Электронный документооборот
Учет и отчетность
Участие в закупках
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Управление HR‑процессами
Проверка контрагентов
Обучение
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Продажи и маркетинг
Информационная безопасность
Когда его срок действия закончится, сотрудники должны будут перейти на сертификат физлица и машиночитаемую доверенность (МЧД). Разбираемся, что такое сертификат физлица, МЧД и как получить их в Контуре.
С 1 сентября 2024 года сертификаты сотрудников с реквизитами юрлица потеряют свою юридическую значимость. Мы подготовили тексты, в которых рассказали, как теперь им подписывать документы:
Обратите внимание, что электронные подписи руководителей и ИП продолжат работать без изменений. Все изменения касаются только КЭП для сотрудников.
Сотрудникам нужны новые сертификаты и МЧД
Летом 2023 года частично перенесли изменения в сфере электронной подписи, которые должны были случиться 1 сентября 2023 года. А именно: сотрудникам разрешили пользоваться сертификатами юрлица до конца их действия, максимальный срок — до 31 августа 2024 года. Но получать новые сертификаты юрлиц после 1 сентября 2023 года запретили.
Под сотрудниками мы понимаем всех, кто подписывает документы организации и при этом не является руководителем из ЕГРЮЛ: работников в штате, специалистов на аутсорсе, обслуживающих бухгалтеров и т.д. Этих лиц мы здесь и дальше в тексте будем называть просто «сотрудники».
Что это значит
Если у сотрудника закончится подпись юрлица до 1 сентября 2023 года, он может получить и пользоваться ей до конца срока действия. Если подпись закончится после 1 сентября 2023 года, сотрудник должен будет перейти на новую форму работы — для подписи документов от лица компании использовать электронную подпись физлица-работника и машиночитаемую доверенность.
Для соблюдения правил сотрудникам нужно:
- получить новый сертификат — на физлицо-сотрудника;
- оформить машиночитаемую доверенность у руководителя.
Руководитель может оформлять доверенность самостоятельно или делегировать этот процесс сотрудникам. Главное — МЧД должна быть подписана КЭП директора и создана в специальном сервисе. Таком как Контур.Доверенность
Сертификат физлица без дополнительной платы
Чтобы обезопасить сотрудников и компании в переходный период, при выпуске сертификата юрлица в Контуре дополнительно выдаем сертификат физлица — платить за него не нужно. Это поможет компании не нарушить бизнес-процессы и подписывать документы правильно, несмотря на все изменения в законодательстве.
Сертификатам физлица и МЧД уже можно пользоваться в системах, которые перешли на новые правила: ФНС, СФР, Честный ЗНАК, ЭДО с контрагентами.
У каждой системы и портала — свои особенности и требования к МЧД. Если у вас возникают трудности с оформлением доверенности, вы всегда можете обратиться за помощью к экспертам Удостоверяющего центра.
Есть исключения: дополнительный сертификат физлица мы не выдаем к мобильным и ЕГАИС сертификатам.
Чем сертификат физлица отличается от сертификата юрлица
Сертификаты физического и юридического лица отличаются данными и способом применения.
Состав сертификата физлица
Сертификат физлица подтверждает, какой именно человек подписал документ. Но не указывает, от лица какой компании он это сделал. В нем есть данные только о владельце-физлице:
- фамилия, имя, отчество сотрудника,
- электронная почта и иногда место нахождения.
Применение сертификата физлица
Одним сертификатом сотрудник может совершать все цифровые действия: сдавать отчетность и подписывать акты компании, работать на аутсорсе у другой организации, подписывать личные документы. Но для этого ему понадобится одна или несколько машиночитаемых доверенностей. МЧД подтвердит, что сотрудник принадлежит к конкретной компании и обладает конкретными полномочиями — их руководитель может отозвать в любой момент.
Без МЧД сертификат физлица можно применять там, где подтверждать полномочия и принадлежность к компании не нужно. Например, для внутреннего документооборота компании или личных задач — например, так можно оформить развод через Госуслуги, обратиться в суд от своего имени, подписать заявление на получение канцелярии в организации и др.
Наталья оказывает бухгалтерские услуги двум компаниям. У нее есть один сертификат физлица и две МЧД на сдачу отчетности — от каждой организации на обслуживании.
Когда Наталья сдает отчетность «Ромашки», то подписывает ее своим сертификатом и прикладывает МЧД от руководителя «Ромашки». Отчетность «Пекарни» — подписывает тем же сертификатом, но МЧД прикладывает другую, от руководителя «Пекарни».
Вскоре Наталья решила купить квартиру. Для регистрации сделки она использует всё тот же сертификат физлица. Но уже без МЧД — ведь квартиру она покупает как физическое лицо, а не для целей компании.
Выпуск сертификата физлица
Получить сертификат физического лица сотруднику чуть проще, чем сертификат юрлица.
Для выпуска сертификата юрлица нужна бумажная доверенность от руководителя. Сертификат физлица сотрудник получает без нее, т.к. в сертификате нет данных об организации.
Выпуск дополнительного сертификата на сотрудника-физлицо в Контуре еще больше упрощает процесс. Пользователю не придется:
- заполнять данные — мы автоматически подставим их из сертификата на сотрудника,
- приезжать в офис для удостоверения личности: подтвердить ее можно, подписав заявление на выдачу действующим сертификатом. Посетить офис придется в исключительных случаях: если изменились данные для сертификата физлица, например, фамилия сотрудника, или у будущего владельца нет действующего сертификата КЭП.
Мы выдаем сотрудникам дополнительный сертификат физлица — подходит для МЧД и будет обязателен с 1 сентября 2023 года. Чтобы получить его, оформите сертификат юрлица на сотрудника.
Частые вопросы про сертификат физлица от Контура
Это квалифицированный сертификат электронной подписи, его владельцем является физическое лицо — сотрудник. От прежнего сертификата сотрудника он отличается тем, что не содержит никакой информации об организации.
Дополнительный сертификат позволяет вам пользоваться электронной подписью весь срок, который вы оплатили при покупке тарифа для сотрудника.
Дополнительный сертификат не может действовать дольше, чем сертификат юрлица. Они выпускаются по одному тарифу и заканчиваются в один день. Например, сертификат юрлица выпустили 10 декабря 2022 года и он действует год. Сертификат физлица выпустили позже — только 2 июня 2023 года. Однако он закончится 10 декабря 2023 года.
Если вы выпустили сертификат юрлица на сотрудника, который заканчивается после 1 сентября 2023 года, вы получаете дополнительный сертификат.
- Войдите в личный кабинет УЦ.
- В нем найдите форму на выпуск сертификата физлица — мы перенесли ваши данные из сертификата юрлица.
- Выпустите сертификат, чаще всего, это происходит онлайн и занимает 10-15 минут.
Выпустить дополнительный сертификат можно удаленно, поскольку есть действующий сертификат сотрудника, которым подтверждают личность. Исключения, при которых все-таки нужно приехать к нам в офис для подтверждения личности, — изменились данные,например, фамилия сотрудника, или нет действующего сертификата КЭП.
Да, если соблюдаются условия:
- На токене хранятся сертификаты только одного человека — иначе закрытый ключ электронной подписи будет скомпрометирован.
- На токене осталось свободное место — обычно можно записать не больше 15.
- Вы и ваш работодатель оценили все риски при хранении разных сертификатов на одном токене. Например, понимаете, что при потере токена будут скомпрометированы и личный, и рабочий сертификат.
Да, можно. Для этого нужно изменить номер телефона в личном кабинете. Тогда заявка на сертификат будет привязана к новому номеру. При этом форму на сертификат можно сохранить в любом из двух мест: оставить в кабинете организации или сотрудника, ответственного за выпуск сертификатов, либо перенести в кабинет физлица.
Часто бывают ситуации, что сертификат юрлица на сотрудника оформляет его коллега — бухгалтер или администратор. И именно его номер указывается в заявке на сертификат.
В сертификате физлица желательно привязать номер телефона истинного владельца. Это позволит ему самостоятельно управлять сертификатом.
МЧД: что это такое и как оформить
Машиночитаемая доверенность — это аналог бумажной доверенности на подписание документов, но не то же самое, что ее скан. С помощью МЧД руководитель разрешает сотруднику сдавать отчетность, подписывать документы или совершать другие цифровые действия от лица компании.
МЧД состоит из электронных файлов доверенности и подписи. Ее создают в специальных сервисах, в которых он хранится и передается другим компаниям. Но, при необходимости, файл МЧД можно скачать и пересылать по почте.
У одного сотрудника могут быть несколько МЧД:
- для разных компаний. Например, у обслуживающего бухгалтера будут доверенности от каждой организации, отчетность которой он сдает.
- для разных систем. Например, одна МЧД на сдачу налоговой отчетности, другая — для ЭДО с контрагентом, третья — для работы в Честном ЗНАКе.
Где получить МЧД
Оформляют МЧД в разных сервисах, в зависимости от места применения:
- для ЭДО с контрагентами — в Контур.Доверенности или в своей системе ЭДО;
- для отчетности — на официальных порталах ведомств, которые уже принимают МЧД: Честный ЗНАК, СФР, ФТС, Федресурс, ГИИС ДМДК. Доверенность для ФНС можно создать не только на портале налоговой, но и в Контур.Экстерне.
Создание и отправка МЧД
Как и бумажную доверенность, МЧД нужно заполнить и подписать у руководителя.После этого ее можно передать контрагенту вместе с подписанным документом либо отправить документ без доверенности, если принимающая сторона может посмотреть данные о МЧД через распределенный реестр ФНС.
Общий порядок выглядит так:
- Руководитель заполняет форму доверенности. Указывает данные компании, ФИО сотрудника, его полномочия. Выставляет срок действия доверенности.
- Подписывает МЧД своим сертификатом руководителя.
- Если создание МЧД и подписание документа происходит в разных системах, то доверенность передают в отчетное ведомство или контрагенту.
Как перейти на новые правила с Контуром
Шаг №1: получить сертификат физлица
Заказать сертификат по тарифу для сотрудника: для торгов и для отчетности. При этом владельцем может быть:
- Юрлицо. Владелец получит два сертификата: на юрлицо и дополнительно на физлицо.
- Физлицо. Владелец получит один сертификат
Шаг №2: оформить МЧД
- Понять, для каких целей нужна МЧД: отчетность, ЭДО с контрагентами, определенный портал.
- Найти сервис для создания МЧД: для ЭДО подойдет Контур.Доверенность, для отчетности — Контур.Экстерн, а в скором времени и Контур.Доверенность. У некоторых порталов могут быть только внутренние сервисы, например, у Честного ЗНАКа или СФР.
- Заполнить форму МЧД: обычно этим занимается руководитель, но в Контур.Доверенности часть работы может выполнить сотрудник.
- Подписать МЧД — пока нет отлаженных механизмов передоверия, сделать это может только руководитель своим сертификатом электронной подписи.
- Использовать МЧД: отправлять с документами файлом или, если принимающая сторона работает с распределенным реестром ФНС, — номером.
Мы выдаем сотрудникам дополнительный сертификат физлица — подходит для МЧД и будет обязателен с 1 сентября 2023 года. Чтобы получить его, оформите сертификат юрлица на сотрудника.
ДМДК работает не только с сертификатом сотрудника, но и сертификатом физлица, для этого руководитель должен выдать в личном кабинете ДМДК полномочия сотруднику для работы с порталом.
Да, можно.
* будут ли такие подписи так же некопируемыми и выпускаться в единственном экземпляре как и ЭП для организаций из реестра ЕГРЮЛ?
* нужно ли иностранцу получать такую ЭП именно в УЦ ИФНС или можно как и прежде получить в аккредитованном УЦ, таком как Контур, Тензор, Астрал и т.д.?
* Можно ли выполнить доставку такой ЭП?
Можно ли продлить такую ЭП в личном кабинете ЮР на сайте ИФНС?
1.Сертификат руководителя иностранного филиала с 1 сентября выпускается по тем же правилам, что и сертификат руководителя российского ЮЛ или ИП. Ключ будет в единственном экземпляре без возможности его скопировать.
2. Получить сертификат руководителя филиала иностранного ЮЛ можно только в ФНС.
3. В УЦ ФНС можно получить сертификат ЭП только лично.
4. Информации о продлении пока нет.
На нового директора НФС пока подпись выдать не может, так как регистрационные данные не прошли проверку
Пока данные в ЕГРЮЛ о руководителе не изменятся, организация может подписывать документы сертификатом предыдущего руководителя. После внесения изменений в ЕГРЮЛ новому руководителю нужно получить сертификат ФНС. При этом сертификат предыдущего руководителя будет отозван.
В любой момент вы можете подписывать документы от лица компании сертификатом уполномоченного лица, т.е. не руководителя.
Да, если документы в Росреестр от лица организации подает не руководитель, ему потребуется МЧД, заверенная у нотариуса. Обратитесь в нотариальную контору с запросом на нотариальное заверение МЧД с полномочиями на действия Рорсреестра.
Под ЭП ФЛ мы понимаем сертификат, который содержит сведения о физлице. Под ЭП сотрудника - сертификат со сведениям о физлице и юрлице: с 1 сентября 2024 года он полностью уйдет из электронного документооборота.