Ускорили согласование документов с электронными подписями и ЭДО

Компания «Стройпроект» внедрила электронные подписи во внутренний документооборот и сделала процессы согласования быстрыми и удобными. Как устроены операции с документами теперь, и как организация переходила на сертификаты физлиц и МЧД, рассказал руководитель направления по информационной безопасности Иван Крылов. 

О компании

ООО «Стройпроект» занимается реновацией жилья в Москве. В компании работает 500 человек, 120 из них используют электронные подписи для внутреннего документооборота, взаимодействия с Московским фондом реновации (МФР) и отчетности в госорганы. 

Согласования быстро и без бумаги

Компания несет ответственность за безопасность своих объектов и выполнение обязательств по контрактам. Чтобы не упустить ничего важного, в «Стройпроект» есть четкие процессы согласования исполнительных и проектных документов 一 в них участвует до 60 человек. Раньше для этого приходилось ходить к сотрудникам лично и собирать рукописные подписи.

Чтобы сэкономить время, в 2023 году перевели внутренний документооборот в электронный формат. Теперь согласование происходит в системе ЭДО компании: бегунок автоматически прикрепляется к документам и ответственный сотрудник заверяет его своей электронной подписью.

Автоматизируйте выдачу сертификатов физлица для ваших сотрудников с помощью Корпоративного центра регистрации Контура.

Узнать больше

Запускаем согласование и выпуск сертификата одновременно

Сертификаты электронных подписей для сотрудников и руководителей выпускаем с помощью сервисов Корпоративного центра регистрации Контура. 

Если сотруднику по должности положено подписывать документы, процессы согласования и оформления сертификата запускаем одновременно, и его можно получить в течение одного рабочего дня. 

Есть сотрудники, которые участвуют в подписании, но постоянно работают на строительных объектах. Им достаточно прийти в офис один раз, администратор КЦР от нашей компании удостоверит личность, а дальше все подписания и продления проходят онлайн.

Удобный выпуск и учет электронных подписей в вашей компании — через Корпоративный центр регистрации. Пусть сотрудники получают сертификаты на рабочем месте, а руководители контролируют процесс.

Подключить сервис

После увольнения у работника пропадает доступ во внутреннюю систему компании, и он не может подписывать документы, даже если его сертификат все еще действует.

Спокойно перешли на КЭП физлиц и МЧД к 1 сентября 2024 года

До 1 сентября 2023 года всем сотрудникам обновили сертификаты с реквизитами юрлица и начали готовиться к переходу на новые правила.

Сотрудникам, которые подписывают только внутренние документы, оформили сертификаты КЭП физлица, тем, кто отчитывается в госорганы, МФР и обменивается документами с контрагентами 一 сертификаты КЭП физлица и МЧД. Сейчас — около 33 сотрудников. 

С введением машиночитаемых доверенностей пришлось перестраиваться. Ранее «Стройпроект» был дивизионом в составе юрлица, и наш исполнительный директор осуществлял полномочия по доверенности от гендиректора. Но в работе с МЧД механизма передоверия пока нет. Поэтому теперь гендиректор подписывает все МЧД самостоятельно, а выпускает, следит за актуальностью и управляет ими юротдел через Контур.Доверенность.

Подробно рассказали о передоверии в МЧД