С 1 сентября сотрудники должны подписывать документы только сертификатом физлица. И предоставлять машиночитаемую доверенность. Разбираемся, что такое сертификат физлица, как получить его бесплатно в Контуре и как готовиться к сентябрьским изменениям.
Содержание
Сотрудникам нужны новые сертификаты и МЧД
С 1 сентября 2023 года сотрудники юрлиц и ИП будут подписывать документы от лица компании по-новому — используя электронную подпись физлица-работника и машиночитаемую доверенность. Эти изменения утвердили в конце 2022 года.
Прежний порядок подписания — сертификатом юрлица, выданным сотруднику — перестанет работать. Документы, подписанные этим сертификатом, по умолчанию не будут иметь юридической силы.
Новый порядок коснется всех, кто подписывает документы организации или ИП и при этом не является руководителем из ЕГРЮЛ или ЕГРИП: работников в штате, специалистов на аутсорсе, обслуживающих бухгалтеров и т.д. Этих лиц мы здесь и дальше в тексте будем называть просто «сотрудники».
Для соблюдения правил сотрудникам нужно:
- получить новый сертификат — на физлицо-сотрудника;
- оформить машиночитаемую доверенность у руководителя.
До 1 сентября правила носят рекомендательный характер, сотрудники могут работать по-старому. Но с 1 сентября выбора не останется, сертификат физлица и МЧД станут обязательны.
Сертификат физлица без дополнительной платы
Контур предоставляет дополнительный сертификат физлица всем, кто получил у нас сертификат сотрудника юрлица после 20 сентября 2022 года. Платить за новый сертификат не нужно.
В итоге у вас будут два сертификата — один станет неактуален 1 сентября 2023 года, а другой в этот же день станет обязательным.
Использовать оба сертификата можно уже сейчас, но в разных случаях:
- дополнительный сертификат физлица — там, где уже работает МЧД (отчетность в ФНС, СФР, Честный ЗНАК и ЭДО с контрагентами);
- сертификат юрлица на сотрудника — в остальных случаях, но только до 1 сентября 2023 года.
Мы выдаем сотрудникам дополнительный сертификат физлица — подходит для МЧД и будет обязателен с 1 сентября 2023 года. Чтобы получить его, оформите сертификат юрлица на сотрудника.
Что такое сертификат физлица. Отличия от сертификата юрлица
Сертификат физического лица — это сертификат квалифицированной электронной подписи. В этом он похож на сертификат, который сотрудник использовал раньше. Отличается только данными, которые содержит, и способом применения в рабочих задачах.
Состав
Сертификат физлица подтверждает, какой именно человек подписал документ. Но не указывает, от лица какой компании он это сделал. Связано это с тем, что в сертификате есть только данные владельца-физлица:
- Фамилия, имя, отчество сотрудника.
- Электронная почта и место нахождения (опционально).
Применение
Для рабочих задач сотрудник сможет использовать новый сертификат только вместе с машиночитаемой доверенностью. Именно она подтвердит принадлежность к компании и полномочия работника.
Без МЧД сертификат физлица можно применять для личных задач. Например, оформить развод через Госуслуги или обратиться в суд от своего имени.
В итоге с одним сертификатом сотрудник может совершать все цифровые действия. Сдавать отчетность и подписывать акты компании, работать на аутсорсе у другой организации, подписывать личные документы.
А работодатель благодаря МЧД получит новые возможности: сможет точнее обозначать полномочия сотрудника и отзывать их в любой момент.
Наталья оказывает бухгалтерские услуги двум компаниям. У нее есть один сертификат физлица и две МЧД на сдачу отчетности — от каждой организации на обслуживании.
Когда Наталья сдает отчетность «Ромашки», то подписывает ее своим сертификатом и прикладывает МЧД от руководителя «Ромашки». Отчетность «Пекарни» — подписывает тем же сертификатом, но МЧД прикладывает другую, от руководителя «Пекарни».
Увы, отчетность «Пекарни» не принимают. Оказывается, что компания отозвала МЧД и теперь сдает отчеты через другого бухгалтера.
Вскоре Наталья решила купить квартиру. Для регистрации сделки она использует всё тот же сертификат физлица. Но уже без МЧД — ведь квартиру она покупает как физическое лицо, а не для целей компании.
Выпуск
Получить сертификат физического лица сотруднику чуть проще, чем прежний сертификат юрлица.
Для выпуска сертификата юрлица работник предоставлял бумажную доверенность от руководителя. Она подтверждала, что руководитель в курсе выпуска сертификата своей компании.
Новый сертификат физлица сотрудник получает сам. Бумажной доверенности от руководителя не нужно, ведь в сертификате не будет данных организации.
Если выпускать сертификат физлица в качестве дополнительного (по предложению от Контура), то процесс еще легче:
- Заполнять данные не понадобится — мы автоматически подставим их из сертификата на сотрудника.
- Не придется приезжать в наш офис для удостоверения личности. Подтвердить личность вы сможете действующим сертификатом ЭП, подписав им заявление на выдачу нового сертификата. Приехать в офис все-таки придется в исключительных случаях: изменились данные для сертификата физлица (например, поменялась фамилия сотрудника) или у будущего владельца нет действующего сертификата КЭП.
Мы выдаем сотрудникам дополнительный сертификат физлица — подходит для МЧД и будет обязателен с 1 сентября 2023 года. Чтобы получить его, оформите сертификат юрлица на сотрудника.
Частые вопросы про сертификат физлица от Контура
Это квалифицированный сертификат электронной подписи, его владельцем является физическое лицо — сотрудник. От прежнего сертификата сотрудника он отличается тем, что не содержит никакой информации об организации.
Дополнительный сертификат позволяет вам пользоваться электронной подписью весь срок, который вы оплатили при покупке тарифа для сотрудника.
Дополнительный сертификат не может действовать дольше, чем сертификат юрлица. Они выпускаются по одному тарифу и заканчиваются в один день. Например, сертификат юрлица выпустили 10 декабря 2022 года и он действует год. Сертификат физлица выпустили позже — только 2 июня 2023 года. Однако он закончится 10 декабря 2023 года.
Если вы после 20 сентября 2022 года выпустили сертификат юрлица на сотрудника, вы получаете дополнительный сертификат.
- Войдите в личный кабинет УЦ.
- В нем найдите форму на выпуск сертификата физлица — мы перенесли ваши данные из сертификата юрлица.
- Выпустите сертификат, чаще всего, это происходит онлайн и занимает 10-15 минут.
Выпустить дополнительный сертификат можно удаленно, поскольку есть действующий сертификат сотрудника, которым подтверждают личность. Исключения, при которых все-таки нужно приехать к нам в офис для подтверждения личности, — изменились данные (например, новая фамилия сотрудника) или нет действующего сертификата КЭП.
Да, можно, если соблюдаются условия:
- На токене хранятся сертификаты только одного человека. Иначе закрытый ключ электронной подписи будет скомпрометирован.
- На токене осталось свободное место — обычно можно записать не больше 15.
- Вы и ваш работодатель оценили все риски при хранении разных сертификатов на одном токене. Например, понимаете, что потере токена будут скомпрометированы и личный, и рабочий сертификат.
Да, можно. Для этого нужно изменить номер телефона в личном кабинете. Тогда заявка на сертификат будет привязана к новому номеру. При этом форму на сертификат можно сохранить в любом из двух мест: оставить в кабинете организации или сотрудника, ответственного за выпуск сертификатов, либо перенести в кабинет физлица.
Часто бывают ситуации, что сертификат юрлица на сотрудника оформляет его коллега — бухгалтер или администратор. И именно его номер указывается в заявке на сертификат.
В сертификате физлица желательно привязать номер телефона истинного владельца. Это позволит ему самостоятельно управлять сертификатом.
Что такое МЧД. Как сотруднику оформить и использовать МЧД
Машиночитаемая доверенность — новый инструмент документооборота. Это аналог бумажной доверенности на подписание документов. С помощью МЧД руководитель дает сотруднику полномочия сдавать отчетность, подписывать документы или совершать другие цифровые действия от лица компании.
МЧД выглядит как электронный файл. Его создают в специальных сервисах, в которых он хранится и передается другим компаниям. Но, при необходимости, файл МЧД можно скачать и пересылать по почте.
У одного сотрудника могут быть несколько МЧД:
- для разных компаний. Например, у обслуживающего бухгалтера будут доверенности от каждой организации, отчетность которой он сдает.
- для разных систем. Например, одна МЧД на сдачу налоговой отчетности, другая — для ЭДО с контрагентом, третья — для работы в Честном ЗНАКе.
Где получить МЧД
Оформляют МЧД в разных сервисах, в зависимости от места применения:
- для ЭДО с контрагентами — в Контур.Доверенности или в своей системе ЭДО;
- для отчетности — на официальных порталах ведомств, которые уже принимают МЧД: Честный ЗНАК, СФР, ФТС, Федресурс, ГИИС ДМДК. Доверенность для ФНС можно создать не только на портале налоговой, но и в Контур.Экстерне.
Создание и отправка МЧД
Как и бумажную доверенность, МЧД нужно заполнить, подписать у руководителя. После чего передать другой стороне документооборота перед отправкой электронного документа. Общий порядок выглядит так:
- Руководитель заполняет форму доверенности. Указывает данные компании, ФИО сотрудника, его полномочия. Выставляет срок действия доверенности.
- Подписывает МЧД своим сертификатом руководителя.
- Если создание МЧД и подписание документа будет происходить в разных системах, то руководитель сохраняет МЧД и передает ее в отчетное ведомство или контрагенту.
Как перейти на новые правила с Контуром
Получить сертификат физлица
Заказать сертификат по тарифу для сотрудника (для торгов и для отчетности). При этом тип владельца можно выбрать разный:
- Владельцем может быть юрлицо. Тогда сотрудник получит два сертификата: юрлица (будет актуален до 1 сентября 2023), физлица (выпускается дополнительно к сертификату юрлица).
- Владельцем может быть физлицо. Такой сертификат сразу выдается по новым правилам. Использовать его можно будет только с МЧД.
Оформить МЧД
- Понять, для каких целей нужна МЧД: отчетность, ЭДО с контрагентами, определенный портал.
- Найти сервис для создания МЧД. Мы предлагаем Контур.Доверенность для ЭДО, Контур.Экстерн — для отчетности. У некоторых порталов могут быть только внутренние сервисы, например, у Честного ЗНАКа или СФР.
- Заполнить форму МЧД. Обычно этим занимается руководитель, но в Контур.Доверенности часть работы может выполнить сотрудник.
- Подписать МЧД — сделать это может только руководитель своим сертификатом электронной подписи.
- Теперь МЧД можно использовать. Передавать ее файл или реестровый номер контрагентам.
Мы выдаем сотрудникам дополнительный сертификат физлица — подходит для МЧД и будет обязателен с 1 сентября 2023 года. Чтобы получить его, оформите сертификат юрлица на сотрудника.