нужны бизнесу

Для удаленной работы у руководителя бизнеса — того, кто указан в ЕГРЮЛ или ЕГРИП — должна быть электронная подпись. Это может быть: 

  • Электронная подпись, полученная в ФНС или у ее доверенного лица. Такая подпись подойдет руководителям предприятий коммерческого сектора. Бюджетным и финансовым организациям и ИП понадобится подпись Казначейства или Центробанка соответственно. 
  • Подпись на организацию, полученная в аккредитованном удостоверяющем центре до 1 января 2022 года. Такая подпись будет действовать до конца своего срока, но не дольше, чем до 1 сентября 2023 года

У сотрудников или внештатных специалистов, подписывающих электронные документы, также должны быть свои электронные подписи. Эти подписи они могут получить в любом аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре. В том числе, и в Контуре.

Для сотрудников и внештатников в конце 2022 года доступны два типа подписей — подпись на юрлицо (в ней указываются и данные человека, и данные организации) и подпись на физлицо (только данные человека). Какую и когда стоит выбрать: 

  • Подпись на физлицо, чаще всего, можно использовать только вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД) — она позволяет подтвердить, что у сотрудника есть полномочия подписывать документы компании. Но МЧД пока работают не везде: у нескольких госорганов и в электронном документообороте контрагентов. Если сотрудник не сможет использовать МЧД, то подпись физлица ему не подойдет.
  • Подпись на юрлицо. Подойдет всем сотрудникам и специалистам, нетрудоустроенным в штат, если они не работают с МЧД. Для ее получения у сотрудника должна быть простая доверенность от директора, в которой разрешается выпуск электронной подписи юрлица.

Понимаем, что выбрать одну подпись сотруднику может быть сложно. Поэтому Контур предлагает сразу две подписи — подпись физлица бесплатно всем, кто оформит подпись сотрудника на юрлицо. Благодаря этому у специалиста будет действующая подпись, вне зависимости, работает его система с МЧД или нет.

Заказать электронную подпись сотрудника

Получение электронной подписи ФНС удаленно 

Руководитель компании или ИП, получающий ЭП ФНС в первый раз, должен лично прийти за ней. Отправить вместо себя другого человека нельзя, даже если у него есть генеральная нотариальная доверенность. 

Это связано с тем, что ФНС или ее доверенное лицо должны удостоверить личность руководителя при его очном присутствии (требование Приказа ФНС России № ВД-724/982@, абз. 5 п. 25). Так налоговая будет уверена, что выдала электронную подпись законному владельцу, а не постороннему лицу.

Второй раз подпись ФНС можно получить удаленно — в личном кабинете юрлица или ИП на портале ФНС. Удаленное получение возможно, если соблюдаются условия:

  • прошлая электронная подпись ФНС всё еще действует. Именно ей будет подписываться заявление на выпуск новой подписи,
  • не изменились данные руководителя и организации.

Если не подходите под условия, то дистанционно получить подпись не получится — нужно ехать в инспекцию или офис доверенного лица ФНС.

Оформить электронную подпись директора

Сдача отчетности, подписание договоров и ведение бизнеса без электронной подписи директора

Если руководитель вне зоны доступа, взять на себя бизнес-задачи могут сотрудники или внештатные специалисты. Это касается и представителей юрлиц, и представителей ИП.

Работнику необходим сертификат электронной подписи и доверенность от руководителя. Они позволят представлять организацию или ИП, подписывать от документы от лица предприятия:

  • Сертификат электронной подписи нужно получить в коммерческом УЦ на свое имя. Работник юрлица может получить сертификат сотрудника на юрлицо или физлицо — в чем отличия, мы описали выше в разделе «Какие электронные подписи нужны бизнесу». Работник ИП — только сертификат физлица.
  • Доверенность от руководителя должна включать в себя полномочия на необходимые действия: сдачу отчетности, подписание закрывающих документов и др.

    Доверенность может быть на бумаге: для ИП необходима нотариальная, для юрлица достаточно простой. Или машиночитаемая — обязательно подписана электронной подписью руководителя.

    Доверенность нужно предоставить в ФНС, ФСС или другой орган сдачи отчетности. Или передать контрагенту, с которым сотрудник будет обмениваться документами.

Участие в закупках без директора и его электронной подписи

Юрлицо может продолжать участвовать в закупках, если делегирует эту задачу сотрудникам или уполномоченным лицам. У этих лиц также должны быть свои сертификаты электронной подписи и доверенности: нотариальные или простые.

Как юрлицо настроить доступ сотрудникам, зависит от типа закупок. Советы ниже подойдут организациям, но не ИП — о них в самом конце раздела.

Государственные закупки

Проходят на федеральных ЭТП по 44-ФЗ и по 223-ФЗ для малого и среднего бизнеса. Доступ на эти площадки обеспечивается через Госуслуги.

  1. Нужен личный кабинет организации на Госуслугах. Если ранее компания уже участвовала в госзакупках, то такой кабинет уже есть. Если нет — завести его может только руководитель компании через свой профиль на Госуслугах и свой сертификат директора.
  2. В этот личный кабинет необходимо добавить сотрудников и установить им полномочия: отправлять заявки, участвовать в торгах, подписывать контракты. Это делает также директор через свой профиль на Госуслугах.
  3. После этого сотрудники смогут работать на федеральных ЭТП и участвовать в закупках от лица компании.

Торги по 223-ФЗ и коммерческие тендеры 

В этих закупках компанию также могут представлять сотрудники. Для этого им нужна простая или нотариальная доверенность от руководителя. 

Обычно для подключения сотрудника к торгам необходимо: 

  • Отправить доверенность на электронную торговую площадку (ЭТП).
  • Добавить работника в личный кабинет организации.
  • Назначить ему права — указать, какие действия он может совершать. 

Шаги выше описаны в общих чертах. Поскольку на каждой ЭТП свои правила — найти их можно в инструкциях или уточнить у техподдержки ЭТП.

Заказать электронную подпись сотрудника

Участие в закупках от лица ИП

Индивидуальным предпринимателям советы выше, к сожалению, не помогут. Без руководителя и его электронной подписи участвовать в закупках не получится — ни в государственных, ни в коммерческих. Потому что документы участника могут быть подписаны только электронной подписью ИП. Это правило действует на большинстве ЭТП.

Возможно, есть площадки, где представитель ИП сможет работать без электронной подписи предпринимателя. Но такую функцию необходимо уточнять в техподдержке конкретной ЭТП. 

Ожидаем, что ситуация изменится в 2023 году, когда площадки начнут принимать МЧД от сотрудников или аутсорсинговых специалистов ИП.

Оформить электронную подпись ИП

Как подготовить бизнес к отъезду или мобилизации директора

1. Получить электронную подпись ФНС, если ее еще нет. Поскольку для первого получения директор должен лично посетить инспекцию или офис доверенного лица. Дистанционно получить подпись или заменить* ее другой не получится.

* В конце 2022 года ИП могут сдавать отчетность в ФНС и ПФР с электронной подписью физлица через Контур.Эльбу. Но подписать ей другие документы по бизнесу и обеспечить их юридическую значимость не получится. Поэтому ИП необходимо оформить подпись ФНС как только появится возможность.

2. Выдать доверенности сотрудникам или представителям. Прописать в них все полномочия, которые позволят работникам заменить директора: сдача отчетности, документооборот с контрагентами, участие в закупках и заключение договоров и тд. 

Представителям юрлица также необходимо выдать доверенности на получение сертификатов — чтобы они могли обратиться в удостоверяющий центр и выпустить там сертификат с данными юрлица. Напомним, такой сертификат позволяет подписывать документы от лица организации, не предоставляя МЧД. 

Примеры бумажных доверенностей для налоговой
Машиночитаемые доверенности для ЭДО контрагентов и ФНС 
Доверенности для ИП

Если директор планирует воспользоваться электронной подписью из-за границы — необходимо соблюсти требования по работе с этой технологией вне территории России:

  1. Получить международную лицензию на КриптоПро CSP — средство криптозащиты, необходимое для функционирования электронной подписи.
  2. Если за пределы страны директор будет вывозить Рутокен ЭЦП 2.0 или другой носитель со встроенным средством криптозащиты (СКЗИ), также понадобится разрешение на вывоз от ФСБ или ФСТЭК России.

Директору стоит учитывать, что даже за пределами России он сможет использовать свою электронную подпись только в российских информационных системах и сервисах. Для зарубежных систем подпись котироваться не будет. Нельзя исключить и проблемы при входе в российские системы — они могут посчитать вход с иностранного IP-адреса подозрительным и заблокировать. Устранить проблему можно с помощью сервисов, которые позволяют выходить в интернет с российских серверов.

Заказать электронную подпись сотрудника


Электронная подпись директора

Деловые вопросы все чаще решают в дистанционном формате. Чтобы избежать бумажной волокиты, сдавать отчетность в налоговую или заключать договоры с крупными компаниями, директору фирмы понадобится электронная подпись.

Как получить электронную подпись в МФЦ

Электронную подпись Контура можно оформить разными способами. Сегодня расскажем, кто и как может оформить сертификат ЭП в государственных многофункциональных центрах.

Электронная подпись на Mac

Электронная подпись (ЭП) работает на MacOS. Однако настроить программы для работы подписи в такой системе сложнее, чем на Windows. В статье разберем, как установить и использовать ЭП на макбуках и компьютерах Apple.

Как удалить электронную подпись с компьютера

Нужно ли удалять сертификат электронной подписи (ЭП), если закончился срок его действия? Как удалить сертификат с компьютера и можно ли восстановить его в случае ошибки? На эти и другие вопросы ответим в статье.

Как защитить электронную подпись от мошенников: правила безопасности

Электронная подпись — надежный инструмент для работы. Но при неосторожном обращении она открывает возможности для злоумышленников. Какие правила нужно соблюдать при работе с электронной подписью, чтобы уберечься от мошенничества.