Электронная подпись для HR или кадрового специалиста

Электронная подпись значительно упрощает работу HR-специалистов. Как выбрать ее и получить ее, рассказываем в статье.

Получите сертификат электронной подписи не выходя из дома прямо сейчас 

Купить

Зачем HR электронная подпись

HR-специалистам электронная подпись (ЭП) нужна для разных нужд: взаимодействовать с СФР и Росстатом, обмениваться документами с коллегами и партнерами. По закону электронные документы с ЭП приравниваются к бумажным, что позволяет почти без ограничений работать с делопроизводством в электронном формате.

Какие документы подписывают ЭП

HR-специалисты могут использовать электронные подписи при оформлении:

• трудовых договоров, личных карточек работников;
• штатного расписания, графиков отпусков;
• положений об оплате труда, расчетных листков;
• положений о персональных данных и согласий;
• приказов, правил внутреннего распорядка.

Какие документы переводят в электронный формат

Уже определен порядок перехода следующих документов в электронный формат:

• электронные трудовые книжки (№ 436-ФЗ от 16.12.2019);
• электронные листки нетрудоспособности (№ 86-ФЗ от 01.05.2017);
• договоры с дистанционными сотрудниками (ст. 312.2 ТК РФ) и гражданско-правовые договоры (п.2. ст. 160 ГК РФ).

ЭП и кадровый электронный документооборот

Наиболее эффективно ЭП работают в компаниях с кадровым электронным документооборотом. КЭДО используется так: HR в своей учетной системе создает файлы и отправляет их работникам, а они подписывают одним кликом с удобного устройства — телефона или компьютера. Статусы подписания видны онлайн, проверить можно в любой момент.

Использовать КЭДО можно для большинства документов. Исключение — те, что нужно вести в бумажном виде по законодательству: приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, журналы инструктажей по охране труда.

Какой вид электронной подписи подойдет кадровому специалисту

Выбор подписи зависит от документов, которые нужно подписать.

Простая электронная подпись (ПЭП)

ПЭП — это самый доступный, но наименее защищенный вид ЭП. ПЭП можно заверить письмо на почте, авторизацовать в системе по логину и паролю, подтвердить банковскую операции через код из смс. Подходит только для внутренних бумаг: графика работы, служебной записки, табеля учета рабочего времени.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

НЭП — это более защищенный вариант, который определяет личность подписавшего и факт внесения изменений в файл. Но для многих задач ее недостаточно: НЭП нельзя подписывать договоры с удаленными сотрудниками и отчетность для госорганов. 

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

КЭП — это самая защищенная форма, полностью заменяющая собственноручную подпись. В отличие от остальных видов, КЭП оформляется исключительно в аккредитованных удостоверяющих центрах.

С помощью КЭП: заключают трудовые договоры с дистанционными сотрудниками, подписывают бумаги о материальной ответственности, отправляют кадровую отчетность в СФР и Росстат.

Выпустите сертификат КЭП физлица удаленно в Удостоверяющем центре Контура. Подтвердите личность в приложении «Госключ», не выходя из дома или офиса, и подписывайте кадровые документы, договоры и счета для контрагентов и отчеты в госорганы.

Выпустить сертификат онлайн

Как получить ЭП HR-специалисту

Сертификат КЭП можно получить в Удостоверяющем центре Контура. Понадобятся паспорт, номера ИНН, СНИЛС. Заявку можно оформить онлайн, но на завершающем этапе нужно подойти в сервисный центр для удостоверения личности.

Для оформления сертификата КЭП в УЦ Контура:

• заполните заявку в сервисном центре или на сайте;
• оплатите счет;
• загрузите документы в личный кабинет;
• придите в сервисный центр с оригиналом паспорта. 

Сотрудник Контура удостоверит вашу личность и выдаст сертификат.

КЭП стоит от 4 000 рублей. В эту сумму входят сертификат, автоматическая настройка компьютера, круглосуточная поддержка.

Кратко об электронной подписи для HR

Электронная подпись позволяет HR-специалистам ускорить документооборот, минимизировать бумажную работу и упростить взаимодействие с сотрудниками и госорганами. Чтобы заключать трудовые договоры с дистанционными сотрудниками, взаимодействовать с СФР и Росстатом нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она заменяет собственноручную и наделяет документы юридической силой.

Обложка статьи: Фото · GaudiLab · Shutterstock · Fotodom; Дизайнер · Юность