Группа компаний ITMS

Работаем с электронными подписями так, как нам удобно

Анастасия Пушкова, IT-owner системы электронного документооборота ITMS

Группа компаний ITMS — один из лидеров отрасли табачных и никотинсодержащих продуктов. В ней работает около 2500 человек, а офисы расположены по всей стране.

Нам важно, чтобы процесс подписания электронных документов был гибким, а руководители среднего и высшего звена подписывали юридически значимые документы самостоятельно по доверенностям. Поэтому нам понадобился индивидуальный сценарий работы с КЭП и доверенностями.

Понятное дело, что реализовать такое можно только с помощью API. Мы обратились к нашему давнему партнеру, Контуру, так как с ним мы сотрудничаем больше 20 лет. И внедрили в свою информационную систему сразу два продукта — сначала Корпоративный центр регистрации, затем Контур.Доверенность.

Каждое подписание под контролем

Сейчас мы активно используем около 350 электронных подписей: для документов с контрагентами, сотрудниками, и отчетности в госорганы. Схема работы с ними не самая обычная: мы создаем заявки в СЭД на выпуск КЭП после регистрации бумажной доверенности и МЧД Такая последовательность оберегает компанию от подписаний документов вне рамок полномочий сотрудников.

После увольнения сотрудник не подпишет документы от имени компании

Как это происходит: юрист формирует заявку по информации из СЭД после согласования руководителем сотрудник подписывает ее, затем юрист отправляет уведомление на выпуск сертификата оператору УЦ.

Интеграция позволила обезопасить нас от риска несанционированного использования КЭП физлица и МЧД сотрудниками при их увольнении. Доступ к сертификату сотрудник имеет только на своем рабочем компьютере. При увольнении сотрудник по запросу может получить доступ к своему КЭП ФЛ, но если он этого не сделал, то автоматически теряет возможность им пользоваться, а значит не может подписать документы от имени компании.

Руководитель сможет подписать юридически значимый документ, только если у него есть действующая доверенность, проверенный сертификат, а документ соответствует полномочиям доверенности. Если сотрудник использует электронную подпись физлица, то мы так же можем контролировать валидность МЧД в момент подписания и назначения подписанта в процессе согласования документов.