Электронная подпись нотариуса

Электронные услуги нотариуса и нотариата

Популярные нотариальные услуги можно получать в электронном формате. С декабря 2020 года нотариусы могут совершать некоторые действия удаленно — заявитель обращается за услугой онлайн, без личного посещения нотариальной конторы.

Федеральная нотариальная палата разработала онлайн-сервисы, через которые можно получить услугу или нотариальную информацию. При этом электронная подпись не понадобится:

• Реестр уведомлений о залоге движимого имущества. Можно проверить,не находится ли автомобиль в залоге у банка — сделать это может любой посетитель сайта.
• Сервис проверки нотариальных доверенностей. Можно проверить подлинность и актуальность доверенности по ее реквизитам. Использовать электронную подпись не нужно.
• Поиск наследственных дел поможет найти контакты нотариуса, который ведет наследственное дело.
• Проверка нотариального документа по QR-коду проверит документ по базе нотариата и сообщит, существует ли такой документ и с какими сведениями.

Удаленно можно обратиться и за некоторыми услугами нотариусов: 

• Совершение исполнительной надписи (заявитель подписывает КЭП).
• Выписка из Реестра уведомлений о залоге движимого имущества.
• Обеспечение доказательств в сети интернет (заявитель подписывает КЭП, нотариус заверяет КЭП).
• Конвертация электронного документа из одного формата в другой с сохранением его юридической силы.
• Свидетельство верности перевода.
• Принятие на хранение либо выдача электронных документов.
• Принятие на депонирование безналичных денежных средств для расчетов по сделке.
• Принятие на депозит нотариуса безналичных денежных средств для исполнения обязательств.
• Передача электронных документов физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам.

Чтобы получить нотариальную услугу удаленно: 

• Заявитель входит в личный кабинет на портале Федеральной нотариальной палаты (ФНП) через учетную запись Госуслуг или подключается к сервису ЕИС нотариата.
• Подает заявку на услугу: загружает сканы необходимых документов и подписывает заявление своей электронной подписью.
• Выбирает регион, где хочет получить нотариальное действие. Нотариус из этого региона примет заявку.
• Нотариус вышлет счет на оплату. Стоимость услуг указана на сайте ФНП.
• После оплаты в течение пяти дней нотариус совершит нотариальное действие и отправит результат по нему. Результат он подпишет своей электронной подписью, поэтому он будет иметь такую же юридическую силу, как и бумажный документ.

Сэкономьте время на ожидании в очередях и визиты к нотариусу. Закажите нотариальную услугу удаленно и подписывайте документы онлайн с электронной подписью Контура.

Оформить

Какая электронная подпись нужна нотариусу

Нотариусу для работы с документами понадобится наиболее надежный вид электронной подписи — квалифицированная (КЭП). Это самый надежный и многофункциональный тип сертификата электронной подписи (ЭП или ЭЦП). 

Квалифицированная подпись позволяет установить, кто подписал документ и выяснить, вносили ли в него изменения после подписания. В отличие от более простых видов электронных цифровых подписей, КЭП придает подписанному документу юридическую силу по умолчанию.

С 2022 года получить КЭП нотариус может только в удостоверяющем центре ФНС.

КЭП применяют для широкого списка задач, в том числе для электронной отчетности, электронного документооборота (ЭДО), участия в торгах, регистрации ИП или организации. А также взаимодействия с государственными органами, в том числе — с Единой информационной системой нотариата России (ЕИСН), ФНС, Росреестром и другими.

Как выглядит электронная подпись нотариуса

Под электронной подписью в разговоре подразумевают две вещи: 

• электронную подпись в документе — данные о том, что документ подписан конкретным лицом. Внешне выглядит, как отдельный файл с расширением.sig.
• специальную флешку (токен) или папку на компьютере, где хранятся файлы для подписания электронных документов. Именно эти файлы позволяют ставить подписи на документы и подтверждать действия нотариуса.

Нотариусу для подписания документов нужны три ключевых файла: закрытый и открытый ключи электронной подписи, квалифицированный сертификат. Он получает их после обращения в удостоверяющий центр (УЦ). Файлы записывают на токен или в память компьютера. 

Закрытый и открытый ключи выглядят как длинные наборы символов. Информация о закрытом ключе будет только у нотариуса, её необходимо держать в тайне. Открытый ключ общеизвестный, он позволяет установить, кто именно и с помощью какой ЭП утвердил документ, вносились ли в него правки после подписания. Ключи связаны сложным математическим алгоритмом, благодаря которому электронную подпись, поставленную на документ, невозможно подделать.

Последний файл для использования подписи — сертификат. Это документ, который подтверждает, что открытый ключ принадлежит определенному человеку. В нем представлена следующая информация: 

• открытый ключ;
• данные владельца этого ключа — ФИО, ИНН, СНИЛС и др.;
• срок действия сертификата и другие атрибуты. 

Нотариусы подписывают электронные документы КЭП в формате PKCS#7 (приказ Минюста РФ от 30.09.2020 №227). Это открепленная электронная подпись — то есть после подписания документа появляется отдельный файл подписи с расширением.sig. Если документ состоит из нескольких файлов PDF или XML, то достаточно заверить подписью весь пакет документов.

В каких случаях нотариусу нужна ЭП

В конце 2020 года у нотариусов появилась возможность совершать некоторые нотариальные действия дистанционно — эти изменения с 29 декабря 2020 года появились в ст. 44.2 Закона о нотариате № 4462-1 от 11.02.1993 года. Для удаленного нотариального действия заявителю не нужно приезжать в нотариальную контору.

При удаленном взаимодействии нотариус должен подписать документ квалифицированной электронной подписью. Это касается всех документов, которые были удостоверены, совершены или выданы в дистанционном формате.

Часть задач нотариуса граждане могут выполнить самостоятельно, со своей квалифицированной электронной подписью. Например, подать документы на регистрацию недвижимости в ЕГРН (Росреестр) или подписать электронный документ и обеспечить его юридическую силу. Для личных дел подойдет ЭП физлица, для рабочих — ЭП сотрудника или руководителя.

Получить электронную подпись

Также с квалифицированной электронной подписью нотариус может подписывать любые цифровые документы. Но об этом в следующем разделе.

Возможности электронной подписи для нотариусов

Наличие квалифицированной электронной подписи упрощает взаимодействие нотариуса с госорганами, позволяет обмениваться электронными документами с физическими и юридическими лицами. Пользуясь услугами специалиста с ЭП, клиенты могут согласовать сделку, оформить доверенность и другие документы. 

Электронной подписью нотариус подписывает два типа документов (приказ Минюста РФ от 16.04.2014 №78):

• изначально оформленные в электронном виде;
• отсканированные копии бумажных документов.

Помимо решения внешних задач, КЭП нужна нотариусу для внутренней работы — взаимодействия с системой нотариата ЕИС еНот. В том числе с помощью КЭП специалист ежедневно заверяет журналы регистрации корреспонденции.

Разберем наиболее популярные ситуации, когда нотариусу необходима квалифицированная электронная подпись.

Удаленно заверять копии документов 

Физлица подают соответствующую заявку в личном кабинете на портале Федеральной нотариальной палаты, а организации и ИП — через ЕИСН. Чтобы воспользоваться услугой, клиент должен иметь собственную квалифицированную подпись и подтвержденную регистрацию на Госуслугах. Заверенный ЭП нотариуса электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный нотариальный акт. 

Удаленно нотариус может провести заверение по следующим действиям:

• оформить выписку из Реестра о залоге движимого имущества;
• выдать свидетельство верности перевода;
• обеспечить доказательства из Интернета;
• конвертировать электронный документ из одного формата в другой с сохранением его юридической силы;
• совершить исполнительную надпись;
• принять на хранение либо выдать электронный документ;
• принять на депонирование безналичных денежных средств для расчетов по сделке;
• принять на депозит нотариуса безналичные денежные средства для исполнения обязательств;
• заверить передачу электронного документа физического или юридического лица иным лицам.

Другие задачи нотариус не может решить удаленно, потому что требуется очное взаимодействие, без которого могут пострадать права заявителя.

Готовить документы для получения наследства 

Заявку на услугу клиент может подать через онлайн-сервис на портале Госуслуг — «Запись к нотариусу». Услуга начала работать для некоторых территорий в апреле 2021 года и добралась до всех регионов к 2022 году. Она позволяет решить большую часть вопросов наследников онлайн и ограничиться единственным визитом в нотариальную контору. Практически на каждом этапе нотариусу понадобится КЭП.

Система работает так: человек выбирает время приема в нотариальной конторе и направляет на проверку скан-копии необходимых документов. Во время визита клиент демонстрирует нотариусу оригиналы и сразу открывает наследственное дело. Позднее в его личный кабинет на Госуслугах приходит соответствующее уведомление, тогда клиент может получить свидетельство о праве на наследство в электронной форме. Документ будет иметь ту же юридическую силу, что и бумажный аналог.  

Кроме того, через нотариуса клиент может направить в банк распоряжение о распределении денежных средств между наследниками, чтобы не тратить время на визит в финансовую организацию.

Как нотариусу получить электронную подпись

С 2022 года нотариусы получают сертификат электронной подписи только в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. Для оформления сертификата потребуются паспорт и СНИЛС, ИНН, заявление на выпуск сертификата, печать и похожий на флешку носитель — токен.

Пройдем алгоритм получения ЭП по шагам:

1. Покупаем токен формата USB тип-A для записи сертификата. К устройству есть ряд требований, в том числе обязательная сертификация ФСБ и ФСТЭК. Приобрести устройство можно в УЦ Контура, наши спецалисты подберут токен, подходящий всем требованиям. 
2. Скачиваем специальное программное обеспечение для работы с подписью — налоговая рекомендует использовать КриптоПро CSP. Программа необходима для криптографической защиты информации, без нее не получится использовать ЭП. Получить ПО можно в УЦ Контура. 
3. Устанавливаем программу на компьютер и приобретаем лицензию. КриптоПро CSP дает пробный период в 90 дней, чтобы клиент выяснил, какая именно лицензия ему нужна для работы.  
4. Обращаемся в ФНС за выпуском сертификата ЭП, берем с собой описанный выше пакет документов и токен. Личный визит в налоговую необходим только при первом получении подписи в УЦ ФНС, последующие сертификаты можно генерировать удаленно. 

Предварительная запись для получения КЭП не потребуется, поэтому заложите время на ожидание в живой очереди.  Обратите внимание — не все инспекции выдают сертификаты электронной подписи. Поэтому предварительно выберите подходящую инспекцию и время посещения на сайте ФНС.

Налоговая выпускает сертификаты КЭП бесплатно. Но токен и лицензия на программное обеспечение приобретаются отдельно и стоят несколько тысяч рублей. Цена варьируется в зависимости от конкретного продукта.  

Алгоритм получения КЭП для руководителей коммерческих организаций похож на процедуру для нотариусов. Подробнее об оформлении сертификата для топ-менеджеров мы рассказывали тут.

Перечень электронных сервисов растёт каждый год, для работы со многими из них необходима электронная подпись. Расширяется и функционал «электронного нотариата», для работы с которым специалисту не обойтись без КЭП. Оформляйте подпись в УЦ ФНС и приходите к нам за поддержкой сертификата.

Или сразу получите сертификат электронной подписи ФНС с помощью Контура. Поможем оформить ЭП через доверенное лицо УЦ налоговой, всё настроим и будем на связи 15 месяцев — пока не истечет срок сертификата. 

Получить сертификат ФНС с техподдержкой