Электронная подпись в ЭДО

В документообороте можно использовать разные виды электронной подписи. Все зависит от задачи и того, кто именно участвует в ЭДО. В статье разбираемся с этим подробнее.

Ольга Кураева Автор Журнала

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет дистанционно обмениваться документами внутри организации и с внешними структурами: контрагентами и госорганами.

Для работы с ЭДО нужна электронная подпись (ЭП, устаревшее название — ЭЦП). Существует несколько ее видов:

1. Простая электронная подпись (ПЭП) — это может быть смс-код, который присылает банк для подтверждения операции или логин-пароль. ПЭП позволяет узнать, кто подписал документ, или подтвердить совершенное действие. Но у ПЭП есть недостатки: она не придает документу юридическую силу без допсоглашений, а ее подлинность может подтвердить лишь система, в которой подписывался документ.
2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) более надежная — ее формируют с помощью криптографических программ. НЭП позволяет не только подтвердить, кто именно подписал документ, но и обнаружить, если после подписания в документ вносили изменения. Она так же, как и ПЭП, не обеспечивает юридическую значимость документа без допсоглашений.
3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — наиболее многофункциональная и защищенная. Как и НЭП, ее создают с помощью криптографических программ, она позволяет идентифицировать подписанта и убедиться, что в файле ничего не меняли после подписания. В отличие от других видов ЭП, придает документу юридическую силу по умолчанию. 

КЭП для сотрудника можно оформить в Контуре. Сертификат подойдет для сдачи отчетности, решения бизнес-задач и участия в тендерах

Заказать

Какую электронную подпись использовать

Вид подписи стоит выбирать в зависимости от того, с какой именно организацией или структурой предстоит взаимодействовать. Один человек может иметь несколько разных ЭП.

Что нужно для подписания электронного документа

Чтобы поставить электронную подпись на документе, нужно:

• получить сертификат и ключи электронной подписи. Получить их можно в удостоверяющем центре: государственном или коммерческом, зависит от должности и типа организации
• настроить компьютер для работы с электронной подписью. Установить программу криптозащиты — СКЗИ, например, КриптоПро CSP, и специальные плагины в браузере. Быстрее всего настроить компьютер можно в сервисе Контура — установочный диск (веб-диск).
• создать документ в Word, Excel или другой программе. Подписывать можно только финальную версию документа. После исправить его уже не получится.
• зайти в системы электронного документооборота или сервисы для подписания. Например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн, Единая система закупок (ЕИС), nalog.ru, Контур.Крипто. Подписать документ также можно в Microsoft Word, Adobe Acrobat Reader или КриптоАРМ.

Как подписать и отправить документ

Это зависит от конкретной системы. Однако общий порядок обычно схожий:

1. Загрузить файл для подписания. Для этого в сервисе ЭДО или программе подписания необходимо найти раздел «Подписание» или аналогичный, загрузить или создать документ.
2. Выбрать электронную подпись, которой будет подписываться документ — для этого в системе нужно выбрать подходящий сертификат ЭП.
3. Подписать документ. Выбрать получателя и отправить ему документ. Эти действия могут совершаться раздельно или одновременно, в зависимости от правил системы. 

В итоге получится документ с электронной подписью. ЭП может быть отдельным файлом, тогда нужно будет пересылать и ее, и оригинальный документ: например, «Название документа.pdf» + «Название документа.sig». Такая подпись называется отсоединенная. Либо ЭП может быть внутри оригинального документа, тогда пересылать нужно только один файл: например, «Название документа.pdf.sig». Такая подпись будет называться присоединенная (встроенная). Подробнее о способах подписания электронных документов с помощью ЭП мы рассказывали в статье.

Либо ЭП может быть внутри оригинального документа, тогда пересылать нужно только один файл: например, «Название документа.pdf.sig». Такая подпись будет называться присоединенная (встроенная).

Электронная подпись на документе подтверждает, что файл подписал конкретный человек. Поэтому не следует передавать токен с электронной подписью или файл закрытого ключа ЭП третьим лицам. Иначе они смогут заверить что угодно от имени владельца сертификата. Если сотрудники используют в работе копии подписи руководителя, намного безопаснее для компании и директора будет обеспечить их собственными подписями. 

Подписывайте документы, зашифровывайте и расшифровывайте их, проверяйте электронную подпись и ставьте штамп ЭП в сервисе Контур.Крипто.

Подключить сервис

Для каких видов ЭДО может использоваться электронная подпись

Электронную подпись применяют как во внутрикорпоративном ЭДО, так и для взаимодействия с внешними структурами. Разберем каждый из возможных вариантов.

Внешний документооборот с контрагентами подразумевает использование квалифицированной ЭП, но в некоторых случаях достаточно и неквалифицированной. Определить тип ЭП поможет сервис ЭДО, в котором компания будет обмениваться документами.

Для формализованных документов необходима именно КЭП, никакая другая подпись не подойдет. Это касается, например, счетов-фактур, универсальных передаточных документов (УПД) и их корректировок.

В остальных случаях можно ограничиться НЭП. Но придется заключить с контрагентами дополнительные соглашения, которые будут подтверждать, что рукописная подпись и НЭП равноценны. Такие соглашения можно заключить отдельно или внутри системы ЭДО.

Внутренний или кадровый ЭДО компании можно вести с помощью НЭП или ПЭП. Ими легко обеспечить десятки или сотни сотрудников: процедура выдачи ЭП может проходить в офисе компании или внутренней информационной системе. Получение этих подписей будет дешевле, чем получение КЭП, а их функционала достаточно, чтобы сотрудники подписывали ознакомление с информационными письмами, служебными заданиями, заявления на увольнение или согласие на перевод.

Однако в некоторых случаях для кадрового ЭДО подойдет только КЭП. Это касается документов, подписываемых работодателем: трудовой договор и дополнения к нему, договор о материальной ответственности, приказ о применении дисциплинарного взыскания, сведения о застрахованном лице (для выплат по больничному) и справка о трудовой деятельности (СТД-Р).

Кроме того, в трех случаях совсем не получится использовать электронную подпись в кадровом делопроизводстве. Это касается журналов инструктажей по охране труда, актов о несчастном случае на производстве и приказов об увольнении. 

Подробнее об электронных подписях для кадрового ЭДО рассказали эксперты Контур.Норматива.

ЭДО в закупках или тендерах требует квалифицированной электронной подписи. КЭП используют не только на всех этапах участия в закупке, но и при обмене документами с электронной торговой площадкой (ЭТП) или заказчиком: 

1. Закрывающие документы от ЭТП. Они появляются, если поставщик оплачивает комиссию ЭТП, использует платные услуги.
2. Документы о приемке товаров или работ по госконтракту. Участники госзакупок обмениваются передаточными документами в электронном виде — через Единую систему закупок (ЕИС). Этот процесс называется «электронное актирование».
3. ЭДО с ведомствами и госорганами ведут также с помощью квалифицированной ЭП. Сертификат пригодится как для сдачи отчетности в контролирующие органы, так и при запросе у них информации.

Без КЭП не получится отчитываться в ФНС, СФР (ПФР и ФСС), заказывать коды маркировки в Честном Знаке, передавать данные в ЕГАИС учета алкоголя или Федресурс.

Как получить электронную подпись для ЭДО

Способы получения электронной подписи отличаются в зависимости от типа подписи и того, в каком документообороте она будет использоваться. 

1. КЭП в сервисе ЭДО с контрагентами или в сервисе сдачи отчетности. 

В большинстве случаев квалифицированная ЭП идет в комплекте с системой электронного документооборота (например, Контур.Диадока) или сервисом сдачи отчетности (например, Контур.Экстрена). Поэтому отдельно заказывать ее не нужно. Понадобится только посетить удостоверяющий центр, чтобы получить сертификат — подробнее об этом процессе расскажем ниже.

Если у организации уже есть КЭП, полученная для других целей, то можно использовать ее.

2. КЭП для документооборота в отдельной информационной системе

Например, для отправки данных через систему ЕГАИС учета Алкоголя, портал таможни (ФТС), систему маркировки Честный Знак. Чтобы работать на сайте подобных порталов, необходимо обратиться в удостоверяющий центр и заказать электронную подпись.

3. НЭП, вне зависимости от типа документооборота.

Сертификат НЭП выдает удостоверяющий центр. Получить сертификат можно полностью онлайн: заполнить заявку на выпуск сертификата, подписать заявление на выдачу и удостоверить личность (например, с помощью учетной записи Госуслуг). 

Заказывать НЭП отдельно необязательно. Так, в Контуре неквалифицированную электронную подпись выдают пользователям одного из сервисов: 

• Контур.Сайн — использует НЭП при обмене документами между самозанятыми и их контрагентами.
• Корпоративный центр регистрации — организует выпуск НЭП для работников.

Главное, после получения НЭП проверить, что стороны заключили соглашение о признании юридической силы НЭП. В некоторых сервисах, например, Контур.Сайне, такое соглашение не нужно подписывать отдельно — к нему присоединяются все пользователи сервиса. 

4. ПЭП, вне зависимости от типа документооборота 

Система, в которой используется простая электронная подпись, самостоятельно устанавливает требования к ПЭП. Это может быть сочетание логина и пароля, номера телефона, на который приходит смс с кодом подтверждения. Поэтому пользователям системы не нужно обращаться за выпуском ПЭП куда-то еще. 

Как сделать электронную подпись для ЭДО в УЦ Контура

В Удостоверяющем центре Контура можно оформить квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Ниже опишем порядок получения КЭП. Получение НЭП разобрано в инструкции.

Чтобы получить подпись в удостоверяющем центре Контура выполните следующие шаги:

1. Определите, кто будет пользоваться электронной подписью: сотрудник или руководитель.
2. Оформите заявку. Вы можете оставить ее на сайте, по бесплатному телефону 8 800 500-05-08 или обратиться в ближайший центр выдачи сертификатов.
3. Оплатите счёт после подтверждения заявки оператором. Счёт необходимо предварительно проверить. Если возникнут вопросы или обнаружатся неточности, оповестите об этом специалиста сервисного центра.
4. Заполните заявку в личном кабинете. Вам понадобятся номера паспорта, ИНН и СНИЛС.
5. После проверки данных удостоверьте личность: иногда для этого может потребоваться личный визит в точку выдачи сертификата электронной подписи. Физлица же для этого могут воспользоваться выездом курьера. Для подготовьте оригиналы документов.
6. Сгенерируйте ключи подписи и получите сертификат. Это можно сделать с аттестованного компьютера в точке выдачи или с личного компьютера.

Порядок получения электронной подписи может показаться сложным, однако наши специалисты помогут пройти каждый его шаг. Следуйте подсказкам в личном кабинете УЦ или обратитесь с вопросом в техподдержку. 

Диадок гарантирует безопасную передачу данных и надежное хранение юридически значимых документов

Оставить заявку