Как заключить договор в электронной форме

По закону подписывать договоры можно не только в бумажном, но и в электронном виде. Какие правила нужно соблюсти, чтобы такое соглашение имело юридическую силу, расскажем в статье.

Анна Тресвятская Эксперт и автор статей

Получить электронную подпись для любых задач

Правовая основа

Порядок заключения такого вида документов, как договоры, регламентируется статьями из гражданского и трудового кодексов, законами о госзакупках 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Гражданский кодекс подтверждает, что между хозяйствующими субъектами — юридическими, физическими лицами или некоммерческими организациями, ведущими от своего имени экономическую деятельность — можно заключить электронный договор (ст. 434 ГК РФ).

Трудовой кодекс предусматривает, что трудовой договор с сотрудником, в том числе и на удаленке, можно оформить в электронном виде (ст. 22.1−22.3 и 312.2 ТК РФ).

Законы о госзакупках 44-ФЗ и 223-ФЗ подтверждают, что договор между поставщиком и заказчиком можно заключить онлайн на электронных торговых площадках (ст. 5 44-ФЗ и п. 4 ст. 3.3 223-ФЗ)

Получить сертификат электронной подписи можно в Удостоверяющем центре Контура. Поможем подготовить компьютер и настроить необходимые для работы программы.

Оставить заявку

Какие договоры можно заключать в электронном виде, а какие нет

В большинстве случаев электронные договоры равнозначны бумажным. Но в этом правиле есть несколько исключений.

Договоры только на бумаге

Любой договор можно заключать в электронном виде по общему правилу.

Исключение — когда законодательство устанавливает требование к оформлению документа на бумаге или стороны договорились о заключении договора на бумаге.

Если стороны договорились о бумажной форме договора — он считается заключенным, только когда подписан на бумажном носителе.

Только в электронном виде

И, наоборот, есть случаи, когда заключить договор можно только в электронном виде. Например, квалифицированной электронной подписью подписывают контракт по результатам электронного аукциона в рамках федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Подробности о цифровом контракте в статье от экспертов Контур.Закупок

Какими бывают электронные договоры

Электронные документы, в том числе, договоры, могут быть формализованными или неформализованными. Расскажем об обоих типах.

Формализованные документы

Формализованные электронные документы — это файлы с расширением XML. Их формат утвержден ФНС, а их структура строго регламентирована. Формализованные документы делятся на обязательные и необязательные к применению.

Некоторые виды электронных договоров формализованы, но использовать их необязательно. Поэтому чаще применяют неформализованные договоры.

Неформализованные документы

К этой категории относят документы, для которых нет разработанных утвержденных государством форматов либо их необязательно использовать. От формализованных они отличаются тем, что в них нет структуры, которая позволяет автоматически проверить документ.

Обмениваться такими документами можно в произвольных форматах, например — в pdf или jpg.

Заказать электронную подпись для отправки документов в электронном виде

Юридическая сила электронного документа

Чтобы придать электронному документу, в том числе договору, юридическую силу, его можно подписать электронной подписью. Расскажем, какие виды ЭП существуют.

Простая (ПЭП) или неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Если стороны решат использовать их в документообороте, необходимо заключить соглашение (ст. 6 63-ФЗ). В соглашении о признании НЭП нужно указать условия проверки подписи, а в соглашении о признании ПЭП — обязанность владельца ее ключей сохранить их конфиденциальность, а также правила идентификации подписанта. Кроме того, использовать ПЭП можно только в той системе, в которой ее создали.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Ее использование не требует дополнительных соглашений между сторонами документооборота. Поэтому используется во многих системах ЭДО — например, в Контур.Диадоке

У КЭП обязательно есть сертификат — документ, который содержит данные о владельце. Его можно сравнить с паспортом человека или организации.

Директора компаний и сотрудники получают свои сертификаты КЭП в удостоверяющих центрах. Руководители, указанные в ЕГРЮЛ, обращаются в государственные УЦ, а сотрудники — в аккредитованные коммерческие.

Если электронный договор подписывает работник с помощью сертификата КЭП, ему понадобится машиночитаемая доверенность. В ней нужно указать полномочия на подписание договоров. Их можно указать в свободной текстовой форме, с помощью кода BTBO_00000004 или с ограничениями.

Где подписать электронный договор

Это зависит от цели документа или от системы ЭДО, в которой взаимодействуют контрагенты. Разберем наиболее популярные сценарии.

• Для торгов: на электронных торговых площадках, где государственные и коммерческие заказчики проводят закупки. Электронный договор подписывают победители тендеров.
• Для получения услуг, например, займов под проценты: на сайтах коммерческих организаций, которые предоставляют клиентам возможность подписать договор в электронном виде. В таком случае для подтверждения согласия с условиями документа можно использовать ПЭП.
• Для обмена документами с контрагентами через систему ЭДО: в сервисах операторов электронного документооборота. Например, в Контур.Диадоке. Подробности о том, как подписать и отправить договор в сервисе, читайте в Журнале Диадока;
• Для подписания документов, если контрагенты не используют сервисы ЭДО: в специальных сервисах — например, в Контур.Крипто. Ниже на его примере покажем, как подписать электронный договор и отправить его контрагенту по электронной почте.

Подписывайте документы, зашифровывайте и расшифровывайте их, проверяйте электронную подпись и ставьте штамп ЭП в сервисе Контур.Крипто.

Подключить сервис

Как подписать электронный договор в Контур.Крипто

Чтобы подписать договор с помощью сертификата КЭП, следуйте инструкции:

1. Подготовьте финальную версию договора. После подписания в документ нельзя будет внести правки.

2. Загрузите договор в сервис.

   

3. Выберите нужный сертификат КЭП.

4. Прикрепите к документу МЧД, если вы сотрудник. Затем выберите тип электронной подписи — открепленную или присоединенную. Нажмите кнопку «Подписать»

   

5. Отправьте договор контрагенту по электронной почте прямо из сервиса или получите ссылку на документ с подпись.

   

Как распечатать электронный договор

Важно понимать, что любая распечатка подписанного электронного договора — это копия. Даже если на ней есть визуализация электронной подписи — ее еще называют штампом или отметкой — по ней нельзя точно сказать, был ли подписан документ.

Закон не обязывает операторов ЭДО визуализировать электронную подпись на документе. Например, в Контур.Диадоке это делают для удобства пользователя: так проще воспринимается информация. В сервисе можно скачать такой документ для печати с отметкой об электронной подписи. Но важно помнить, что даже если скачать и распечатать визуальный образ документа из сервиса, оригиналом будет считаться электронный документ, подписанный КЭП. Поэтому если контрагент передает распечатку, нужно запросить его и затем проверить ЭП.

Узнайте больше про штамп электронной подписи

Если без распечатки договора не обойтись — например, ее нужно передать в архив — можно поставить штамп электронной подписи через специальные сервисы. Например, Контур.Крипто — визуализировать электронную подпись в нем могут пользователи тарифа «Премиум».

Заверить электронные документы поможет сервис Контур.Крипто. В нем вы сможете сформировать файл открепленной подписи, загрузить его в информационную систему или отправить контрагенту вместе с документом. 

Познакомиться с тарифами

Как расторгнуть электронный договор

Электронный договор можно расторгнуть таким же образом, как и бумажный. В некоторых случаях — если одна из сторон нарушила условия — нужно обращаться в суд. Если этого не происходит, можно воспользоваться одним из двух способов.

Односторонний отказ.  Этот способ используют, если одна из сторон нарушила условия договора. Для расторжения нужно отправить контрагенту уведомление — например, по электронной почте. Договор считается расторгнутым с момента получения уведомления (ст. 450.1 ГК РФ)

По соглашению сторон. Для этого нужно оформить отдельный документ, в котором указывают реквизиты договора, дату его расторжения, возможные претензии, обязательства, которые сохраняются после прекращения действия.  (ст. 452 ГК РФ)