Что будет с электронной подписью при смене директора

При смене директора важно обновить сертификат электронной подписи. Что для этого нужно, какие риски несет использование подписи предшественника и как обеспечить бесперебойную работу компании в переходный период, рассказываем в статье.

Иван Быков Ведущий эксперт в сфере электронной подписи

Контур поможет выпустить универсальный сертификат электронной подписи, который подойдет для любой задачи руководителя: отчетности в госорганы, обмена документами или работы на торговых площадках.

Узнать подробности

Что говорит закон о действии электронной подписи бывшего директора

После исключения записи о прежнем руководителе из ЕГРЮЛ он перестает быть единоличным исполнительным органом (ЕИО) юридического лица, но сертификат электронной подписи предыдущего директора еще может действовать.

Однако подписывать документы от имени компании таким сертификатом уже нельзя — это противоречит положениям статьи 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Если прежний руководитель воспользуется своим сертификатом и подпишет документы за организацию, подпись под ними с большой вероятностью могут признать недействительной.

Рассказываем, как действовать, чтобы таких проблем в организации не возникало.

Пошаговая инструкция, как заменить сертификат электронной подписи при смене директора

Для смены сертификата КЭП руководителя нужно выполнить несколько шагов:

1. Подготовить документы об изменении руководителя.
   После смены директора в течение 7 рабочих дней необходимо подать нотариально заверенное заявление Р13014 в налоговую. В нем юрлицо сообщает госорганам об изменениях в своих учредительных документах или сведениях об организации. После подачи документа, вносятся новые сведения в ЕГРЮЛ и новый директор получает возможность подписывать документы.
2. Отозвать сертификат КЭП прежнего директора.
   Сделать это нужно  сразу после его ухода. Для отзыва предыдущий или новый руководитель подает заявление в налоговую и предоставляет документы: паспорт и подтверждение смены директора. Заявление можно подать в личном кабинете налогоплательщика или посетить инспекцию лично.
3. Получить сертификат электронной подписи для нового директора.
   Новый директор должен получить сертификат КЭП в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц — для этого придется прийти в инспекцию или точку выдачи сертификата лично. Подробная инструкция по получению сертификата руководителя здесь.
4. Обновить доступы в информационных системах.
   Нужно добавить данные о новом руководителе и его сертификате на госпорталах, где отчитывается и работает ваша организация: на Госуслугах, в ЕИС Закупок, ЕГАИС, ФГИС ЛК, Федресурсе или других, Также не забудьте обновить данные в договорах с банками.

Оформить электронную подпись для ИП, ООО или руководителя в аккредитованном УЦ Контура

Заказать

Риски использования старой электронной подписи после смены директора

Документы, которые подписали с помощью сертификата ЭП прежнего руководителя после изменений, признают  недействительными, так как они потеряли юридическую силу.

Подписание документов сертификатом прежнего директора после его смены в ЕГРЮЛ может привести к проблемам с контрагентами, недопуске организации к участию в тендере или даже мошенничеству. Например, партнер может признать сделку, заключенную с помощью такого сертификата, недействительной и отклонить ее.

Особенности переходного периода или как обеспечить непрерывность работы

Чтобы сократить издержки компании при смене директора, нужно заранее подготовить и согласовать все документы, отозвать сертификат прежнего руководителя, а сразу после регистрации изменений получить сертификат КЭП для нового.

Для решения оперативных задач в переходный период оформите право подписи на одного из сотрудников, например, главного бухгалтера, выпустив на его имя машиночитаемую доверенность.

Выпустить МЧД можно в специальных сервисах. Например, в Контур.Доверенности ее можно заполнить в необходимом формате, подписать и зарегистрировать в ФНС.

Оформить МЧД

Если такая доверенность уже оформлена, проверьте ее сроки — МЧД не должна истечь до появления сертификата ЭП у нового руководителя.

МЧД, которую выдал прежний руководитель в период управления компанией, остается действительной и после его увольнения.

Сроки переоформления ЭП

Выпуск сертификата проходит быстро — за 15-30 минут, но перед его получением новому директору нужно лично прийти в точку выдачи: в инспекцию ФНС или филиал доверенного лица в офисе Контура.

Коротко о главном

ЭП бывшего директора становится недействительной для подписания новых документов организации сразу после его увольнения. Сертификат электронной подписи прежнего руководителя необходимо отозвать и оформить другой — на нового руководителя.

Чтобы выпустить новый сертификат электронной подписи, нужно подать заявление в налоговую, а после получения обновить данные о руководителе и его сертификате в информационных системах. Переоформление ЭП — быстрый процесс, но для него потребуется личный визит нового директора.

Использование старой подписи после смены директора влечет юридические и финансовые риски. Для непрерывной работы и решения оперативных задач в переходный период можно заранее оформить право подписи документов на одного из сотрудников, выпустив на него МЧД.

Также новый директор может подписывать бумажные документы рукописной подписью, если это технически возможно — например, ФТС и ЕГИАС принимают отчетность только в электронном виде и другой формат взаимодействия с ними невозможен.

FAQ: часто задаваемые вопросы