Электронная подпись или ЭЦП для регистрации и ликвидации ООО

Зарегистрировать компанию и ликвидировать можно онлайн: подать в налоговую документы, подписанные электронной подписью. О том, какая электронная подпись для этого нужна и как это сделать, рассказываем в статье.

В статье мы используем два взаимозаменяемых термина «электронная подпись (ЭП)» и «электронная цифровая подпись (ЭЦП)». Однако термин «ЭЦП» хоть и распространен в разговорной речи, считается устаревшим, поскольку его нет в 63-ФЗ, который регулирует сферу электронной подписи.

Какая ЭЦП нужна для регистрации ООО

Зарегистрировать юридическое лицо — общество с ограниченной ответственностью (ООО) можно удаленно. Для этого потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Именно она подходит для обращения в государственные органы. КЭП, как и собственноручная подпись, показывает, кто подписал документ, наделяет документы юридической силой и позволяет заметить, если в них вносили изменения. 

Квалифицированную электронную подпись чаще всего получают руководители компаний или ключевые сотрудники, например, занимающиеся сдачей отчетности или ведением документооборота. Но для регистрации организации подобная подпись не подойдет, поскольку выпущена не на то лицо: нужна подпись на физическое лицо, а не на юрлицо или ИП. Но об этом ниже.

Как и где получить ЭЦП

Получить КЭП можно в удостоверяющих центрах (УЦ), аккредитованных по требованиям63-ФЗ «Об электронной подписи». УЦ Контура входит в число аккредитованных.

Оформлять электронную подпись должен будущий руководитель или учредитель организации. Для этого ему потребуется:

  • заявление на выдачу сертификата электронной подписи;
  • паспорт;
  • СНИЛС и ИНН — обычно необязательны, но могут понадобиться.

Если будет несколько учредителей, то приобрести ЭП необходимо на каждого для подписания документов.

Документы необходимо представить в оригинале или в виде заверенной нотариусом или сервисным центром копии. Обращаться в УЦ нужно именно тому, на чье имя выдается электронная подпись, отправить доверенное лицо нельзя по закону. 

Чтобы получить ЭП, можно обратиться в ближайший сервисный центр или оставить заявку на сайте.

В УЦ Контур подпись можно получить не выходя из дома или офиса — с услугой выезда курьера. Об этом можно сообщить менеджеру центра после оформления заявки на сайте.

После получения ЭП будет доступна дистанционная регистрация ООО.

Пошаговая инструкция по регистрации ООО с использованием ЭЦП

Перед регистрацией в ФНС следует определить название юрлица, адрес регистрации, выбрать коды, названия в справочнике ОКВЭД, режим налогообложения, подготовить устав ООО.

Направить заявление о регистрации юрлица по форме Р11001 можно также через сервис Контур.Экстерн. Функция доступна клиентам сервиса
 
Когда налоговая получит документы, она отправит уведомления вам на электронную почту. Отслеживать статус заявки можно в личном кабинете на сайте ФНС. Средний срок рассмотрения заявления — 3 рабочих дня.
Затем налоговая направит свидетельство о постановке на налоговый учет и выписку с данными о созданном ООО в личный кабинет и на почту, если был выбран такой способ получения документов. На документах будет электронная подпись ФНС, что приравнивает их к бумажному оригиналу.
Более подробная памятка по регистрации юрлица опубликована на сайте ФНС.

  1. Скачайте бесплатную программу подготовки документов ФНС.
  2. Выберите заявление по форме Р11001. Форма заявления и требования к оформлению документов утверждены приказом ФНС от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@.
  3. Заполните заявление, оно состоит из 24 страниц. ИНФС откажет в регистрации, если заявление не соответствует требованиям, но вы сможете подать новое заявление.
  4. В заявлении выберите категорию учредителя, виды деятельности, заполните сведения о заявителе в соответствии с основными документами. Подпишите заявление ЭП. Если у юридического лица несколько учредителей, то заявление должен подписать каждый учредитель своей ЭП.
  5. Подготовьте документы в электронном виде в формате TIFF:
    • один участник юрлица — решение о создании юрлица; несколько — протокол собрания учредителей и договор об учреждении юрлица;
    • устав ООО;
    • паспорта, ИНН, СНИЛС учредителей или одного участника.
      Подпишите их квалифицированной электронной подписью.
  6. Зарегистрируйте юрлицо на сайте ФНС через личный кабинет. Для входа в него также потребуется квалифицированная электронная подпись.
  7. Загрузите подготовленные документы в виде сформированного пакета в формате zip, выберите способ получения документов о регистрации ООО.

Направить заявление о регистрации юрлица по форме Р11001 можно также через сервис Контур.Экстерн. Функция доступна клиентам сервиса
 
Когда налоговая получит документы, она отправит уведомления вам на электронную почту. Отслеживать статус заявки можно в личном кабинете на сайте ФНС. Средний срок рассмотрения заявления — 3 рабочих дня.

Затем налоговая направит свидетельство о постановке на налоговый учет и выписку с данными о созданном ООО в личный кабинет и на почту, если был выбран такой способ получения документов. На документах будет электронная подпись ФНС, что приравнивает их к бумажному оригиналу.

Более подробная памятка по регистрации юрлица опубликована на сайте ФНС.

Плюсы и минусы регистрации ООО с ЭЦП

Плюсы Минусы
Удаленная регистрация юридического лица, не нужно лично посещать ИФНС Установка дополнительных программ для оформления и регистрации
Отсутствует госпошлина за онлайн-регистрацию Затраты на оформление ЭП
Быстрый процесс регистрации — 3 рабочих дня  
В документ, подписанный КЭП нельзя внести изменения, это отразится в расшифровке  

Можно ли пользоваться ЭЦП после регистрации ООО

Квалифицированная электронная подпись, которая создавалась для дистанционной регистрации юридического лица, не подходит для дальнейшей деятельности ООО.  Поскольку в ней указаны только данные физического лица, ее можно использовать только для личных целей этого человека, например, подписания договоров с физлицом или на портале Госуслуг.  

Для работы организации будет нужна отдельная КЭП — выпущенная на юрлицо, с указанием данных: 
руководителя, если документы будет подписывать он. Передавать такую подпись другим сотрудникам, например, бухгалтеру небезопасно — с ней можно

  • совершать любые действия от лица руководителя.
  • сотрудника или уполномоченного лица, если документы организации будет подписывать он.

С 1 января 2022 года правила получения КЭП на организацию — гендиректора или уполномоченного сотрудника — меняются. Про изменения мы рассказывали в статье про новые правила работы с ЭП.

Можно ли использовать ЭЦП организации при направлении уведомления о ликвидации ООО в ФНС

Теоретически — можно. Фактически — почти невозможно из-за нестыковок законодательства. 

При подаче дистанционного уведомления о ликвидации оно должно быть подписано электронной подписью выбранного в организации ликвидатора. ЭП руководителя организации или другого сотрудника использовать нельзя. Даже если ликвидатором выбрали руководителя, нужно получить новый сертификат ЭП — в котором будет указана должность «ликвидатор» или «руководитель ликвидационной комиссии».

Однако нестыковка возникает при получении ЭП на ликвидатора. Чтобы ликвидатор мог получить электронную подпись, сведения о нем должны быть внесены в ЕГРЮЛ — иначе УЦ не может выдать электронную подпись по закону. Однако сведения в ЕГРЮЛ изменятся только после того, как ликвидатор подаст уведомление. 

Поэтому подавать заявление о ликвидации по форме Р15016 лучше лично в инспекцию или через нотариуса.

Зачем ЭЦП может понадобиться ликвидатору

После изменений сведений в ЕГРЮЛ ликвидатор может получить ЭП в Удостоверяющем центре. Подпись пригодится, чтобы дистанционно подписать другие уведомления по форме Р15016: о составлении промежуточного ликвидационного баланса или завершении завершение ликвидации.

Подписывая документы электронной подписью, можно значительно сэкономить время и деньги на госпошлине при электронной подаче документов в налоговую инспекцию, отчитываясь перед государственными фондами, направляя уведомления о ликвидации и информируя кредиторов.

Если не оформлять ЭП на ликвидатора, то все документы необходимо будет заверить у нотариуса или лично представить их в ИФНС и оплатить необходимые госпошлины.

Пошаговая инструкция по ликвидации ООО

Закрытие организации состоит из нескольких крупных этапов. Мы опишем их ниже, а с подробными действиями на каждом этапе можете ознакомиться в памятке ФНС.

Принятие решения о ликвидации. Если в обществе несколько участников, то организуйте общее собрание и примите единогласное решение. Утвердите ликвидационную комиссию или ликвидатора — все полномочия переходят к нему. Определите срок ликвидации. Максимум ликвидацию можно проводить 1 год. 

Оформите протокол собрания о ликвидации. Если в обществе один участник, то необходимо подписать решение.

Уведомление налоговой. Сообщите в ФНС о решении по ликвидации общества, представив протокол собрания (или решение единственного участника), заявление по форме Р15001. Представить его нужно в течение 3 рабочих дней с момента принятия решения о ликвидации — обратитесь к нотариусу или лично в инспекцию. Налоговая внесет записи в ЕГРЮЛ и направит регистрационный лист через 5 рабочих дней.

Оформите и получите квалифицированную подпись с пометкой «ликвидатор». Сделать это можно в удостоверяющем центре.

Публикация в СМИ. Опубликуйте сообщение в Едином федеральном реестре сведений (Федресурс) и в журнале «Вестник государственной регистрации», указав порядок и срок, в который кредиторы могут заявить свои требования (не менее 2 месяцев с момента публикации сообщения).

Публикации можно сделать в электронной форме, подписав ЭП ликвидатора. Главное уложиться в 3 рабочих дня с момента внесения сведений в ЕГРЮЛ о ликвидации компании.

Выявление кредиторов и сбор дебиторской задолженности. Направьте письменные уведомления кредиторам о том, что организация находится в стадии ликвидации. Это позволит избежать лишних судебных споров.

Ликвидационный баланс. После 2 месяцев с момента публикации сообщений о ликвидации составьте промежуточный ликвидационный баланс. Подойдет стандартная форма бухгалтерского баланса. Отразите сведения об имуществе компании и требованиях, которые были заявлены кредиторами и удовлетворены вступившим в силу решением суда. Утвердите ликвидационный баланс на общем собрании.

Отправка документов в налоговую и оплата госпошлины. Представьте необходимую отчетность в Пенсионный фонд (формы СЗВ-Стаж, СЗВ-М), в Фонд социального страхования (форма 4-ФСС), налоговую (расчет по страховым взносам, 2-НДФЛ, декларация о системе налогообложения).

Уведомите налоговую об окончании процедуры ликвидации, подписав документы КЭП и представив их в электронном виде через личный кабинет сайта ФНС:

  • протокол об утверждении ликвидационного баланса (или решение, если единственный участник общества);
  • ликвидационный баланс;
  • заявление о государственной регистрации юридического лица в связи с его ликвидацией по форме Р15016;
  • справка из Пенсионного фонда об отсутствии задолженности.

При онлайн-подаче документов госпошлину оплачивать не нужно.

Снятие с учета. Налоговая направит расписку о получении документов и через 6 рабочих дней вы получите лист записи ЕГРЮЛ и уведомление о снятии организации с учета в налоговой. В случае отказа инспекция направит документ, в котором будет изложена причина отказа. 

После уведомления из налоговой вы сможете закрыть расчетный счет в банке. Процедура займет не больше 7 дней с момента получения банком заявления.


В этой статьей расскажем, что такое корневой сертификат УЦ, для чего нужен и как его установить.

Еще недавно бизнес легко обходился без электронной подписи (ЭП), достаточно было составить документы на бумаге и подписать руководителем. С внедрением электронного документооборота в работу коммерческих и государственных структур,  электронная подпись для юридических лиц уже необходимость.

Отвечаем на самые частые вопросы бухгалтеров об электронной подписи, в том числе о переходе на новый ГОСТ.

Электронная подпись необходима, чтобы сдавать отчетность, участвовать в закупках, вести юридически значимый электронный документооборот, подавать арбитражные иски, обращаться в госорганы и т.д. Посмотрим, в каких ситуациях без нее точно не обойтись.

В России в электронном документообороте можно использовать три вида подписи: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Посмотрим, чем они отличаются друг от друга, при каких условиях равнозначны собственноручной и придают подписанным файлам юридическую силу.