Электронная подпись для маркетплейсов

Для ведения бизнеса на маркетплейсах нужно быть готовым к работе с электронными документами. Торговые площадки ведут документооборот онлайн и часто с использованием электронной подписи (ЭП). Рассказываем, что нужно знать об ЭП для маркетплейсов.

Оформить электронную подпись для работы с маркетплейсами с поддержкой Контура

Для чего нужна электронная подпись для маркетплейсов

При работе с маркетплейсами используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Это самый многофункциональный вид электронной подписи — он придает документам юридическую силу, полностью заменяя рукописную подпись и бумажные документы. Дальше в тексте будем рассказывать именно про КЭП и можем называть ее «электронная подпись».

Использовать одну и ту же КЭП можно сразу для нескольких целей. Особенно, если это подпись руководителя компании, ИП или самозанятого.

Для ведения ЭДО. Через сервис электронного документооборота (ЭДО) вы будете обмениваться с маркетплейсом накладными, актами, квитанциями и счетами-фактурами. Например, для отправки товара на склад вам потребуется составить УПД и заверить его квалифицированной электронной подписью (КЭП). Тогда документ обретет юридическую силу: КЭП подтвердит вашу личность и гарантирует отсутствие изменений в исходном файле.   

Для отчета перед налоговой. Отчитываться о своих доходах и расходах предстоит регулярно — отправлять декларации в налоговую. ФНС принимает их онлайн, но только после подписания электронной подписью.

ИП или руководителю бизнеса подходит сертификат ФНС. Мы поможем с ним работать. Установим на компьютер, покажем, как использовать, и ответим на все вопросы.

Оставить заявку

Для подписания партнерского договора. Некоторые маркетплейсы перед началом сотрудничества предлагают подписать договор удаленно в сервисе ЭДО. Например, так делает AliExpress. Конечно, всегда можно отправить договор по почте, но в таком случае подписание может растянуться на несколько недель. 

ЭДО на маркетплейсах

Электронный документооборот с маркетплейсом обычно работает через посредника — оператора ЭДО. Например, таким оператором является Контур и наш сервис Диадок. 

Как работает сервис ЭДО, в общих чертах рассмотрим на примере Диадока. Продавец подключается к Диадоку, находит свой маркетплейс по реквизитам и отправляет ему приглашение. После того, как маркетплейс примет приглашение, стороны смогут отправлять друг другу документы. Документооборот ведется с помощью КЭП, поэтому дублировать электронные файлы на бумаге не нужно. Приобрести электронную подпись можно сразу при подключении к Диадоку.

Использовать ЭДО на маркетплейсах удобно. Вы сможете быстро получать нужную документацию, надежно хранить файлы, а также сократить затраты на бумагу. Однако некоторые крупные маркетплейсы, например Ozon и Wildberries, позволяют работать с ними напрямую, без оператора ЭДО. Ниже можно прочитать, кому и в каких ситуациях подойдет такой способ работы.

У каждой торговой площадки есть свои требования для подключения ЭДО. Например, если маркетплейс не сотрудничает с вашим оператором, то придется заплатить роуминг. Чтобы не переплачивать, лучше заранее узнать все условия на сайте маркетплейса.     

На каких площадках работает электронная подпись

Нужна ли электронная подпись для работы на маркетплейсе, нужно проверять в руководстве конкретной площадки. У маркетплейсов может быть два способа обмена электронными документами: 

• через сервис ЭДО. Тогда электронная подпись обязательна; 
• через свой портал или личный кабинет. В этом случае подпись можно не использовать.

Авито

Продавцом на Авито может быть частное лицо или компания. Если вы частное лицо и иногда продаете личные вещи, то подключать сервис ЭДО не нужно. Сервис ЭДО и электронная подпись понадобится компаниям, которые хотят оплачивать услуги Авито с расчетного счета и получать закрывающие документы.

Авито сотрудничает с несколькими операторами ЭДО, в том числе — с Диадоком. Для обмена документами понадобится электронная подпись.

Яндекс.Маркет

Яндекс.Маркет работает с операторами Диадок и Тензор, не поддерживает роуминг. Это значит, что с другими операторами подключить ЭДО не получится. 

Если вы работаете с Диадоком, то после заключения договора с Яндекс.Маркетом вам придет приглашение в системе. После этого вы сможете принимать и отправлять документы маркетплейсу. Конечно, если есть электронная подпись.

Руководителю для работы с маркетплейсами нужна электронная подпись ФНС. Оформить ее можно с поддержкой Контура. Подготовим подпись к работе и будем на связи по всем техническим вопросам.

Заказать

Ozon

На Ozon электронный документооборот понадобится, если вы размещаете товар на складах маркетплейса. Если вы используете собственные склады, то подключать сервис ЭДО необязательно. Все необходимые документы придут в личный кабинет или на электронную почту.

Также сервис ЭДО нужно подключить при поставках: 

• товаров, для которых нужны сертификаты в системе «Меркурий»;
• ювелирных изделий на склад Тверь_Хаб;
• товаров, которые подлежат маркировке в системе «Честный знак»;
• товаров на склад «Хоругвино», распределительные центры и дарксторы.

Подробнее о том, для каких товаров потребуется ЭДО, можно прочитать в базе знаний Ozon.

Ozon работает напрямую с операторами Диадок и СФЕРА Курьер. Другие операторы подключаются через роуминг. Для работы с сервисом ЭДО потребуется электронная подпись.

Wildberries

В 2020 году Wildberries разрешил малому бизнесу, работающему без НДС, отправлять электронные документы напрямую через маркетплейс. Например, ИП на «упрощенке» может работать с Wildberries без сервиса ЭДО и электронной подписи. По данным на июль 2023 года, малый бизнес может обмениваться через личный кабинет любыми документами, кроме счетов-фактур и УПД.

Подключать сервис ЭДО и использовать электронную подпись нужно среднему и крупному бизнесу, который работает по общей системе налогообложения (ОСНО).

Также подключить ЭДО следует тем, кто работает с маркированными товарами в системе «Честный знак». Закон требует использования ЭДО для любого бизнеса, который связан с маркированными товарами, вне зависимости от режима налогообложения. Как устроена отчетность в Честном знаке, мы рассказывали в статье.

Wildberries работает со многими операторами ЭДО, в том числе с Диадоком. 

Lamoda

Для подключения ЭДО на Lamoda продавцу нужно подключиться к Диадоку или другому оператору, у которого есть роуминг с Диадоком. Список всех доступных операторов.

Торговать на Lamoda могут ИП и компании, которые работают на УСН или ОСНО. У Lamoda высокие требования к продавцам, например, на площадке не могут работать самозанятые или компании, которые зарегистрированы меньше года назад. Ознакомиться со всеми требованиями вы можете в статье от Контур.Бухгалтерии.

Tmall и AliExpress

AliExpress и его дополнительный маркетплейс Tmall работают с Диадоком, но также поддерживают роуминг с другими операторами. Сервис ЭДО для AliExpress потребуется для подписания договора. Если вы не работаете по ЭДО, то договор придется выслать через обычную почту. В этом случае регистрация займет несколько недель.

KazanExpress

Торговать на площадке KazanExpress могут юрлица, ИП и самозанятые. Маркетплейс не обязывает подключать сервис ЭДО, но если его нет, то площадка просто присылает сканы документов на email. Бумажные документы маркетплейс не отправляет. 

Подключить ЭДО на KazanExpress можно через Диадок. Другие операторы подключаются через роуминг.

Как работать с ЭП на маркетплейсах

Схема работы с электронной подписью похожа на всех маркетплейсах. Рассмотрим, как это делать на примере Wildberries:

Шаг 1. Оплачиваем сервис ЭДО. Заключаем договор и получаем электронную подпись. 

Шаг 2. Подключаемся к оператору ЭДО. В нашем случае — к Диадоку. Сделать это можно двумя способами: 

• через веб-версию сервиса. Она не требует установки программы;
• через интеграцию с учетной системой, например, через модуль для 1С.

Шаг 3. Отправляем приглашение маркетплейсу. Найти торговую площадку в системе можно по ИНН или названию в разделе «Контрагенты».

Шаг 4. Выбираем карточку организации и отправляем приглашение. Как только маркетплейс примет запрос, он появится в разделе «Ваши контрагенты».

Шаг 5. Подписываем документ с помощью ЭП:

1. Заходим в личный кабинет Диадока.
2. Открываем вкладку с входящими документами.
3. Открываем шаблон документов, который утвердил Wildberries.
4. Создаем исходящий документ на основе готового шаблона.
5. Нажимаем «Заполнить».
6. Вносим коррективы в заполненный документ.
7. Нажимаем кнопки «Подписать» и «Отправить».
8. Когда Wildberries примет документ, он будет отозван из личного кабинета.

Кто может обойтись без электронной подписи

Некоторые маркетплейсы обмениваются электронными документами без сервиса ЭДО и электронной подписи. Присылают документы в личный кабинет продавца. Но такой порядок работы доступен только в отдельных случаях и некоторым категориям продавцов. 

Сможете ли вы получать документы от маркетплейса без электронной подписи, нужно смотреть в правилах вашей площадки. 

Если обобщить, то без ЭП могут обойтись:

• физические лица: например, если вы продаете личные вещи на Авито. Для работы на других маркетплейсах нужно регистрировать юридическое лицо;
• самозанятые: на большинстве площадок, кроме Lamoda; 
• ИП «на упрощенке»: например, если у вас небольшой бизнес на Ozon или Wildberries, и вы не работает с маркированной продукцией;
• малый бизнес: например, если вы торгуете на Ozon с собственного склада.

Среднему и крупному бизнесу, который работает на ОСНО, лучше подключить электронный документооборот, чтобы ускорить все процессы. 

На кого получать электронную подпись для работы с маркетплейсом

Получить КЭП может руководитель, ИП или уполномоченный сотрудник компании, например, бухгалтер. 

Но каждому лицу нужна собственная электронная подписи. Иногда руководитель компании передают свою электронную подпись рядовым сотрудникам. Это может привести к проблемам для компании. Например, сотрудник может подписать что-то самовольно. В этом случае доказать, что это был не директор очень сложно.

Поэтому единственно правильный вариант для руководителя — оформить отдельную КЭП на сотрудника. 

Если вы регулярно отправляете документы компании, вам понадобится КЭП для сотрудника. Оформите ее в Контуре — и получите быструю настройку подписи и круглосуточную техподдержку.

Заказать

Как заказать ЭП для маркетплейсов

Сделать это можно в Удостоверяющем центре Контура.

Для руководителя

1. Перейдите на сайт, оставьте заявку на звонок менеджера или сразу оплатите выпуск сертификата КЭП. 
2. Заполните заявку на сертификат. Легче всего это сделать через личный кабинет.
3. Выберите, куда приехать для выпуска сертификата: в точку, где работает партнер Контура, доверенное лицо ФНС, или в отделение налоговой. Взять с собой паспорт.
4. Подтвердите свою личность при получении.
5. Завершите установку сертификата и настройку компьютера через личный кабинет УЦ.

Для сотрудника

Легко оформить за три шага:

1. Оплатите тариф на сайте или оставить заявку на обратный звонок.
2. Передайте документы на проверку: можно принести в офис УЦ или прикрепить сканы в личном кабинете.
3. Получите подпись в УЦ или через курьера: с собой нужно взять оригиналы документов, чтобы удостоверить личность.

Остались вопросы по электронной подписи? Оставьте заявку на сайте Контура. Мы перезвоним, ответим на вопросы и расскажем подробнее о работе с электронной подписью.    

Если вы еще не получили сертификат электронной подписи, оформите его в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.

Выпустить сертификат

МЧД для работы на маркетплейсах

Если документы для маркетплейсов от лица компании подписывает не руководитель, а сотрудник, например, бухгалтер, кроме сертификата КЭП физлица ему понадобится машиночитаемая доверенность. 

Выпустить МЧД можно в специальных сервисах. Например, в Контур.Доверенности ее можно заполнить в необходимом формате, подписать и зарегистрировать в ФНС.

Оформить МЧД