МЧД для ЕГАИС в 2025 году

Портал ЕГАИС работает с МЧД уже два года. Рассказываем о том, на что стоит обратить внимание при оформлении доверенностей.

Иван Быков Ведущий эксперт в сфере электронной подписи

Упростить работу с МЧД помогают специальные сервисы. Например, в Контур.Доверенности можно их создавать, заполнять, подписывать и хранить. 

Создать МЧД

Что такое ЕГАИС

ЕГАИС — это Единая государственная автоматизированная информационная система учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. Если в ассортименте магазина или общепита есть спиртные напитки, то в систему необходимо передавать  информацию о них. Прием, перемещение, продажа и списание такой продукции регулирует Федеральный закон от 22.11.95 N 171-ФЗ.  

Деятельность на алкогольном рынке без подключения к ЕГАИС считается незаконной, поэтому каждому участнику необходимо зарегистрироваться в системе. Но сперва — получить электронную подпись (ЭП). Например, для заверения документов и передачи информации о производстве, поставке и реализации алкоголя в магазинах и местах общепита.

Какая именно нужна подпись для ЕГАИС

На данный момент в России применяют простую, неквалифицированную и квалифицированную ЭП. Чтобы работать с ЕГАИС, необходимо использовать квалифицированную подпись (КЭП).

КЭП — самый универсальный вид электронной подписи. Ей  можно заверять любые документы, в том числе для госорганов. 

Сертификат квалифицированной электронной  подписи можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Руководители юрлиц и предприниматели могут сделать это в УЦ ФНС или у его доверенных лиц. Сделать это можно и с поддержкой Контура. Как именно — рассказывали в этой статье. 

Как оформить КЭП и сколько подписей понадобится

Если вы получаете  сертификат КЭП впервые, то сделать это можно лично в офисе УЦ или с помощью Госключа.

Как выпустить КЭП в приложении Госключ

Чтобы выпустить сертификат в офисе УЦ, нужно предъявить паспорт и сообщить номер СНИЛС и ИНН: по этим документам специалисты удостоверяющего центра подтвердят вашу личность и выдадут специальную флешку-токен с сертификатом КЭП.

Юрлицо и ИП могут иметь один сертификат КЭП от ФНС. Однако при работе с ЕГАИС на каждой торговой точке требуется своя электронная подпись. Поэтому организации стоит оформить для работы в системе сертификаты сотрудникам по количеству мест продажи. 

После 1 сентября 2023 года УЦ больше не оформляют работникам квалифицированные сертификаты с реквизитами юрлиц. Теперь сотрудники могут подписывать документы организации только с помощью сертификата физлица и машиночитаемой доверенности. При этом на одного человека потребуется одна МЧД, не зависимо от количества точек. 

Приведем пример.
У компании «Пивоэль» — четыре магазина по продаже пива. В первом транзакции для ЕГАИС подписываются сертификатом электронной подписи старшего кассира Ирины. Во втором, третьем и четвертом — бухгалтера Ивана.  В таком случае, руководителю компании «Пивоэль» нужно выдать две машиночитаемых доверенности: одну на Ивана, другую — на Ирину. А вот сертификатов электронной подписи понадобится четыре — по количеству торговых точек.  

Поможем оформить КЭП и выпустить ее на специальном носителе.

Оформить КЭП

Как зарегистрироваться в ЕГАИС

Регистрироваться в самой системе ЕГАИС больше не нужно, но необходимо настроить универсальный транспортный модуль (УТМ). Это программа, с помощью которой магазины и рестораны могут передавать и обмениваться информацией об алкогольной продукции и действиях с ней в базе ЕГАИС. 

Для этого юрлицу в каждом подразделении нужно использовать сертификат физлица и МЧД формата 003 с полномочием «Подписание документов, направляемых в Росалкогольрегулирование» и подписанная сертификатом руководителя организации или ИП.

Как настроить УТМ с сертификатом физлица и МЧД:

1. Подключите сертификат КЭП к устройству, на котором установлена актуальная версия УТМ. Установить или обновить программу можно с Установочного диска Контура.
2. Выпустите специальный RSA-ключ для подразделения или адреса в УТМ по инструкции. При выпуске RSA-ключа нужно прикрепить файлы МЧД и КЭП. 
3. Завершите выпуск RSA-ключа в УТМ с помощью подсказок системы.

После этого следует выбрать товароучетную систему, приобрести и зарегистрировать онлайн-кассу.

Этот модуль необходимо скачать в личном кабинете пользователя ЕГАИС и установить на компьютер в торговой точке по месту работы организации. Как это сделать — читайте в инструкции.

Контур.Маркет помогает рознице и общепиту легко зарегистрироваться в ЕГАИС и вести отчетность по алкоголю и другим подконтрольным товарам

Узнать больше

Как использовать МЧД в ЕГАИС в 2025 году

МЧД или машиночитаемая доверенность — это электронный аналог обычной доверенности, файл в формате xml. МЧД нужна, чтобы сотрудник мог подписывать документы сертификатом физлица от имени компании.

К МЧД применяют те же требования, что и к бумажной — это равноправные инструменты для наделения полномочиями, которые отличаются лишь формой. Основные принципы использования МЧД заложены Гражданским кодексом.  

В машиночитаемой доверенности должны быть:

• название, номер и срок действия;
• информация о доверителе и его представителе;
• перечень полномочий, которым наделяется доверенное лицо;
• данные о возможности передоверия.

Как и бумажная доверенность, МЧД должна быть заверена подписью руководителя. Так как эта доверенность электронная, то и подпись в ней должна быть электронной (КЭП). 

Как сформировать МЧД для ЕГАИС

МЧД для ЕГАИС создают по единому формату 003 и хранят в распределенном реестре ФНС. Сформировать ее можно, например, в Контур.Доверенности:

1. Заполнить: указать полномочия для ЕГАИС

2. Отправить на подписание руководителю

3. А после подписания отправить на регистрацию в распределенный реестр ФНС

Как заполнять алкодекларации в Росалкогольтабакконтроль 

Все транзакции по алкоголю ЕГАИС фиксирует автоматически, но для участников алкогольного рынка обязанность сдавать отчетность каждый квартал остается. 

Подать декларацию можно сделать через УТМ с помощью сертификата физлица и МЧД или сертификата руководителя. 

Поможем работать с алкогольной продукцией в ЕГАИС: настроим рабочее место и личный кабинет, подскажем, как правильно заполнить регистрационную форму и профиль пользователя, ответим на все вопросы.

Получить консультацию

Чем грозит работа с ЕГАИС без МЧД

Наказание можно получить за нарушение фиксации сведений, неведение журнала учета продаж, торговлю алкоголем, не зафиксированным в ЕГАИС. Вот какие штрафы за это ждут.

Если вы сомневаетесь, как оформить МЧД, зарегистрировать ее, а также, как работать в ЕГАИС, обратитесь к нашим экспертам.

Проконсультироваться со специалистом