Закупки в рамках контрактной системы сопровождаются электронным документооборотом между заказчиком и поставщиком — этот документооборот в личном кабинете участника закупок на сайте Госзакупок называется электронным актированием. После поставки товара поставщик в личном кабинете ЕИС самостоятельно формирует документы о приемке и направляет их заказчику.
Компания СКБ Контур и наши специалисты по сопровождению торгов смогут помочь вам как с актированием, так и по другим вопросам.
Первый этап: подготовка к работе
Для начала работы проверьте работоспособность рабочего места и параметры для работы с личным кабинетом ЕИС. Обычная перезагрузка и регламентные работы в системе могут отразиться на ранее заданных настройках компьютера.
Ниже приведем пошаговую инструкцию по «перенастройке».
Шаг 1. Приобрести сертификат электронной подписи. Сертификат ЭП должен быть действующим, и для корректной работы требуется также лицензия КриптоПро.
Шаг 2. Выбрать браузер. После выполнения первого шага нужно проверить, с какого браузера производится вход в ЕИС. Прежде для этой работы рекомендовали Internet Explorer, но с 15 июня 2022 года разработчики Internet Explorer прекратили поддержку браузера, что повлияло на работу пользователей в ЕИС. Сейчас работать в системе рекомендуется через браузеры Chromium GOST или Яндекс.
Шаг 3. Установить сертификат и настроить рабочее место пользователя. Для этого нужно выполнить автоматическую настройку рабочего места. Про настройку браузеров Chromium GOST и Яндекс вы можете узнать в смежной статье. Если ошибки не устранились, рекомендуется на время заблокировать работу антивируса (или удалить его), добавить сайт ЕИС в «безопасные» и почистить кэш браузера. После этих шагов браузер готов к работе.
Второй этап: подготовка информации
На этом этапе из контрактов собирается информация, нужная для оформления закрывающих документов, и формируются сами документы.
Шаг 1. Сформировать внутренние бухгалтерские закрывающие документы. для отражения хозяйственной деятельности компании.
Шаг 2. Выделить информацию из контракта:
- сроки исполнения,
- место поставки,
- страна происхождения товара.
Если есть дополнительные документы, например, лицензии или сертификаты, их также нужно подготовить.
Шаг 3. Соблюсти последовательность формирования документов. Нужно убедиться, не проводится ли приемка на иных, кроме ЕИС, порталах, (ПИК ЕАСУЗ, Портал Поставщиков, МИК). Дело в том, что для заказчиков Москвы и Московской области предусмотрена работа на таких порталах. Именно на них в первую очередь формируются документы, если такое условие содержится в контракте.
Затем можно переходить в ЕИС — для проверки и подписания актов: системы между собой синхронизируются.
Третий этап: работаем в ЕИС
Работа в ЕИС включает настройку прав доступа и непосредственное формирование актов.
Конечно, было бы очень удобно переносить данные из систем ЭДО компании сразу в ЕИС, но пока такой возможности нет. Интеграция ЕИС с системами ЭДО операторов на сегодня не реализована (приказ Минфина России от 28.04.2022 № 64н). Акты формируются в личном кабинете ЕИС.
Шаг 1. Выдать права доступа уполномоченному сотруднику. Выдать права доступа на формирование закрывающих документов уполномоченному сотруднику можно двумя путями:
- через Госуслуги — в учетной записи руководителя компании;
- прямо в ЕИС, где назначение полномочий происходит в разделе «Администрирование» — «Пользователи организации» — «Регистрационные данные»
Шаг 2. Выбрать нужный контракт. Выбрать контракт, по которому предстоит создать акт, нужно в личном кабинете ЕИС, в разделе «Исполнение контрактов». Доступ к нему открывает заказчик. Если же контракт закрывается поэтапно, то и акты формируются по каждому из них.
Шаг 3. Сформировать закрывающие документы по контракту. На этом этапе последовательно заполняются несколько разделов. Рассмотрим важные особенности каждого из них.
Подробное описание разделов со стороны участника (поставщика) закупок
Общая информация - Часть данных сюда переносится автоматически, заполнить предстоит лишь отдельные поля:
- порядковый номер документа — указать либо этап контракта, либо номер, который присвоен во внутреннем документообороте компании (учетной системе),
- информация о платежно-расчетном документе — указать номер счета на оплату, а также сумму платежа.
Остается прикрепить ранее сформированные закрывающие документы.
Контрагенты - В этом разделе обычно три вкладки — «Заказчик /Поставщик/ Перевозчик». При внесении данных в раздел «Заказчик» нужно учитывать особенности заполнения реквизитов казначейских счетов, поскольку они имеют отличия от привычных банковских реквизитов юрлиц. Если ошибиться, акт могут отклонить. Не менее важно отразить факт отличия юрадреса заказчика от места поставки.
Товары, работы, услуги - При отражении информации о поставляемой продукции или услугах нужно не упустить особенности системы налогообложения, применяемой поставщиком, поскольку не каждая из них предполагает уплату НДС.
При выполнении строительных работ по контракту указывают наименование объекта и выполненные работы. При формирование актов по строительным работаем, данный раздел будет иметь название Конструктивные решения, поскольку они включают в себя смету. Сюда же рекомендуется перенести и смету. Этот документ может быть обширным, в таком случае можно дополнить раздел отдельным файлом (по форме КС-2).
На основании ответа казначейства, детализация на отдельные позиции в структурированной форме не требуется, но возможна. При необходимости к Акту о приемке выполненных работ в ЕИС можно приложить такую детализацию (например, акт кс-2) в виде дополнительного файла, который также будет подписан электронными подписями подрядчика и заказчика.
Факт передачи товаров, работ, услуг - В этом разделе указывают три даты:
- дату передачи (в диапазоне от даты заключения контракта до текущей даты),
- дату начала периода поставки,
- дату окончания периода поставки.
Все сведения заполняют в соответствии с контрактом. Здесь же можно указать информацию о лице, которое передает товар, а также о транспортировке.
Подписанты - В разделе указывают, кто подписывает акт: руководитель или уполномоченный сотрудник. Если в выпадающем списке последний не находится, следует добавить уполномоченного на стадии «Настройки прав доступа».
Дополнительные документы - В этот блок помещают информацию о платежных документах, документ о стране происхождения товара и пр. При этом стоит помнить, что если информация в этом разделе отличается от сформированной в ЕИС, последняя считается приоритетной.
Подписание - На основе представленной информации ЕИС формирует печатную форму акта. В ней нужно проверить все данные и нажать на «Подписать».
В случае, если ЕИС выдаст ошибку, внести исправления и вернуться на этап подписания. Причиной ошибки иногда может стать прикрепленный файл сметы — в таком случае можно продолжить работу с документом и направить его заказчику. У последнего есть 20 рабочих дней на изучение документа и обратную связь.
Описание статусов документа о приемке (какие действия ожидают поставщика)
1. Полностью принят
С этого дня начинается срок оплаты по контракту. Если требуется выгрузить подписанный акт, необходимо зайти в ЕИС и рядом с необходимой счет-фактурой, в меню (через 3 точки) с принятым документом заказчика, далее, выбрать скачать архив документов, у вас будет скачан архив документов, где будут файлы, в том числе и счет фактура, а также файлы в формате.sig которые подтверждают, что документ был подписан электронной подписью.
2. Частично принят
Поставщик должен направить корректировочный документ, так как в таком случае меняются существенные условия контракта. Например, изменение цены, количества, стоимости итд.
Согласно инструкции ЛК поставщик формирует корректировочный документ с помощью пункта контекстного меню «Сформировать корректировочный документ» на принятую заказчиком часть ТРУ. Осуществляет подписание корректировочного документа в личном кабинете ЕИС и направляет его заказчику в ЕИС.
3. Документ на исправлении
Изменение несущественных условий контракта, необходимо исправить документ
4. Мотивированный отказ
Необходимо посмотреть причину, почему заказчик произвел отклонение и сформировать новый документ повторно.