Электронная подпись для удаленного сотрудника

Сотрудники, которые работают вне офиса вынуждены взаимодействовать с работодателями на расстоянии. В таких случаях без электронной подписи не обойтись. Но есть нюансы. О них рассказываем в статье. 

Александра Кириенко Автор статей Справочной

Оформить электронную подпись для сотрудника в аккредитованном УЦ Контура

Заказать

Зачем сотруднику на удаленке нужна электронная подпись

Кроме очевидных плюсов в скорости и безопасности заверения документов с электронной подписью (ЭП), есть обязательства, которые должны соблюдать работодатель и сотрудник на дистанционной работе. Они прописаны в ст. 312.1 — 312.9 ТК РФ. Когда и при каких случаях ЭП необходима, расскажем ниже.

Когда ЭП необходима

Электронная подпись нужна, когда удаленный сотрудник подписывает:

• трудовой договор и допсоглашения к нему;
• акт выполненных работ;
• отчеты;
• подтверждение материальной ответственности;
• заявление на отпуск;
• график отпусков.

Если работник не может посетить офис, электронная подпись — единственный способ оформить документы законно.

Какая именно ЭП подойдет сотруднику

Существует несколько видов ЭП. Подробнее об этом писали здесь.

Сотрудники на удаленке должны подписывать трудовые договоры квалифицированной электронной подписью (КЭП). Она гарантирует безопасность деловых отношений и имеет юридическую силу. Остальные документы можно подписывать ПЭП или НЭП — все зависит от типа документа.

Как дистанционному сотруднику получить электронную подпись

Чтобы получить электронную подпись, необходимо:

1. Выбрать аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ), который выдает ЭП. Например, Контур.
2. Подать заявку на получение ЭП. Можно через интернет или лично в офисе УЦ. Для заявки потребуются: паспорт, ИНН, СНИЛС и чек об оплате тарифа ЭП. После проверки сведений заявителя УЦ отправит заявление на оформление подписи. Это займет несколько дней.
3. Заполнить заявление и отправить его скан. После проверки в течение одного дня придет уведомление о выпуске ЭП.
4. Забрать договор и токен в офисе УЦ.

Выпустите сертификат КЭП физлица удаленно в Удостоверяющем центре Контура. Подтвердите личность в приложении «Госключ», не выходя из дома или офиса, и подписывайте кадровые документы, договоры и счета для контрагентов и отчеты в госорганы.

Выпустить сертификат онлайн

ЭДО с сотрудником на дистанционке

Электронный документооборот (ЭДО) упрощает согласование и оформление документов с удаленным сотрудником: там можно быстро обмениваться, отслеживать статус и хранить их в электронном виде. Это не только экономит время, но и снижает затраты на их бумажные аналоги.

При ЭДО работодателю и удаленному сотруднику нужно заранее обсудить, какие документы будут отправляться онлайн и как с ними работать. А также обучить работника пользоваться системой.

Управляйте сертификатами НЭП и КЭП с помощью Корпоративного центра регистрации. Выпускайте их, не отрывая сотрудников от работы

Оставить заявку

Обложка статьи: Мокап · Unblast; Дизайнер · Юность