Электронная подпись для специалиста по закупкам

Тендерный специалист без электронной подписи не сможет подать заявку и подписать контракт. Разбираемся, какую ЭП для закупок выбрать, где ее получить и как настроить — коротко о главном.

Оформите сотруднику электронную подпись для участия в торгах. Подходит для государственных, коммерческих и других видов закупок. В комплекте с подписью — легкая настройка, консультации от экспертов по торгам и другие полезные возможности. 

Подпись сотрудника для торгов

Что такое электронная подпись для специалиста по закупкам

Электронная подпись (или ЭП, или ЭЦП) в сфере госзакупок — обязательный инструмент для работы. Большинство закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ проводят в электронной форме — без ЭП вы не сможете подать заявку, подписать контракт, и даже получить доступ к торговым площадкам.

Как и во всех других бизнес-процессах, ЭП для закупок выполняет три ключевые функции:

1. Придает юридическую силу электронным документам (равноценна собственноручной подписи).

2. Идентифицирует участника закупки.

3. Гарантирует неизменность подписанных документов.

Какие есть виды ЭП для торгов

В России использование ЭП регламентирует федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи». Используют три вида электронных подписей, каждая из которых имеет свой уровень защиты и ограничения.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Базовый вид подписи. Не требует специальных криптографических средств и часто реализуется через стандартные методы авторизации — логин/пароль, SMS-коды или email-подтверждения. Основная сфера применения ПЭП — работа с внутренними корпоративными документами, авторизация на коммерческих порталах и подтверждение операций в онлайн-банкинге.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Создается с использованием криптографических средств. Позволяет идентифицировать подписанта и обнаружить изменения в документе после подписания. Такая подпись используется при работе на некоторых коммерческих электронных площадках, для подписания проектов контрактов, согласования технических заданий и внутренних документов компании.

Чтобы признать ее юридическую силу, нужны два дополнительных условия: соглашение между сторонами и наличие технической возможности проверить подлинности подписи.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Наиболее защищенный и юридически значимый вид ЭП. Создается с помощью сертифицированных ФСБ криптографических средств, а сертификат выдается аккредитованным удостоверяющим центром. Согласно 63-ФЗ, документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, приравниваются к бумажным документам с собственноручной подписью.

Именно КЭП чаще всего требуется для участия в государственных и коммерческих закупках.

Участвуйте в торгах вместе с электронной подписью УЦ Контура

Заказать подпись

Какая электронная подпись подойдёт для поставщика

Для поставщиков, участвующих в закупках, необходима усиленная  квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она  подхойдет для работы на всех федеральных электронных торговых площадках, в Единой информационной системе (ЕИС), на большинстве коммерческих ЭТП, портале Госуслуг и других ресурсах.

Какая электронная подпись нужна для участия в тендерах заказчику

Заказчику, который организует закупки по 44-ФЗ или 223-ФЗ, также необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). Такие сертификаты подписи представители государственных, муниципальных орган и подведомственных учреждений получают в Казначействе.

Электронная подпись 3.0 с расширенными возможностями. Для работы поставщикам по 44-ФЗ, заказчикам и поставщикам — в торгах по 223-ФЗ, коммерческих торгах и торгах имущества банкротов.

На каком этапе закупки нужна электронная подпись

Руководитель компании или специалист, который представляет интересы заказчика или поставщика, использует электронную подпись на всех этапах закупки.

Что нужно для получения электронной подписи

Где и как получить

Для получения сертификата электронной подписи специалисту по закупкам необходимо подготовить документы и выбрать надежный удостоверяющий центр. Место получения зависит от роли.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели, то есть владельцы компании, могут получить сертификат КЭП:

• В удостоверяющем центре ФНС России.
• У доверенных лиц УЦ ФНС — это аккредитованные удостоверяющие центры, которые имеют право выдавать КЭП от имени ФНС.

В обоих случаях сертификат выдают на имя руководителя организации, то есть или уполномоченное лицо с правом действовать от имени компании компании без доверенности.

Для участия в торгах руководителю или ИП нужна электронная подпись. Оформите ее с поддержкой Контура: быстро настроим, решим технические сложности и будем консультировать по участию в закупках.

Заказать подпись руководителя

Сотрудники организации получают сертификат КЭП для физлиц — это можно сделать в любом аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре,  в том числе в Контуре. Чтобы принимать участие в торгах от лица организации, сотруднику также нужно получить от руководителя машиночитаемую доверенность. О ней в статье есть отдельный блок.

Какие документы потребуются для получения подписи

Для получения сертификата квалифицированной электронной подписи специалисту по закупкам потребуются следующие документы:

В оригинале нужен только паспорт. Для всех остальных документов достаточно знать его номер. В некоторых случаях удостоверяющий центр может запросить дополнительные документы для проверки сведений о заявителе.

Стоимость электронной подписи для торгов

Цена электронной подписи для торгов зависит от типа подписи, нужен ли носитель для ключа ЭП, что входит в пакет дополнительных услуг: техническая поддержка, средства криптозащиты, настройка рабочего места.

В среднем стоимость базовой КЭП для торгов по 44-ФЗ и 223-ФЗ, которую выдают коммерческие УЦ, составляет 8 700 руб.

Сроки изготовления

На сроки влияют корректность предоставленных документов, необходимость дополнительных проверок, выбранный тариф и опция срочности. В среднем от подачи заявления до получения сертификата подписи в коммерческом УЦ пройдет один рабочий день, а изготовление в УЦ ФНС займет в среднем до трех рабочих дней. Непосредственное  получение сертификата электронной подписи в УЦ занимает около 15 минут.

Рекомендуем заказывать ЭП не менее чем за неделю до планируемого использования, чтобы иметь запас времени на получение подписи и настройку рабочего места.

Удаленное получение ЭП

В УЦ ФНС

Сейчас юридические лица и ИП могут получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) полностью удалённо через удостоверяющие центры ФНС. Это возможно только, если продлеваете сертификат.

В коммерческих удостоверяющих центрах

УЦ также предлагают возможность удаленно получить электронную подпись. Без визита, как и в случае с УЦ ФНС, можно получить сертификат, только пока действует старый.

Процесс удаленного получения ЭП в коммерческом УЦ:

1. Заполните форму на сайте удостоверяющего центра.
2. Пройдите проверку личности через систему биометрической идентификации или с использованием подтвержденной учетной записи на Госуслугах.
3. Загрузите сканы или фотографии необходимых документов через личный кабинет
4. Запишите сертификата на носитель пользователя через специальное программное обеспечение или облачное хранилище

Что такое МЧД для закупок

Если в торгах от имени компании участвует не руководитель, а сотрудник  или привлеченный внештатный специалист, то для подтверждения его полномочий потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД).

МЧД — электронный документ в формате XML, который содержит структурированную информацию о полномочиях представителя. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью доверителя — руководителя организации.

Для государственных закупок и торгов по капитальному ремонту машиночитаемые доверенности формируются исключительно в Единой информационной системе (ЕИС). Такая доверенность автоматически действует на всех девяти федеральных электронных торговых площадках.

Процесс создания МЧД в ЕИС для участия в госзакупках достаточно прост. Руководителю организации необходимо:

1. Войти в личный кабинет ЕИС, используя свою учетную запись.

2. Перейти в раздел «Управление организацией» → «Пользователи».

3. Выбрать или добавить сотрудника, которому выдается доверенность (у сотрудника должна быть подтвержденная учетная запись на портале «Госуслуги»).

4. Указать необходимые полномочия.

5. Заполнить форму МЧД.

6. Определить срок действия доверенности.

7. Подписать документ с помощью КЭП руководителя.

Информация о выданной доверенности автоматически появляется в едином реестре доверенностей ЕИС, и сотрудник получает возможность действовать от имени организации в рамках полномочий на указанный срок.

МЧД для участия в коммерческих торгах можно создавать в любом сервисе. Например, это можно сделать в Контур.Доверенности. В сервисе удобно   управлять всеми машиночитаемыми доверенностями компании централизованно:  формировать, регистрировать их в ФНС, отслеживать сроки действия, получать уведомления о необходимости перевыпустить или отозвать.

Отправьте заявку на подключение сервиса Контур.Доверенность, менеджер перезвонит и ответит на вопросы.

Отправить заявку

Что нужно для использования электронной подписи

Для использования электронной подписи специалисту по закупкам потребуется:

1. Компьютер с операционной системой. Windows 7 и выше, macOS или Linux. Актуальные версии браузеров Chrome, Firefox, Edge, Яндекс.Браузер.

2. Стабильное интернет-соединение. Перед участием в важных дорогих тендерах рекомендуем использовать основной и резервный канад подключения к интернету.

3. Носитель ключа (токен, смарт-карта). Важно помнить, что нельзя передавать носитель с ключом ЭП и пароль доступа другим лицам, так как это создает риски несанкционированного использования подписи и может привести к юридическим последствиям.

4. Средство криптографической защиты информации (СКЗИ), например, КриптоПро CSP.

5. Программное обеспечение. Нужны драйверы для работы с носителем ключевой информации, плагины или расширения для работы с ЭП в браузере. Как правило все это устанавливается автоматически.

Для чего еще можно использовать ЭП для торгов

Электронная подпись, полученная для участия в закупках, открывает доступ к гораздо более широкому кругу цифровых сервисов. Рассмотрим основные сферы её применения за пределами торгов.

• Работа с государственными системами. С помощью КЭП вы можете сдавать налоговую и бухгалтерскую отчетность, регистрировать права на недвижимость через Росреестр, получать государственные услуги и взаимодействовать с ФАС и другими регуляторами без личного присутствия.
• Взаимодействие с партнерами. Подписание договоров, обмен первичной документацией, актами и накладными через системы электронного документооборота (например, Диадок) происходит в разы быстрее традиционного бумажного процесса.
• Финансовые сервисы. ЭП обеспечивает безопасный доступ к системам дистанционного банковского обслуживания, упрощает получение банковских гарантий и открывает доступ к специальным программам финансирования поставщиков.
• Доступ к закрытым информационным ресурсам. С помощью ЭП можно получать выписки из государственных реестров, сведения из специализированных баз данных и работать с отраслевыми информационными системами, требующими подтвержденной идентификации.