Электронная подпись для кадрового ЭДО

Электронная подпись помогает автоматизировать работу с кадровыми документами. Рассказываем, какую ЭП выбрать сотруднику, кадровику и работодателю.

Управляйте сертификатами НЭП и КЭП с помощью Корпоративного центра регистрации. Выпускайте их, не отрывая сотрудников от работы

Оставить заявку

Электронная подпись и как она работает простыми словами

Электронная подпись — это способ подтвердить подлинность цифрового документа. Она выполняет ту же функцию, что и подпись от руки: доказывает, что бумага подписана конкретным человеком и не была изменена после подписания. Один из видов подписи — квалифицированная электронная подпись (КЭП) — наделяет файл юридической силой автоматически, без дополнительных условий.

Можно ли подписывать кадровые документы с помощью ЭП

Большинство кадровых бумаг можно оформлять и подписывать в электронном виде, но есть исключения: в бумажном формате нужно вести приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и журналы инструктажей по охране труда. Их нельзя переводить в цифровой формат и подписывать ЭП.

Электронные подписи для работы с кадровыми документами

Существует три вида подписи:

1. Простая электронная подпись (ПЭП).
   ПЭП — наиболее доступный, но самый незащищенный вариант. Применяется только для внутренних документов: служебные записки, графики работы, табеля учета рабочего времени.
2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП).
   НЭП — более защищенная форма, позволяет установить личность подписанта и факт внесения изменений. Можно использовать для подписания должностных инструкций и локальных нормативных актов, нельзя — для договоров с удаленными сотрудниками и подачи отчетности в госорганы. Чтобы НЭП наделяла документ юридической силой, нужно подписать дополнительное соглашение.
3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП).
   КЭП — самая надежная форма, которая сразу наделяет документы юридической силой. Заменяет собственноручную подпись на бумаге, подходит для подписания трудового договора с удаленными сотрудниками и договора материальной ответственности.

Какая подпись нужна сотруднику

В кадровом ЭДО сотрудник может использовать и ПЭП, и НЭП, и КЭП. В последнее время, компании чаще всего переводят работников на НЭП, т.к. она обладает такой же юридической силой, что и КЭП, но получить ее можно намного проще и выгоднее.

Какой вид ЭП выбрать работодателю

Работодатель, как и сотрудники может использовать во внутреннем документообороте НЭП, но для отчетности в госорганы можно использовать только КЭП. Поэтому рекомендуем использовать квалифицированную электронную подпись руководителя.

Автоматизируйте выдачу сертификатов физлица для ваших сотрудников с помощью Корпоративного центра регистрации Контура.

Узнать больше

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) в России

Кадровый электронный документооборот позволяет работодателю полностью отказаться от бумажного формата и обмениваться файлами с сотрудниками в режиме онлайн. Такие документы имеют юридическую силу как для офисных работников (ст. 22.1–22.3 ТК РФ), так и для дистанционных (ст. 312.3 ТК РФ).

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде

Использовать КЭДО можно для большинства кадровых бумаг: трудовых договоров, графиков отпусков, расчетных листков, приказов, согласий и положений.

Плюсы и минусы использования КЭДО

КЭДО упрощает и ускоряет работу с документацией, но требует подготовки и адаптации команды.

Оптимизирует работу. Кадровик может за несколько кликов подписать все нужные приказы, отправить бумаги сотрудникам или передать данные в бухгалтерию — без бумажной волокиты и ожидания. Интеграция с учетной системой еще больше упрощает работу.

Помогает выстраивать удобное взаимодействие с удаленными сотрудниками. Не нужно приезжать в офис или отправлять документы почтой. Работник может подписать все с телефона.

Экономит средства. КЭДО не требует бумаги, принтера, конвертов и почтовых услуг. Передача договоров дешевле, чем в бумажном формате.

Обеспечивает безопасность. Электронные документы не теряются, не мнутся, не могут промокнуть или сгореть. Информация хранится с использованием резервного копирования. Передача данных происходит по защищенным каналам.

Гарантирует прозрачность процессов. Каждый файл в системе имеет статус — видно, кто его получил, подписал или не подписал. Снижается риск пропустить важный срок или забыть про приказ.

Несмотря на это в КЭДО есть и минусы. Например, если только начинаете переходить на электронный кадровый документооборот. Необходимо подготовить команду: объяснить задачи перехода и преимущества нового документооборота, подготовить внутренние регламенты для новых процессов, провести обучающие встречи. Понадобится время, чтобы сотрудники привыкли к новой системе и решили все вопросы.

Процесс получения ЭП для кадровых документов 

Оформить сертификат КЭП можно через Удостоверяющий центр Контура:

1. Заполните заявку в сервисном центре или на сайте.
2. Загрузите документы в личный кабинет.
3. Придите в точку выдачи сертификата с оригиналом паспорта, чтобы удостоверить личность.

В особых случаях подпись можно полность оформить онлайн. Например, если у вас уже есть сертификат КЭП, срок действия которого еще не закончился.

Наши специалисты установят необходимые программы, дистанционно обновят сертификат и объяснят, как настроить работу с электронной подписью на нужном портале.

Продлить сертификат

Какие документы нужны для получения ЭП

Понадобятся паспорт, номера ИНН, СНИЛС.

Стоимость электронной подписи для кадровых документов

КЭП стоит от 5 800 рублей. В эту сумму входят сертификат, лицензия, автоматическая настройка компьютера, круглосуточная поддержка.

Как настроить электронные подписи после получения

После получения сертификата КЭП важно правильно настроить рабочее место, чтобы использовать подпись без ошибок и задержек. Для клиентов Контура работает Веб-диск, который сам установит все необходимое — от драйверов до сертификата. После этого вы сможете сразу пользоваться КЭП для подписания документов, подачи отчетности и работы с КЭДО.

Обложка: Фото · Madekusuma · Rawpixel.com · Shutterstock · Fotodom; Дизайнер · Юность