Выпустить сертификат электронной подписи (ЭП) и машиночитаемые доверенности (МЧД) иностранным организациям достаточно сложно: нужно соответствовать определенным требованиям. А иногда и этого недостаточно. Что делать, расскажем в статье.
Какие иностранные организации могут оформить сертификат ЭП и МЧД
Руководитель филиала или представительства зарубежной компании может получить сертификат с реквизитами юрлица. Но при одном условии — информация о них должна находиться в специальном реестре — РАФП. В нем регистрируют только филиалы или представительства коммерческих компаний (п. 3 ст. 4 160-ФЗ «Об иностранных инвестициях в Российской Федерации»).
Если у иностранной компании нет российского ИНН — то есть, она не является филиалом — или ИНН есть, но филиал или представительство не зарегистрированы в РАФП, получить сертификат руководителя не выйдет. Что делать в таких случаях, расскажем ниже.
ИП или руководителю бизнеса подходит сертификат ФНС. Мы поможем с ним работать. Установим на компьютер, покажем, как использовать, и ответим на все вопросы.
Как иностранной организации получить сертификат ЭП
С помощью Контура получить сертификат руководителя филиала зарубежной компании пока нельзя — нужно обратиться в удостоверяющий центр ФНС. Получить первый сертификат нужно лично. Руководитель филиала должен взять с собой паспорт, предоставить номера ИНН и СНИЛС.
Если директор филиала не гражданин России, он может показать паспорт своей страны с нотариально заверенным переводом. Однако российские ИНН и СНИЛС ему получить придется.
Как выпустить МЧД для сотрудника филиала иностранной компании
Когда руководитель филиала получит сертификат, он сможет выпустить и подписать машиночитаемые доверенности для своих сотрудников. Рассмотрим, как оформить самые популярные форматы.
МЧД для отчетности в ФНС (по формату 5.03) и СФР (по формату 2.0) можно выдать и подписать сертификатом руководителя филиала в Контур.Экстерне.
С МЧД единого формата 003, например, для ЕГАИС, Таможни, Честного знака, Федресурса и других систем, всё не так просто. Некоторые регуляторы требуют регистрировать такую доверенность в распределенном реестре ФНС. Но сделать это не получится: система налоговой не умеет работать с сертификатами директоров филиалов иностранных компаний. Пока нельзя оформить МЧД и через нотариуса в порядке передоверия — эта возможность есть только у директоров филиалов российских компаний.
Как руководители филиалов российских компаний выпускают МЧД
Тем не менее, способ выпустить МЧД единого формата существует:
- Создайте черновик МЧД в распределенном реестре ФНС. В нем укажите:
- срок действия;
- информацию о доверителе — в том числе, ИНН организации, от лица которой выдают доверенность;
- данные представителя — сотрудника, который получает МЧД;
- полномочия.
- Не подписывайте черновик в распределенном реестре налоговой. Вместо этого просто скачайте xml-файл доверенности.
- Если вы планируете хранить МЧД в информационной системе, где можно проверить ее статус, откройте файл xml в любом редакторе — например, Excel. Вручную укажите систему хранения — замените ссылку в поле <СведСист> на актуальную, а затем сохраните доверенность. Благодаря этому, контрагент всегда может узнать статус МЧД и понять, не отозвали ли ее.
- Заверьте МЧД сертификатом руководителя филиала в другом сервисе, например, с помощью Контур.Крипто.
У такой доверенности есть ограничение — ее нельзя использовать для сдачи отчетности, только для обмена документами с контрагентом. Ее нужно отправлять особенным образом — в пакете с документом.
По всем вопросам с МЧД вы можете обратиться за консультацией к нашим экспертам. Они подскажут, как создать ее, подписать и передоверить.
Что делать, если руководитель не может получить сертификат ЭП
Несмотря на то, что руководителю филиала или представительства некоммерческой организации выпустить сертификат не получится — такие правила пока не зафиксированы в 63-ФЗ и Приказе ФСБ РФ от от 27.12.2011 № 795 — сдавать отчетность онлайн они все же могут.
Речь про филиалы или представительства, у которых есть российский ИНН, но регистрации в РАФП — нет. С такими организациями вопрос решают в индивидуальном порядке. Для этого нужно обратиться в контролирующие органы.
Например, ФНС часто разрешает руководителю филиала без регистрации в РАФП выпускать на сотрудника бумажную доверенность. С ней и сертификатом физлица он может сдавать отчетность онлайн.
Немного иначе поступает СФР — ведомство не работает с бумажными доверенностями, поэтому помогает выпустить на представителя иностранной организации МЧД. Чтобы ее получить, сотрудник должен обратиться в управление СФР: принести бумажную доверенность от руководителя и паспорт. Если сотрудник приходит один, без руководителя, нужно принести бумажную доверенность на предоставление документов.
Если у компании нет российского ИНН, электронную отчетность сдать не выйдет. Никакого решения для таких организаций пока нет.
И как действовать организации не имеющей ОГРН, не включенной в реестр иностранных филиалов, но имеющей ИНН.
"Тем не менее, способ выпустить МЧД единого формата существует:
Создайте черновик МЧД в распределенном реестре ФНС. В нем укажите:
срок действия;
информацию о доверителе — в том числе, ИНН и ОГРН организации, от лица которой выдают доверенность;"
Спасибо за вашу внимательность. Иностранная организация действительно не может иметь ОГРН. В тексте поправили.