Электронная подпись для главного бухгалтера

Электронная подпись физлица + машиночитаемая доверенность — стартовый набор для работы бухгалтера. Как использовать эти инструменты и как получить электронную подпись удаленно, в статье. 

Иван Быков Ведущий эксперт в сфере электронной подписи Ольга Кураева Автор Журнала

Получите сертификат электронной подписи не выходя из дома прямо сейчас 

Купить

Для чего нужна ЭП главному бухгалтеру

Бухгалтер с электронной подписью может полноправно представлять компанию во всех отчетных органах или заверять другие документы компании. Какие именно — зависит от полномочий, которыми его наделил руководитель организации.

Для сдачи отчетности в ФНС и СФР

Главное — без электронной подписи бухгалтер не сможет сдать отчетность. Всё, что отправляется в госорганы в электронном виде, должно быть подписано электронной подписью.

Это касается и отчетов в ФНС: налоговые декларации, расчет 6-НДФЛ, годовая бухгалтерская отчетность и тд. А также отчетности в Социальный фонд России (СФР), например, ЕФС-1 и расчеты по страховым взносам. Отчетность в Росстат также сдается с электронной подписью бухгалтера.

Для документооборота с контрагентами

Часто обмен документами с поставщиками и партнерами происходит в электронном виде — через сервис ЭДО, например, Контур.Диадок. С электронной подписью бухгалтер может заключать договоры с подрядчиками, подписывать счета-фактуры, УПД, акты выполненных работ.

Для участия в тендерах

Закупки бюджетных компаний и торги коммерческих организаций проводят в электронном виде. Подписывать заявки для участия в конкурсе или заключать выигранный контракт нужно с электронной подписью. Это может делать руководитель или сотрудник, которого он уполномочил — например, бухгалтер.

Подберем электронную подпись под любую задачу: для отчетности, торгов и личных дел. Поможем настроить компьютер и установить необходимые программы.

Выбрать сертификат

Какая именно электронная подпись нужна главному бухгалтеру

Бухгалтеру понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП) физического лица. В ней есть данные только его личные данные и никакой информации об организации.

До 1 сентября 2024 года можно было использовать КЭП организации — в ней указывались и данные бухгалтера, и данные фирмы. Но теперь такая КЭП есть только у руководителя, а остальные сотрудники используют личные КЭП и подкрепляют их доверенностями.

Если подписывать документы будут разные бухгалтеры, то каждому из них понадобится собственная электронная подпись. И каждому — доверенность на необходимые действия, например, одному бухгалтеру доверенность на отчетность в налоговую, другому — на отчетность в СФР.

Каждому уполномоченному сотруднику нужен свой сертификат КЭП. Например, собственный сертификат должен быть у бухгалтера, у специалиста по торгам, заместителя директора.

Заказать

Особенности использования ЭП главным бухгалтером

Главному бухгалтеру обязательно нужна машиночитаемая доверенность (МЧД). И, возможно, не одна. Разберемся по-порядку.

МЧД — электронная доверенность, которую любому сотруднику, кроме руководителя, нужно предоставлять при документообороте. Она подтверждает, что у работника есть полномочия для сдачи отчетности или подписания конкретного документа.

МЧД создают в специальных сервисах, например, в распределенном реестре ФНС или в Контур.Доверенности. Указывают в ней данные сотрудника, срок действия, возлагаемые полномочия. И главное — подписывают КЭП руководителя.

Доверенности бывают единого формата 003 и локальных форматов, которые подходят только для конкретных площадок. Выпустить доверенность единого формата 003 можно в распределенном реестре ФНС.

Шпаргалка по форматам МЧД

Главному бухгалтеру могут понадобиться несколько МЧД. Зависит от того, на каких порталах он будет представлять компанию и какую отчетность сдавать. Это могут быть доверенности:

• Для налоговой — собственный формат 5.03. Как оформить такую доверенность, читайте в статья «Какая МЧД нужна для ФНС».
• Для СФР — у Социального фонда собственный формат МЧД. И свой сервис для создания доверенности. Поэтому доверенность для него будет отдельная.
• Для документооборота с контрагентами — тут подойдет МЧД единого формата 003,
• Для систем Честный знак, ЕГАИС, ЭТП, ФТС, Федресурс — тоже единый формат 003.

Как оформить МЧД для бухгалтера

Когда МЧД на бухгалтера оформлена, то перед началом документооборота он должен предоставить ее другой стороне: налоговой, иному ведомству, контрагенту. Достаточно сделать это один раз и далее следить за актуальностью МЧД.

Важно! Главному бухгалтеру можно выдать МЧД с передоверием. То есть он сможет выдавать доверенности другим бухгалтерам и сотрудникам. Чтобы оформить главбуху такую доверенность, понадобится сходить к нотариусу. У него можно выпустить МЧД только формата 003.

Выпустите машиночитаемую доверенность для бухгалтера в Контур.Доверенности. Сервис поможет выполнять все главные операции с МЧД.

Выпустить

Как получить ЭП главному бухгалтеру в 2025 году

За сертификатом электронной подписью бухгалтеру нужно обращаться в коммерческий удостоверяющий центр (УЦ). Например, Контур. Он получит там сертификат электронной подписи, а также сможет купить токен для хранения ключей и программу КриптоПро CSP, без которой подпись работать не будет.

Какие документы нужны для оформления ЭП

Для получения сертификата электронной подписи бухгалтеру понадобятся:

• оригинал паспорта,
• СНИЛС,
• ИНН.

Предоставить эти данные можно онлайн — заполнив заявку в личном кабинете УЦ. Или очно, приехав в офис Контура.

Сколько стоит получение электронной подписи

Цена электронной подписи зависит от срока действия и дополнительных инструментов, которые понадобятся для использования сертификата КЭП.

Стоимость начинается от 4000 рублей. В эту стоимость входит сертификат электронной подписи на 12 месяцев, автоматическая установка на компьютер и техническая поддержка.

Дополнительно стоит оплатить лицензию на программу КриптоПро CSP — она необходима для работы электронной подписи. А также токен — защищенный носитель, где будут храниться ключи сертификата КЭП. С токеном пользоваться электронной подписью можно на разных компьютерах, а через год использовать его еще раз и записать на него новый сертификат КЭП.

Чтобы использовать электронную подпись было удобнее, есть и другие услуги. Например, консультации по отчетности в разных информационных порталах или бесплатный перевыпуск сертификата, если с первым что-то случилось. Ознакомьтесь со всеми тарифами для бухгалтера.

Онлайн-оформление ЭП

Обычно нужно хотя бы раз приехать в офис УЦ, чтобы получить сертификат электронной подписи. Это связано со строгими правилами по удостоверению личности будущего владельца подписи.

Но есть три способа получить сертификат удаленно:

1. Действующий сертификат КЭП. Если у бухгалтера уже есть электронная подпись, он может удаленно подтвердить личность. Главное, чтобы «старая» подпись действовала на момент получения новой, а данные в сертификате были идентичны.
   В таком случае всё получение сертификата КЭП пройдет в личном кабинете УЦ.
2. Электронная подпись Госключа. Госключ — приложение, где можно получить бесплатную квалифицированную электронную подпись для личных нужд. Если такая подпись у бухгалтера есть, он может использовать ее для подтверждения личности. Тогда выпуск нового сертификата тоже пройдет полностью в личном кабинете УЦ.
3. Выезд курьера. Специалист удостоверяющего центра приедет на дом или в офис, чтобы удостоверить личность по паспорту. После этого бухгалтеру останется открыть личный кабинет УЦ на своем компьютере и выпустить сертификат.

Как получить электронную подпись онлайн

Главные преимущества ЭП в работе главного бухгалтера

Кажется, что работа главного бухгалтера уже невозможна без электронной подписи. Но это не просто необходимость, но и преимущества для него и компании.

Безопасность и автономность. Если раньше по какой-то причине бухгалтер одалживал электронную подпись руководителя, то тем самым ставил под удар руководителя. Ведь вся ответственность за подписанные документы ложилась не на бухгалтера, а владельца подписи.

С собственной подписью и необходимыми МЧД главный бухгалтер может выполнять почти те же задачи, что и руководитель. Но теперь ответственность за подписанные документы четко разграничена.

Одна подпись бухгалтера для разных компаний. Поскольку сейчас бухгалтер получает только сертификат физлица и дополняет его МЧД от руководителя, то при переходе в другую компанию ему не нужно будет покупать новую подпись. Только обновить машиночитаемые доверенности от новой организации. Это особенно удобно для бухгалтеров, работающих на аутсорсе и обслуживающих несколько организаций одновременно.