Как самостоятельно подписать документ электронной подписью

Этот вопрос возникает, когда владельцу нужно подписать документ в информационных системах  без встроенных механизмов ее создания и проверки. Как это сделать, расскажем в статье.

Анна Тресвятская Эксперт и автор статей

Проверьте с помощью памятки, используете ли вы электронную подпись для важных личных задач

Что потребуется для подписания электронного документа

Чтобы подписать электронный документ нужно подготовиться: 

• подготовить финальную версию документа: если внести в него изменения после подписи, то ЭП не пройдет проверку и документ могут признать поддельным.  
• получить в удостоверяющем центре открытый и закрытый ключи электронной подписи, а также сертификат.
• установить специальную программу, плагины или настроить веб-сервисы — о них расскажем дальше в статье.

Если вы еще не получили сертификат электронной подписи, оформите его в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.

Выпустить сертификат

Как подготовить компьютер к созданию электронной подписи

Вариант 1: воспользуйтесь веб-сервисами

Этот вариант подойдет тем, кто хочет быстро и без дополнительных установок подписывать документы любого формата.

Один из популярных веб-сервисов для подписи — Контур.Крипто. В нем можно создать и проверить ЭП, зашифровать и расшифровать электронный файл, поставить штамп ЭП на документе pdf-формата, подписать один или несколько документов, а также подписать документ от нескольких лиц.

Работать в сервисе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций.

Чтобы подписать в сервисе электронный документ, необходимо:

1. Загрузить документ до 100 Мб.

   

2. Выбрать нужный сертификат.

   

3. Создать файл подписи. Чтобы сформировать его в Контур.Крипто, при подписании выберите пункт «Открепленная подпись».
    

   

4. Послать документ получателю с подписью прямо из сервиса в виде ссылки. Также можно скачать пакет документов на компьютер и отправить по электронной почте.

   

Что учесть при использовании Контур.Крипто

При работе с Контур.Крипто нужно обратить внимание на следующие моменты:

• в сервисе можно создать отсоединенную и присоединенную подпись,
• добавить штамп времени, если это необходимо,
• проверить подпись из Контур.Крипто можно в любой программе

Подписывайте документы, зашифровывайте и расшифровывайте их, проверяйте электронную подпись и ставьте штамп ЭП в сервисе Контур.Крипто.

Подключить сервис

Вариант 2: установить отдельную программу 

В специальных программах тоже можно подписывать документы любого формата (*rar, *.jpeg и *.png,*.ppt и т.д.). Обычно их используют вместо веб-сервисов, если нужны тонкие настройки или есть требования к программе от контролирующего органа. 

В качестве программы для создания подписи вы, например, можете использовать программу КриптоАРМ.

Подписать документ в платной версии КриптоАРМ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла— следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

• количество файлов, которые нужно подписать: несколько или целую папку с документами,
• формат подписи: присоединенная или отсоединенная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором — создана в отдельном файле с расширением «sig»,
• сертификат, которым нужно подписать документ.

Вариант 3: установить плагин для Office

Для документов формата Word и Excel

Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не понимает российские криптоалгоритмы, поэтому не сможет создать электронную подпись. На свой компьютер необходимо установить специальный программный модуль, например, плагин КриптоПро Office Signature. Использовать его бесплатно можно только в тестовый период.

После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:

1. В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». Во вкладке «Безопасность» нажмите кнопку «Цифровые подписи».

2. В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.

3. Создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.

Что учесть при использовании плагина:

Когда будете использовать плагин, обратите внимание: 

• в устаревших версиях Word алгоритм подписания отличается,
• если создать подпись в одной версии программы, а проверять ее в другой, результат проверки может быть некорректным,
• документ из КриптоПро Office Signature можно открыть и проверить даже на компьютере, где эта программа не установлена.

Для документов формата PDF

Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль — КриптоПро PDF. Он входит в состав Adobe Reader. Для остальных программ модуль работает только в тестовом варианте до определенного периода. После — нужно будет приобрести лицензию.

Чтобы подписать PDF-документ нужно: 

1. Установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro и программу КриптоПро PDF.
2. Выбрать в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажать «Подписание». Программа предложит сертификат и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.

Сравнение вариантов для создания электронной подписи