«Сотрудник не подпишет документы от имени компании после увольнения»

Группа компаний ITMS обезопасила документы от несанкционированной подписи

Автоматизируйте выдачу сертификатов физлица для ваших сотрудников с помощью Корпоративного центра регистрации Контура.

Узнать больше

Чем занимается компания ITMS

ITMS — один из лидеров отрасли табачных и никотинсодержащих продуктов. У компании есть головной офис в Москве, большая фабрика в Санкт Петербурге и региональные офисы по всей стране. Чтобы упростить взаимодействие между сотрудниками, а также быстрее работать с контрагентами и отчитываться перед контролирующими органами,компания внедрила электронный документооборот и сделала его максимально безопасным. Даже в сложных случаях: например, когда увольняется сотрудник с действующим сертификатом физлица.

Почему не пошли по стандартному сценарию

Документы в компании подписывают руководители среднего и высшего звена. Нам было важно, чтобы они делали это самостоятельно по доверенностям, без участия генерального директора и при этом максимально безопасно. Стандартными решениями было не обойтись.

К нам голову пришла идея завязать выпуск сертификатов электронных подписей с бумажными и машиночитаемыми доверенностями, поэтому мы создали электронный реестр доверенностей.

Стало ясно, реализовать такое можно только с помощью API. Мы обратились к нашему давнему партнеру, Контуру, так как с ним мы сотрудничаем больше 20 лет. И внедрили в свою информационную систему сразу два продукта — Корпоративный центр регистрации, и, спустя время, Контур.Доверенность.

Как сейчас происходит выдача сертификатов

1. Вначале создаем заявку на выпуск электронной подписи в СЭД
2. Отправляем ее руководителю на согласование внутри СЭД.
3. После юрист создает заявку в КЦР на основе информации из СЭД
4. Отправляет будущему владельцу КЭП заявку на подпись
5. Юрист направляет уведомление на выпуск сертификата оператору Удостоверяющего центра.

При увольнении сотрудник теряет доступ к электронной подписи физлица

Интеграция с КЦР и Контур.Доверенностью позволила обезопасить нас от риска несанционированного использования КЭП физлица сотрудниками при их увольнении. Доступ к сертификату сотрудник имеет только на своем рабочем компьютере.

При увольнении сотрудник по запросу может получить доступ к своему КЭП ФЛ, но если он этого не сделал, то автоматически теряет возможность им пользоваться.

Менеджер сможет подписать юридически значимый документ, только если у него есть действующая доверенность, проверенный сертификат, а документ соответствует полномочиям доверенности. Если сотрудник использует электронную подпись физлица, то мы можем контролировать валидность МЧД в момент подписания и назначения подписанта в процессе согласования документов.

Упростите работу с МЧД, выдавайте доверенности быстро и без проблем

Подключить сервис

Какими электронными подписями пользуются сотрудники компании

Сейчас сертификаты физических лиц и машиночитаемые доверенности используют больше половины сотрудников — 54%. Массовый выпуск пришелся на декабрь 2023 года из-за внутренних организационных изменений, но системы, в которых налажено подписание, были к этому готовы.

Что касается остальной части сотрудников, то перед прошлогодними изменениями мы продлили сроки действия сертификатов юридических лиц, поэтому некоторые продолжают работать, как и раньше. Полностью переход на МЧД и ЭП физлиц завершим до конца августа 2024 года.