Неквалифицированной электронной подписью можно подписать любые документы, если иной вид подписания не установлен законом: необходимо использовать другой вид электронной подписи или документ можно подписывать только в бумажном виде.
Что можно подписывать НЭП, а что — только КЭП или в бумажном виде — зависит от типа документа, а также от подписанта.
Можно подписывать только от руки:
- Акт о несчастном случае на производстве,
- Приказ об увольнении,
- Журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.
Необходимо подписывать КЭП:
- Налоговая и бухгалтерская отчетность,
- Электронные счета-фактуры и универсальные передаточные документы, используемые в качестве счета-фактуры,
- Регистрация ООО и ИП, внесение изменений в ЕГРЮЛ и ЕГРИП,
- Трудовой договор и другие кадровые документы, если их подписывает работодатель. Сотрудник может использовать НЭП.
Можно подписывать НЭП:
- С контрагентами и клиентами: договоры, дополнительные соглашения и приложения к ним, письма, акты приемки, акты выполненных работ и оказанных услуг, счета, технические задания и т.д.
- Внутри организации: массовые документы сотрудникам, например, уведомления, информационные письма, служебные задания, трудовой договор, согласие на перевод, заявление об увольнение и другие документы, разрешенные законодательством. При этом использовать неквалифицированную подпись может только сотрудник. Работодателю необходимо подписывать документы квалифицированной электронной подписью.
- С банком: открытие и закрытие расчетного счета, дополнительные соглашения к договору, заказ банковской карты и другие банковские операции.