Получение электронной подписи на сотрудника организации

Электронная подпись (ЭП или прежнее название ЭЦП) — то же, что рукописная подпись, только для электронных документов. Подписывать документы компании может не только руководитель организации, но и её сотрудник. Какую ЭП ему выпустить, рассказываем в статье.

Иван Быков Ведущий эксперт в сфере электронной подписи

Оформить электронную подпись для сотрудника в аккредитованном УЦ Контура

Заказать

В статье мы пишем «получить электронную подпись», хотя в удостоверяющем центре получают «сертификат» электронной подписи. Мы упростили термины сознательно.

Какая электронная подпись нужна сотруднику

Электронная подпись может быть простой, неквалифицированной и квалифицированной. Любому сотруднику необходимо получить усиленную квалифицированную электронную подпись или КЭП. В отличие от неквалифицированной электронной подписи, у неё есть ряд особенностей:

• всегда имеет сертификат в бумажном или электронном виде, структура которого определена приказом ФСБ России № 795 от 27.12.2011,
• программное обеспечение для работы сертифицировано ФСБ России,
• выдавать сертификат КЭП может только аккредитованный удостоверяющий центр

Закон и государственные органы требуют от УЦ соблюдать правила безопасности — удостоверять личность будущего владельца ЭП и проверять его документы. А в случае нарушений УЦ несут материальную ответственность.

Сотрудники могут подписывать документы компании только сертификатом физлица, а с ним использовать машиночитаемую доверенность.

Руководителю для подписи документов нужно использовать сертификат юрлица. Получить его можно в ФНС, а также с поддержкой Контура. Подробнее об этом рассказываем в статье.

Можно ли сотруднику использовать электронную подпись руководителя

Чтобы понять, как действует электронная подпись и можно ли её передавать, нужно знать из чего она состоит.

ЭП состоит из трех элементов:

• Закрытый ключ — длинный набор символов, который владелец генерирует самостоятельно с помощью средств криптографической защиты информации, например, с помощью КриптоПро. Эта часть подписи доступна только владельцу.
• Открытый ключ — тоже набор символов, как и закрытый ключ, но отличается тем, что информация из него общедоступна.
• Сертификат — документ, в котором содержатся данные открытого ключа, владельца и другие атрибуты. Именно он подтверждает, что открытый ключ принадлежит конкретному владельцу. 

Файлы можно записать на носитель: обычную флешку, токен или на сам компьютер. Затем с помощью закрытого ключа владелец подписывает документы. Сертификатом открытого ключа подтверждает, что именно он подписал документы.

Ответственность за доступ к закрытому ключу ЭП несет его владелец. Это прописано в 63-ФЗ «Об электронной подписи» (п.1 ч.1 ст.10 63-ФЗ). Именно из-за передачи закрытого ключа другим людям часто происходят мошеннические действия с подписями.

Знакомьтесь — Андрей, он индивидуальный предприниматель. Свой бизнес ведет первый год. Как директор, Андрей тратить много сил на формирование различных бизнес-процессов, чтобы поддерживать и развивать компанию. Разбираться с отчетностью у него нет времени, потому Андрей нанял бухгалтера и передал ему свою электронную подпись для сдачи отчетности по организации.

Спустя некоторое время бухгалтер увольняется по личным причинам. А Андрею приходит уведомление о возбуждении уголовного дела о мошенничестве. 

Оказывается, бухгалтер с помощью ЭП Андрея зарегистрировал фирму-”однодневку”, возмещал через неё НДС, а деньги выводил за границу. Теперь Андрею предстоит долгое разбирательство с органами власти.

Бывают ситуации, когда злоумышленники намеренно завладевают чужими ЭП, берут кредиты, микрозаймы, совершают покупки от лица компании, меняют руководителя, а потом ликвидируют организацию. 

Мошенники могут завладеть электронной подписью несколькими способами:

• похитить носитель с закрытым ключом,
• найти, забытый владельцем в общественном месте, носитель с подписью,
• компания может забыть отозвать подпись уволенного сотрудника, он в свою очередь приобретает товары от имени компании и скрывается, оставив долг за организацией.

Существуют способы, чтобы себя обезопасить, один из них — выпуск на сотрудника личный сертификат с реквизитами физлица. К нему понадобится дополнительно машиночитаемая доверенность. Таким образом сотрудник становится уполномоченным представителем организации и действует от лица компании. С КЭП физлица и МЧД он сможет подписывать отчетность, участвовать в торгах и закупках, регистрировать онлайн-кассы и многое другое. 

Как получить электронную подпись сотруднику в 2025 году

Сотрудник может оформить сертификат КЭП с реквизитами физлица. Получить его можно в аккредитованном УЦ.

На примере УЦ Контура покажем, как это сделать:

1. Оформите заявку через сайт или обратитесь в сервисный центр.
2. Оплатите счет после подтверждения заявки.
3. Соберите комплект документов и загрузите их сканы в личный кабинет для онлайн-проверки.
4. Принесите оригиналы документов и получите сертификат в сервисном центре.

Получить сертификат может только будущий владелец (ч.1 ст. 18 63-ФЗ).

Для получения сертификата физлица нужны оригиналы или заверенные копии документов:

• паспорт будущего владельца сертификата: разворот с фотографией,
• СНИЛС или документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального учета, на случай, если данные не пройдут проверку,
• ИНН будущего владельца сертификата. На случай, если данные не пройдут проверку в ФНС.

Мы подготовили инструкцию о том, как работать в личном кабинете. Наша техническая поддержка круглосуточно ответит на возникшие вопросы.

Выпустите сертификат КЭП физлица удаленно в Удостоверяющем центре Контура. Подтвердите личность в приложении «Госключ», не выходя из дома или офиса, и подписывайте кадровые документы, договоры и счета для контрагентов и отчеты в госорганы.

Выпустить сертификат онлайн

Кроме электронной подписи сотруднику понадобится машиночитаемая доверенность. Она подтвердить, что руководитель разрешит ему подписывать документы от лица компании.

Можно ли передавать сотруднику свою электронную подпись другим лицам

Так как сертификат электронной подписи приравнивается к собственноручной подписи, то владелец обязан обеспечивать её конфиденциальность (ст. 10 63-ФЗ). А обеспечивать конфиденциальность информации и не передавать её третьим лицам без согласия обладателя обязаны все лица получившие доступ к этой информации согласно п.7 ст. 2 149-ФЗ.

Поэтому подпись может быть передана только с согласия обладателя. Юристы советуют оформлять данное согласие приказом и доверенностью — это может быть приказ или доверенность от имени юрлица или ИП. Форму передачи полномочий организация определяет самостоятельно, как и оформление акта передачи носителя с закрытым ключом. В УЦ не нужно предоставлять доверенности или приказы.

Если вы регулярно отправляете документы компании, вам понадобится КЭП для сотрудника. Оформите ее в Контуре — и получите быструю настройку подписи и круглосуточную техподдержку.

Заказать

Чтобы увеличить безопасность данных организации, избежать махинаций и утечки информации, рекомендуем выпускать подпись на каждого сотрудника, которому необходима работа с ней. Например, для предоставления отчетности — ЭП для бухгалтера, для заключения сделок — ЭП для менеджера по закупкам, для работы на государственных порталах — ЭП для уполномоченного сотрудника. Таким образом каждый сотрудник становится представителем организации, а директору будет легче контролировать процессы внутри компании. 

Как сотруднику работать с электронной подписью в 2025 году

Как мы и писали выше, сотрудник может использовать только сертификат КЭП на физлицо: в нем отсутствуют данные по организации (пп. 2 п.1 ст. 17.2 и п. 2 ст. 17.3 63-ФЗ). Такие подписи называются «электронная подпись физического лица».

Получить КЭП физлица можно в аккредитованном Удостоверяющем центре. Например, в УЦ Контура.

Заказать