Электронная подпись для ООО

Еще недавно бизнес легко обходился без электронной подписи (ЭП), достаточно было составить документы на бумаге и подписать руководителем. С внедрением электронного документооборота в работу коммерческих и государственных структур,  электронная подпись для юридических лиц уже необходимость.

Оформить электронную подпись

 

Организация обязана  получить ЭП, если:

 

  • численность ее работников превышает 100 человек,
  • она является плательщиком НДС,
  • участвует в электронных торгах по 44-ФЗ или 223-ФЗ, 
  • является членом саморегулируемой организации.

Остальные категории юрлиц могут получит ЭП, если хотят: 

  • сократить бумажный документооборот,
  • сэкономить время на согласование и подписание документов,
  • расширить сферу деятельности и найти новые рынки сбыта

Виды электронной подписи (ЭП) для организации 

Есть три вида ЭП. Разница между ними в сферах применения и степени надежности. Теперь подробнее о каждой:

Простая электронная подпись (ПЭП)

Это цифровая комбинация, которая позволяет идентифицировать пользователя. Пары логин/пароль или цифровой код, который приходит на телефон для получения доступа в личный кабинет - все это примеры простой электронной подписи.

Сфера применения ПЭП

Простую подпись используют при подписании документов в системе внутрикорпоративного документооборота, для совершения платежей через приложения банков, для авторизации на сайтах, для получения госуслуг.
ПЭП редко применяется при подаче документов в государственные органы и не применяется для участия в госзакупках.
Нельзя воспользоваться простой электронной подписью, если документ или система  содержат информацию, относящуюся к гостайне.

Правила применения ПЭП

Прежде чем подписывать документы простой подписью, участники ЭДО обязаны составить соглашение, в котором устанавливается:

  • порядок определения лица, подписавшего документ,
  • обязанность участника не разглашать закрытую часть ключа (не сообщать смс-код или пароль в паре логин/пароль). 

Есть информационные системы, у которых ПЭП имеет юридическую силу только после того, как пользователь пришел и подтвердил свою личность у оператора системы. Так, чтобы получить доступ к личному кабинету налогоплательщика, потребуется прийти в ФНС  и получить временный пароль.

Получить электронную подпись

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Это шифр, созданный специальной программой. Неквалифицированная подпись позволяет идентифицировать подписанта и гарантирует неизменность файла с момента отправки.

НЭП состоит из двух ключей: закрытого и открытого:

  • Закрытый ключ выдается владельцу на токене или устанавливается на компьютер. Пин-код закрытого ключа известен только пользователю и его нельзя сообщать посторонним. 
  • Открытый ключ известен всем участникам  ЭДО. Он нужен для проверки подлинности подписи в электронном документа.

Оба ключа, а также сертификат ЭП, в котором прописан владелец закрытого ключа, выдаются в удостоверяющем центре (далее - УЦ). Однако, можно обойтись и без сертификата, так как в законе нет указания на обязательное создание сертификата НЭП.

Сфера применения НЭП

Неквалифицированная подпись применяется во внутреннем ЭДО организации. 
При взаимодействии с контрагентами, стороны должны подписать соглашение о порядке применения НЭП, иначе документ, подписанный неквалифицированной подписью не будет иметь законной силы. 

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Это шифр, созданный с помощью криптоалгоритмов.  Порядок применения КЭП строго регламентирован. Законом предусмотрено, что:

  • Правом выдачи КЭП наделены удостоверяющие центры, аккредитованные в соответствии с требованиями 63-ФЗ «Об электронной подписи» Минцифры РФ.
  • Программное обеспечение проходит сертификацию в ФСБ России.
  • Пользователь получает квалифицированный сертификат в бумажном или электронном виде.
  • Структура сертификата установлена приказом ФСБ России.

Сфера применения КЭП

Этот вид подписи имеет самый расширенный функционал. КЭП применяется при сдаче отчетности в ФНС, при работе на электронных торгах, при обмене документами с государственными и муниципальными органами, а также во внутреннем и внешнем ЭДО.
Документ, подписанный КЭП по юридической силе равнозначен документу, подписанному собственноручной подписью. 

Преимущества владения КЭП для организации

В своей работе организации постоянно взаимодействуют с контролирующими органами и их информационными ресурсами. 

КЭП позволяет 24/7 работать с сайтами  ФНС, ФГИС ЕИАС, ЭПТС, Госуслуг, ЕФРСДЮЛ и ЕФРСБ, участвовать в торгах на ЭТП, а также необходима при работе с онлайн-кассами.

При создании КЭП используются мощные криптографические технологии, которые защищают ее от подделок и делают самой надежной из всех видов ЭП.

Оформить электронную подпись

Область применения электронной подписи для организации

Можно выделить основные три области применения ЭП. Это отчетность, электронные торги и порталы госуслуг.

Отчетность в налоговую

ФНС — один из первых госорганов,  который подключился к ЭДО и обязал налогоплательщиков предоставлять отчетность в электронном виде. Сейчас ИП и малые предприятия еще могут сдавать отчеты на бумаге, но все идет к тому, что ЭДО будет обязателен для всех категорий налогоплательщиков.
Для работы с налоговой сотруднику предприятия, который уполномочен подписывать отчетность,  понадобится квалифицированная электронная подпись.

Участие в торгах

Закупки для обеспечения государственных и муниципальных нужд, регулируемые 44-ФЗ и закупки коммерческих организаций с участием госструктур, регулируемые 223-ФЗ, проводятся на электронных площадках в формате аукционов.

До 2018 года для закупок по 44-ФЗ применялась НЭП, но позже в закон были внесены изменения и сейчас участники торгов как по 44-ФЗ, так и по 223-ФЗ обязаны использовать КЭП.

Следующая группа электронных торгов — это продажа имущества предприятий, находящихся в стадии банкротства. Существует несколько площадок, работающих с имуществом организаций-банкротов. Законом установлено, что участники торгов на таких площадках должны получить КЭП.

Правила участия в электронных торгах в секторе В2В устанавливает площадка. Где-то обязательно нужна КЭП, какие-то площадки допускают НЭП, а некоторые и вовсе принимают простую электронную подпись. Поэтому прежде чем заявляться на торги, лучше уточнить требования площадки.

Доступ к госуслугам

Взаимодействие бизнеса с государством тоже перешло в плоскость ЭДО. Получить выписку из Ростреестра о правах на имущество, зарегистрировать товарный знак или подать жалобу на действия уполномоченных органов возможно на порталах госуслуг. При наличии КЭП организация имеет доступ к обширному перечню услуг, предоставляемых порталами nalog.ru, rosreestr.ru fedresurs.ru, gosuslugi.ru и др.
Федеральные, региональные органы власти и органы местного самоуправления, а также подведомственные им структуры получают ЭП для работы в СМЭВ.  

Стоимость электронной подписи для организаций

Удостоверяющий центр разработал несколько тарифов для юридических лиц. Стоимость зависит от вида электронной подписи и задач организации:

  • Тариф «Базовый»: для сдачи отчетности и работы на порталах ФНС, Госуслуги, Федресурс, Росфинмониторинг, ЛесЕГАИС, ПФР, Росстат других — от 3000 руб.,
  • Тариф «Марафон»: организация получает двухлетнюю подписку на сертификат ЭП для участия в торгах, право на бесплатные перевыпуски сертификата и помощь экспертов по процедуре торгов — 13 900 руб.
  • Для участников торгов по 44-ФЗ и 223-ФЗ — от 5900 руб.

Посмотреть все тарифы можно на сайте УЦ Контура ca.kontur.ru

Как оформить электронную подпись юридическому лицу

Для получения подписи в УЦ необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Определить сферу применения электронной подписи. От этого будет зависеть тип подписи: простая, неквалифицированная или квалифицированная ЭП.
  2. Заполнить заявку на получение сертификата ЭП.
  3. Оплатить стоимость выбранного тарифа.
  4. Подготовить необходимый пакет документов и отправить их специалисту удостоверяющего центра. Список документов можно найти на сайте УЦ Контура.
  5. Прийти в УЦ и получить сертификат. Если сертификат получает не руководитель организации, а уполномоченной лицо, то потребуется доверенность на получение.

Сертификат можно запросить через личный кабинет. Для этого потребуется ключевой носитель, полученный в УЦ. Отметим, что для сертификата ЕГАИС Алкоголь необходимы только специализированные носители со встроенным средством шифрования, например, Рутокен ЭЦП 2.0 или JaCarta-2 SE.

Получить электронную подпись


Отвечаем на самые частые вопросы бухгалтеров об электронной подписи, в том числе о переходе на новый ГОСТ.

Электронная подпись необходима, чтобы сдавать отчетность, участвовать в закупках, вести юридически значимый электронный документооборот, подавать арбитражные иски, обращаться в госорганы и т.д. Посмотрим, в каких ситуациях без нее точно не обойтись.

В России в электронном документообороте можно использовать три вида подписи: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Посмотрим, чем они отличаются друг от друга, при каких условиях равнозначны собственноручной и придают подписанным файлам юридическую силу.

Электронная подпись уже стала обязательным инструментом ведения бизнеса для юридических лиц. А для физических лиц это удобный способ, чтобы взаимодействовать с госорганами, работодателями, вузами и т.д. В каких случаях электронная подпись для физлиц поможет сэкономить время, а в каких заработать?

Квалифицированная электронная подпись (или КЭП) – самый «полновесный» вид подписи. Документ, подписанный КЭП, равнозначен бумажному с собственноручной подписью. Сегодня насчитывается более пятидесяти сфер, где применяют КЭП. Расскажем об основных из них.