Электронный документооборот экономит время и ресурсы, помогая оптимизировать бизнес-процессы. Чтобы перейти на ЭДО, сотрудникам нужны электронные подписи. В этом тексте разберем, какую ЭП подобрать к каждому конкретному виду ЭДО.
Электронный документооборот (ЭДО) позволяет дистанционно обмениваться документами как внутри организации, так и с внешними структурами — контрагентами и госорганами. ЭДО сокращает бумажный документооборот, а значит, экономит деньги бизнеса и время работников. Кроме того, в отличие от бумажного носителя электронный файл документа сложнее испортить или потерять.
Для работы с ЭДО нужна электронная подпись (ЭП, устаревшее название — ЭЦП). Существует несколько ее видов:
- Простая электронная подпись (ПЭП) — это может быть смс-код, который вам присылает банк для подтверждения операции, или пара логин-пароль. ПЭП позволяет узнать, кто подписал документ, или подтвердить совершенное действие. Но у ПЭП есть недостатки: она не придает документу юридическую силу без допсоглашений, а ее подлинность может подтвердить лишь система, в которой подписывался документ.
- Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) более надежная — ее формируют с помощью криптографических программ. НЭП позволяет не только подтвердить, кто именно подписал документ, но и обнаружить, если после подписания в документ вносили изменения. Она так же, как и ПЭП, не обеспечивает юридическую значимость документа без допсоглашений.
НЭП удобно использовать для электронного документооборота с самозанятыми и физлицами. Подписывайте документы с такими контрагентами и исполнителями в сервисе Контур.Сайн. Пользователи получают электронную подпись для работы бесплатно и удаленно через портал Госуслуг. Попробуйте, как это удобно
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — наиболее многофункциональная и защищенная. Как и НЭП, ее создают с помощью криптографических программ, она позволяет идентифицировать подписанта и убедиться, что в файле ничего не меняли после подписания. В отличие от других видов ЭП, придает документу юридическую силу по умолчанию.
Вид подписи стоит выбирать в зависимости от того, с какой именно организацией или структурой предстоит взаимодействовать. Один человек может иметь несколько разных ЭП.
Как в электронном документообороте используется электронная подпись
Чтобы подписать ЭП электронный документ, необходимы:
- сам документ. Создать его можно, как в Word или Excel, так и в другой подходящей программе. Иногда формат файла устанавливается требованиями системы или госоргана, например, налоговая или пенсионный фонд.
Главное, иметь финальную версию документа — после подписания исправить его не получится.
- сертификат электронной подписи. Получить его можно в удостоверяющем центре: государственном или коммерческом, зависит от должности и типа организации. К моменту подписания сертификат должен быть установлен на компьютер или другое рабочее место.
- компьютер, настроенный для работы с электронной подписью. В том числе, на нем должна быть программа криптозащиты — СКЗИ, например, КриптоПро CSP, и специальные плагины в браузере. Быстрее всего настроить компьютер можно в сервисе Контура — установочный диск (веб-диск).
- сервис или программа для подписания и отправки документов. Это может быть сервис (портал или сайт), где ведется электронный документооборот: Контур.Диадок, Контур.Экстерн, Контур.Крипто, Единая система закупок (ЕИС), nalog.ru и другие. Либо программа на компьютере, которая умеет подписывать электронные документы: Microsoft Word, Adobe Acrobat Reader или КриптоАРМ. Подпись можно поставить с помощью стандартных функций программы или используя плагины (например, КриптоПро Office Signature или КриптоПро PDF).
Как именно подписывать и отправлять документ в ЭДО, зависит от конкретной системы. Однако общий порядок обычно схожий:
- Загрузить файл для подписания. Для этого в сервисе ЭДО или программе подписания необходимо найти раздел «Подписание» или аналогичный, загрузить или создать документ.
- Выбрать электронную подпись, которой будет подписываться документ — для этого в системе нужно выбрать подходящий сертификат ЭП.
- Подписать документ. Выбрать получателя и отправить ему документ. Эти действия могут совершаться раздельно или одновременно, в зависимости от правил системы.


Пример подписания электронного документа в сервисе Контур.Крипто
В итоге получится документ с электронной подписью. ЭП может быть отдельным файлом, тогда нужно будет пересылать и ее, и оригинальный документ: например, «Название документа.pdf» + «Название документа.sig». Такая подпись называется отсоединенная. Либо ЭП может быть внутри оригинального документа, тогда пересылать нужно только один файл: например, «Название документа.pdf.sig». Такая подпись будет называться присоединенная (встроенная). Подробнее о способах подписания электронных документов с помощью ЭП мы рассказывали в статье.
Подписанные документы будут иметь юридическую силу, если подписаны КЭП. Если подписаны ПЭП и НЭП — при определенных условиях, обозначенных в 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Электронная подпись на документе подтверждает, что файл подписал конкретный человек. Поэтому не следует передавать токен с электронной подписью или файл закрытого ключа ЭП третьим лицам. Иначе они смогут заверить что угодно от имени владельца сертификата. Если сотрудники используют в работе копии подписи руководителя, намного безопаснее для компании и директора будет обеспечить их собственными подписями.
КЭП для сотрудника можно оформить в Контуре. Сертификат подойдет для сдачи отчетности, решения бизнес-задач и участия в тендерах
Для каких видов ЭДО может использоваться электронная подпись
Электронную подпись применяют как во внутрикорпоративном ЭДО, так и для взаимодействия с внешними структурами. Разберем каждый из возможных вариантов.
Внешний документооборот с контрагентами подразумевает использование квалифицированной ЭП, но в некоторых случаях достаточно и неквалифицированной. Определить тип ЭП поможет сервис ЭДО, в котором компания будет обмениваться документами.
Для формализованных документов необходима именно КЭП, никакая другая подпись не подойдет. Это касается, например, счетов-фактур, универсальных передаточных документов (УПД) и их корректировок.
В остальных случаях можно ограничиться НЭП. Но придется заключить с контрагентами дополнительные соглашения, которые будут подтверждать, что рукописная подпись и НЭП равноценны. Такие соглашения можно заключить отдельно или внутри системы ЭДО.
Внутренний или кадровый ЭДО компании можно вести с помощью НЭП или ПЭП. Ими легко обеспечить десятки или сотни сотрудников: процедура выдачи ЭП может проходить в офисе компании или внутренней информационной системе. Получение этих подписей будет дешевле, чем получение КЭП, а их функционала достаточно, чтобы сотрудники подписывали ознакомление с информационными письмами, служебными заданиями, заявления на увольнение или согласие на перевод.
Однако в некоторых случаях для кадрового ЭДО подойдет только КЭП. Это касается документов, подписываемых работодателем: трудовой договор и дополнения к нему, договор о материальной ответственности, приказ о применении дисциплинарного взыскания, сведения о застрахованном лице (для выплат по больничному) и справка о трудовой деятельности (СТД-Р).
Кроме того, в трех случаях совсем не получится использовать электронную подпись в кадровом делопроизводстве. Это касается журналов инструктажей по охране труда, актов о несчастном случае на производстве и приказов об увольнении.
Подробнее об электронных подписях для кадрового ЭДО рассказали эксперты Контур.Норматива.
ЭДО в закупках или тендерах требует квалифицированной электронной подписи. КЭП используют не только на всех этапах участия в закупке, но и при обмене документами с электронной торговой площадкой (ЭТП) или заказчиком:
- Закрывающие документы от ЭТП. Они появляются, если поставщик оплачивает комиссию ЭТП, использует платные услуги.
- Документы о приемке товаров или работ по госконтракту. С 1 января 2022 года участники госзакупок должны обмениваться передаточными документами в электронном виде — через Единую систему закупок (ЕИС. Этот процесс называется «электронное актирование».
ЭДО с ведомствами и госорганами ведут также с помощью квалифицированной ЭП. Сертификат пригодится как для сдачи отчетности в контролирующие органы, так и при запросе у них информации.
Без КЭП не получится отчитываться в ФНС, ПФР, ФСС, заказывать коды маркировки в Честном ЗНАКе, передавать данные в ЕГАИС учета алкоголя (ФСРАР) или Федресурс.
В некоторых случаях КЭП может применяться по желанию — если хотите обмениваться с ведомством не бумажными, а электронными документами. Это, например, касается Росреестра.
Какая электронная подпись для какого вида ЭДО
КЭП | НЭП | ПЭП | |
С контрагентами | + | + | |
Внутри компании | + | + | + |
В тендерах и закупках | + | ||
С госорганами | + |
Как получить электронную подпись для ЭДО
Способы получения электронной подписи отличаются в зависимости от типа подписи и того, в каком документообороте она будет использоваться.
- КЭП в сервисе ЭДО с контрагентами или в сервисе сдачи отчетности.
В большинстве случаев квалифицированная ЭП идет в комплекте с системой электронного документооборота (например, Контур.Диадока) или сервисом сдачи отчетности (например, Контур.Экстрена). Поэтому отдельно заказывать ее не нужно. Понадобится только посетить удостоверяющий центр, чтобы получить сертификат — подробнее об этом процессе расскажем ниже.
Если у организации уже есть КЭП, полученная для других целей, то можно использовать ее.
- КЭП для документооборота в отдельной информационной системе
Например, для отправки данных через систему ЕГАИС учета Алкоголя, портал таможни (ФТС), систему маркировки Честный ЗНАК. Чтобы работать на сайте подобных порталов, необходимо обратиться в удостоверяющий центр и заказать электронную подпись.
- НЭП, вне зависимости от типа документооборота.
Сертификат НЭП выдает удостоверяющий центр. Получить сертификат можно полностью онлайн: заполнить заявку на выпуск сертификата, подписать заявление на выдачу и удостоверить личность (например, с помощью учетной записи Госуслуг).
Заказывать НЭП отдельно необязательно. Так, в Контуре неквалифицированную электронную подпись выдают пользователям одного из сервисов:
- Контур.Сайн — использует НЭП при обмене документами между самозанятыми и их контрагентами.
- Контур.Техно — выстраивает ЭДО в организации и с клиентами
- Корпоративный центр регистрации — организует выпуск НЭП для работников.
Главное, после получения НЭП проверить, что стороны, использующие подпись, заключили соглашение о признании юридической силы НЭП. В некоторых сервисах, например, Контур.Сайне, такое соглашение не нужно подписывать отдельно — к нему присоединяются все пользователи сервиса.
Оформите НЭП для сотрудников с помощью сервиса Корпоративный центр регистрации
- ПЭП, вне зависимости от типа документооборота
Система, в которой используется простая электронная подпись, самостоятельно устанавливает требования к ПЭП. Это может быть сочетание логина и пароля, номера телефона, на который приходит смс с кодом подтверждения. Поэтому пользователям системы не нужно обращаться за выпуском ПЭП куда-то еще.
Как сделать электронную подпись для ЭДО в УЦ Контура
В Удостоверяющем центре Контура можно оформить квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Ниже опишем порядок получения КЭП. Получение НЭП разобрано в инструкции.
Чтобы получить подпись в удостоверяющем центре Контура выполните следующие шаги:
- Определите сервисы, для работы с которыми вам понадобится сертификат ЭП. И подберите подходящий под них тариф — самостоятельно на сайте или при консультации нашего специалиста.
- Оформите заявку. Вы можете оставить ее на сайте, по бесплатному телефону 8 800 500-05-08 или обратившись в ближайший центр выдачи сертификатов.
- Оплатите счёт после подтверждения заявки оператором. Счёт необходимо предварительно проверить. Если возникнут вопросы или обнаружатся неточности, оповестите об этом специалиста сервисного центра.
- Отсканируйте необходимые документы и загрузите копии в Личный кабинет. Обычно достаточно только паспорта, СНИЛС, а иногда — ИНН. Данные проверят за 1-2 дня и сообщат результат по смс или почте.
- Перед получением сертификата необходимо удостоверить личность. Выберите способ удостоверения — в точке выдачи или с курьерской доставкой. Для подтверждения личности представителю Контура нужно будет показать оригиналы документов. Он сверит их с уже полученными данными и согласует выпуск сертификата.
- Сгенерируйте ключи подписи и получите сертификат. Это можно сделать с аттестованного компьютера в точке выдачи или с личного компьютера.
Порядок получения электронной подписи может показаться сложным, однако наши специалисты помогут пройти каждый его шаг. Следуйте подсказкам в личном кабинете УЦ или обратитесь с вопросом в техподдержку.
Этот алгоритм подходит для сотрудников организаций и физических лиц.
У директоров организаций, ИП и представителей финансовых и бюджетных учреждений порядок другой. Если вам необходимо получить электронную подпись налоговой, вы можете комфортно сделать это с помощью Контура.
Помогаем оформить электронную подпись ФНС — от нашего партнера и доверенного лица налоговой УЦ «Основание»