Электронное нотариальное заверение документов

Российское законодательство разрешает переводить бумажные документы в электронный вид и наделять их юридической значимостью с помощью нотариального заверения. Расскажем, когда можно пользоваться этим способом и как проходит процедура электронного нотариального заверения.

Анна Тресвятская Эксперт и автор статей Иван Быков Ведущий эксперт в сфере электронной подписи

Что такое электронное нотариальное заверение

Когда человеку или компании нужно срочно передать бумажный договор в другой город, он может перевести его в электронный вид. Чтобы документ не потерял юридическую силу, нужно обратиться к нотариусу. Он подтвердит тождественность бумажного и электронного варианта и поставит свою подпись. Такую процедуру называют электронным нотариальным заверением или удостоверением равнозначности документов. Ее закрепили в 2013 году в ст. 103.8 и 103.9 «Основ законодательства РФ о нотариате».

Обратите внимание: удостоверение равнозначности не то же самое, что заверение копии документа.

В каких случаях потребуется электронное нотариальное удостоверение документов

К удостоверению равнозначности документов с помощью нотариуса обращаются, чтобы, например:

1. Быстро передать документы в другой город.
2. Защитить бумажные документы от порчи или потери.
3. Уменьшить объем архива: вместо нескольких полок с папками — флешка или место в облачных хранилищах.

Сэкономьте время на ожидании в очередях и визиты к нотариусу. Закажите нотариальную услугу удаленно и подписывайте документы онлайн с электронной подписью Контура.

Выпустить сертификат

Какие документы можно заверять у нотариуса

У нотариуса можно заверять практически все документы, например:

• лицензии,

• страховые документы,

• доверенность на право действовать от лица доверителя и т.д.

Эти заверенные документы можно использовать во всех инстанциях так же, как и оригинал документа на бумаге.

Однако есть документы, которые не будут иметь силу даже если их заверит нотариус. К ним относятся любые удостоверения личности: паспорт, свидетельство о рождении, водительские права и др. А также сделки, которые заключены в простой письменной форме (ст. 103.8 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате). Их можно предъявлять только в оригинале.

Планируется, что нотариат будут передоверять также в электронном виде и МЧД. О точных сроках запуска этого процесса пока неизвестно.

Каким образом проходит процедура электронного нотариального заверения документов

Нотариальное заверение может происходить по разным сценариям. Все зависит от того, что и как именно хочет заверить владелец:

1. Он может принести бумажный документ. Нотариус переведет его в электронный вид и подпишет с помощью своего сертификата ЭП.

2. Принести электронный документ. Нотариус переведет его в бумажный вариант и подтвердит равнозначность с помощью рукописного росчерка и печати.

3. Принести электронный документ. Нотариус переведет его в другой формат. Например, из word в PDF. После — заверит своей квалифицированной электронной подписью.

Как перевести бумажный документ в электронный и заверить его

Когда нотариусу нужно перевести бумажный документ в электронный вид и подтвердить их равнозначность, он выполняет следующие действия (ст. 44.2 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате):

1. Удостоверяет личность заявителя. Для этого потребуется предъявить оригинал паспорта.

2. Сканирует бумажный документ. Обратите внимание: при выполнении этого действия нотариус не проверяет корректность содержания бумажного документа, он только подтверждает равнозначность бумажной и электронной версии.

3. Подписывает документ квалифицированной ЭП.

4. Записывает документ и подпись на любой носитель, например, флешкарту. Или отправит по e-mail.

Иногда кроме сертификата нотариуса может потребоваться и простая электронная подпись заявителя. Например, когда заверяют и переводят в электронный вариант доверенность на совершение действий от лица заявителя. Порядок формирования простой электронной подписи устанавливается Федеральной нотариальной палатой.

Как заверить распечатанный электронный документ

Например, это может быть любой платежный документ — чек, который пользователь загрузил из мобильного приложения банка. И ему нужно предоставить его в суд в качестве доказательства. Процедура заверения схожа с переводом бумажного документа в электронный:

1. Нотариус удостоверяет личность заявителя с помощью оригинала паспорта.
2. Распечатывает электронный документ.
3. Подписывает документ с помощью рукописного росчерка, ставит печать и надпись «Копия верна».
4. Указывает дату заверения.
5. Ставит метку об электронном оригинале документа.

Как перевести электронный документ в другой формат и заверить его

Перевести электронный документ в другой формат может понадобиться, например, из-за особенностей той или иной системы.

Чтобы перевести электронный документ в другой формат:

1. Нотариус удостоверит личность заявителя с помощью оригинала паспорта.
2. Переведет один формат документа в другой, если этого еще не сделал заявитель
3. Подписывает документ с помощью рукописного росчерка, ставит печать и надпись «Копия верна».
4. Указывает дату заверения.
5. Ставит метку об электронном оригинале документа.

Конвертировать электронный документ из одного формата в другой с сохранением их юридической силы нотариус сможет даже удаленно.

Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ее в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.

Выпустить сертификат